Fiche de révision : Découvrir les métiers de l’événementiel

📋 Plan du Cours

1. Définition et expérience événementielle
2. Événement et écosystème événementiel
3. Objectifs et publics des événements
4. Métiers et hospitalité événementielle
5. Parcours du participant
6. Coordination des équipes
7. Outils et qualité de l’expérience

📖 1. Définition et expérience événementielle

🔑 Notions clés & Définitions

• Événement : Rassemblement organisé, limité dans le temps, conçu pour un public et un objectif précis afin de créer une expérience.

📝 Points essentiels

• Un événement comporte un début et une fin, s’adresse à une ou plusieurs cibles et mobilise un dispositif comprenant un lieu, des moyens, des équipes, des prestataires et une organisation.

• Les objectifs possibles d’un événement incluent :

  • informer
  • célébrer
  • divertir
  • fédérer
  • promouvoir
  • vendre
  • sensibiliser

• L’expérience événementielle ne se limite pas à ce qui se passe sur scène : elle comprend aussi le lieu, l’ambiance, le spectacle, l’accueil, la restauration et les animations.

📖 2. Événement et écosystème événementiel

★ À maîtriser

📌 Un événement désigne ce qui est organisé, tandis que l’événementiel désigne l’écosystème professionnel qui permet de concevoir et de réaliser des événements.

Compléments

• Les exemples d’événements comprennent :

  • les concerts
  • les salons professionnels
  • les mariages
  • les festivals
  • les congrès
  • les inaugurations
  • les compétitions sportives

• L’écosystème événementiel comprend :

  • la conception
  • l’organisation
  • la production
  • la communication
  • l’accueil
  • la sécurisation
  • l’évaluation

• La production rend l’événement possible, la communication attire et informe le public, et la sécurisation anticipe les risques.

💡 Astuce mémo

L’événement est ce qui est organisé ; l’événementiel est l’écosystème qui le rend possible.

📖 3. Objectifs et publics des événements

★ À maîtriser

📌 Un événement n’est pas un objectif en soi, mais un moyen mis au service d’un objectif.

• Une organisation peut créer un événement pour : faire connaître une marque, une destination, un produit ou une cause, créer du lien, faire vivre une expérience, convaincre ou mobiliser, développer une activité, vendre, générer des contacts ou lancer un produit, célébrer ou valoriser une réussite, une personne, un territoire, une culture ou une entreprise

• Les publics d’un événement peuvent être :

  • le grand public
  • les clients et prospects
  • les professionnels
  • les collaborateurs
  • les prescripteurs
  • les institutionnels

Compléments

• Connaître son public est un point de départ pour concevoir un événement.

• Un salon de tourisme peut servir à vendre, prospecter et créer des contacts, tandis qu’un festival de musique peut divertir, créer une expérience et valoriser un territoire.

📖 4. Métiers et hospitalité événementielle

🔑 Notions clés & Définitions

• Hospitalité : L’hospitalité consiste à prendre soin de l’expérience de l’autre en l’accueillant, en l’orientant, en le servant et en le mettant à l’aise.

★ À maîtriser

• Les métiers mobilisés dans l’événementiel comprennent la régie son et lumière, la technique, la sécurité, l’accueil, la communication, les relations presse, la restauration, la logistique, la scénographie, la coordination et le transport.

Compléments

• L’hospitalité ne consiste pas seulement à recevoir : elle vise à faire vivre une expérience au participant.

📖 5. Parcours du participant

★ À maîtriser

• L’expérience événementielle ne se limite pas au temps de l’événement, car elle commence avant celui-ci et continue après.

• Le parcours événementiel se déroule en trois temps : avant, le participant découvre l’événement, reçoit la communication, s’inscrit ou réserve et attend ; pendant, il arrive, est accueilli et orienté, puis vit l’expérience, les services, les interactions et les émotions ; après, il repart, garde un souvenir, partage son expérience sur les réseaux sociaux, donne éventuellement un avis et peut être fidélisé.

Compléments

📌 Un événement peut être excellent sur scène tout en offrant une mauvaise expérience vécue par les participants.

• L’expérience des participants peut être dégradée par une attente trop longue, un mauvais accueil, des toilettes insuffisantes, un son médiocre, un prix excessif, une restauration insuffisante, des files d’attente, une mauvaise signalétique, des problèmes de transport, un personnel désagréable, la météo ou une application qui ne fonctionne pas.

💡 Astuce mémo

Avant : préparer ; pendant : accueillir et faire vivre ; après : prolonger le souvenir.

📖 6. Coordination des équipes

🔑 Notions clés & Définitions

• Coordination : Action de faire communiquer les équipes pour partager les bonnes informations, éviter les oublis, respecter les délais, anticiper les problèmes et réagir rapidement aux imprévus.

📝 Points essentiels

• Les équipes n’interviennent pas toutes au même moment : les chefs de projet, la communication et la scénographie préparent l’événement avant son ouverture.

• Pendant l’événement, les équipes d’accueil, de restauration et de sécurité exécutent et coordonnent les opérations.

• Après l’événement, les équipes le clôturent et l’évaluent, notamment en procédant au démontage.

💡 Astuce mémo

Les équipes se parlent → les oublis diminuent et les imprévus sont mieux gérés.

📖 7. Outils et qualité de l’expérience

★ À maîtriser

• Les outils qui aident à organiser un événement comprennent : le planning, la checklist, le briefing, le conducteur, le plan du site, les outils de communication interne comme le talkie-walkie

Compléments

• Un bon outil ne remplace pas la coordination, mais la facilite.

• Le travail événementiel généralement invisible au participant comprend :

  • le brief
  • le budget
  • les autorisations
  • les prestataires
  • le montage et le démontage
  • la technique
  • les répétitions
  • les imprévus
  • la sécurité
  • l’accessibilité