Fiche de révision : Archivage comptable et normes

📋 Plan du Cours

1. Définition et exemples d’archivage
2. Mise en place de l’archivage
3. Durées légales de conservation
4. Normes ISO et gestion documentaire

📖 1. Définition et exemples d’archivage

🔑 Notions clés & Définitions

• Archivage : Classer et conserver des documents afin de les retrouver facilement et de respecter les obligations légales.

📝 Points essentiels

• Les exemples de documents comptables à archiver comprennent :
  • les factures d’achat et de vente
  • les bulletins de paie
  • les relevés bancaires
  • les documents fiscaux

📖 2. Mise en place de l’archivage

★ À maîtriser

• 🔄 La mise en place de l’archivage comptable consiste à : trier les documents par catégorie, les classer par date, client ou fournisseur, les numériser si nécessaire, les ranger dans des dossiers papier ou numériques sécurisés, respecter les durées légales de conservation

Compléments

• L’archivage permet de retrouver rapidement les documents et d’éviter leur perte.

💡 Astuce mémo

Trier → classer → numériser → ranger → conserver

📖 3. Durées légales de conservation

★ À maîtriser

• Les factures clients et fournisseurs doivent être conservées pendant 10 ans.

• Les livres comptables et le grand livre doivent être conservés pendant 10 ans.

• Les comptes annuels, notamment le bilan et le compte de résultat, doivent être conservés pendant 10 ans.

Compléments

• Les relevés bancaires doivent être conservés pendant 5 ans.

📌 Les durées légales de conservation dépendent du type de document et sont fixées par la loi.

📌 Pour les documents comptables, la durée de conservation de 10 ans est généralement calculée à partir de la clôture de l’exercice.

📖 4. Normes ISO et gestion documentaire

🔑 Notions clés & Définitions

• Normes ISO : Normes internationales qui donnent aux organisations des méthodes et des bonnes pratiques.

★ À maîtriser

• La norme ISO 15489 concerne la gestion des documents d’activité et aide à les organiser, les conserver et les retrouver de manière fiable et sécurisée. - Norme ISO 15489-1:2016, gestion des documents d’activité, 2016

Compléments

• Dans le métier d’assistante comptable, les bonnes pratiques de gestion documentaire impliquent :
  • d’être organisée et rigoureuse
  • de respecter les procédures de classement
  • d’assurer la traçabilité des documents
  • de protéger les informations confidentielles

📌 Les normes ISO encadrent les bonnes pratiques de gestion documentaire, mais ne définissent pas à elles seules l’ensemble du métier d’assistante comptable.