Fiche de révision : Dossier du salarié et onboarding

📋 Plan du Cours

1. Enjeux de l’onboarding salarié
2. Calendrier de l’intégration
3. Constitution du dossier salarié
4. Documents et confidentialité RH
5. Formalités administratives d’embauche
6. Suivi médical des salariés
7. Protection sociale complémentaire
8. Contrat et période d’essai
9. Outils RH et suivi réglementaire

📖 1. Enjeux de l’onboarding salarié

🔑 Notions clés & Définitions

• Onboarding : Ensemble des processus mis en place par l’entreprise pour accueillir et intégrer un nouveau collaborateur, et cette phase conditionne notamment sa motivation, sa performance et sa fidélisation.

📝 Points essentiels

• Le modèle des 4C comprend:
  • Conformité
  • Clarification
  • Culture
  • Connexion

💡 Astuce mémo

Les 4C : Conformité, Clarification, Culture, Connexion

📖 2. Calendrier de l’intégration

★ À maîtriser

• 🔄 L’intégration se déroule selon les étapes suivantes:
  1. Avant l’arrivée
  2. Jour J
  3. Première semaine
  4. Premier mois
  5. Fin de la période d’essai

Compléments

• Avant l’arrivée, l’entreprise peut envoyer le contrat, préparer le poste, informer l’équipe, créer les accès informatiques et envoyer un message de bienvenue entre J-15 et J-1.

• Pendant la première semaine, l’entreprise forme le salarié aux outils, organise les rencontres avec les interlocuteurs clés, fixe les objectifs de période d’essai et assure la formation à la sécurité et à l’hygiène.

💡 Astuce mémo

Avant l’arrivée → Jour J → première semaine → premier mois → fin de période d’essai

📖 3. Constitution du dossier salarié

🔑 Notions clés & Définitions

• Dossier du personnel : Dossier individuel qui conserve les documents nécessaires à la gestion administrative du salarié pendant sa présence dans l’entreprise.

📝 Points essentiels

• Le dossier du personnel sert au suivi administratif, à la gestion de la paie, à la gestion des absences et congés, au respect des obligations légales, aux contrôles de l’URSSAF ou de l’Inspection du travail et à la production des documents de fin de contrat.

• Les principales pièces remises par le salarié sont:

  • Pièce d’identité
  • Titre de séjour et autorisation de travail si nécessaire
  • Numéro de Sécurité sociale ou attestation de droits
  • RIB
  • Coordonnées personnelles
  • Diplômes et certifications
  • Habilitations éventuelles
  • Permis de conduire si nécessaire

📖 4. Documents et confidentialité RH

📝 Points essentiels

• Les documents remis par l’employeur comprennent notamment:
  • Contrat de travail et avenants
  • Convention collective applicable
  • Règlement intérieur
  • Consignes de sécurité
  • Charte informatique le cas échéant
  • Notice de mutuelle
  • Notice de prévoyance
  • Formulaires d’affiliation

📌 L’employeur ne conserve jamais le dossier médical du salarié ; seuls les avis d’aptitude ou d’inaptitude et les attestations administratives transmises par le service de santé au travail peuvent être conservés.

💡 Astuce mémo

Dossier administratif conservé par les RH ≠ dossier médical confidentiel

📖 5. Formalités administratives d’embauche

🔑 Notions clés & Définitions

• DPAE : Formalité obligatoire à transmettre à l’URSSAF avant toute embauche, au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche prévue.
• Registre unique du personnel : Document papier ou numérique que toute entreprise doit tenir à jour pour recenser les salariés dans l’ordre de leur embauche.

📝 Points essentiels

📌 Le défaut de DPAE constitue une infraction pénale pouvant entraîner des sanctions importantes.

• Le registre mentionne notamment:
  • Identité
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Nationalité
  • Emploi
  • Qualification
  • Dates d’entrée et de sortie
  • Type de contrat

💡 Astuce mémo

DPAE → registre du personnel → visite médicale

📖 6. Suivi médical des salariés

🔑 Notions clés & Définitions

• Visite d’information et de prévention : Informe le salarié sur les risques professionnels, le sensibilise à la prévention et vérifie la compatibilité générale de son état de santé avec son poste.
• Suivi individuel renforcé : Concerne les salariés affectés à des postes présentant des risques particuliers pour leur santé, leur sécurité ou celles des tiers présents dans leur environnement de travail.

📝 Points essentiels

📌 La VIP doit être organisée dans les 3 mois suivant la prise effective du poste.

• 🔄 Le suivi individuel renforcé comprend:
  1. Examen médical d’aptitude avant la prise de poste
  2. Examen médical au maximum tous les quatre ans
  3. Visite intermédiaire au plus tard deux ans après l’examen médical

💡 Astuce mémo

VIP pour la majorité des salariés ≠ SIR pour les postes à risques particuliers

📖 7. Protection sociale complémentaire

🔑 Notions clés & Définitions

• Mutuelle : Complémentaire santé collective que les employeurs privés doivent proposer à leurs salariés depuis le 1er janvier 2016, avec une prise en charge patronale d’au moins 50 % de la cotisation.
• Prévoyance : Couvre des risques lourds tels que l’incapacité de travail, l’invalidité et le décès, et elle est obligatoire uniquement dans certaines branches professionnelles.

💡 Astuce mémo

Mutuelle : soins courants ; prévoyance : incapacité, invalidité, décès

📖 8. Contrat et période d’essai

🔑 Notions clés & Définitions

• Période d’essai : Permet à l’employeur d’évaluer les compétences du salarié et au salarié d’apprécier les conditions d’emploi ; elle doit être expressément prévue au contrat.

📝 Points essentiels

• Les mentions clés d’un CDI comprennent:

  • Identité des parties
  • Emploi et qualification
  • Date de début
  • Durée de la période d’essai
  • Lieu de travail
  • Rémunération
  • Durée du travail
  • Convention collective applicable

• Les mentions spécifiques d’un CDD comprennent:

  • Motif précis du recours
  • Date de fin ou durée minimale
  • Désignation du poste occupé
  • Nom du salarié remplacé si remplacement
  • Clause de renouvellement éventuelle
  • Montant de l’indemnité de fin de contrat

💡 Astuce mémo

CDI : relation durable ; CDD : recours temporaire justifié

📖 9. Outils RH et suivi réglementaire

📝 Points essentiels

• Les SIRH permettent d’automatiser le suivi des échéances liées aux visites médicales et d’éviter les oublis.

📌 Le DUERP doit être mis à jour chaque année afin de refléter les risques réels et les mesures de prévention.

📌 La visite de reprise doit être organisée dans les 8 jours suivant la reprise du travail et permet de vérifier l’aptitude au poste ainsi que de proposer des aménagements si nécessaire.

💡 Astuce mémo

Traçabilité dans le SIRH → échéances suivies et oublis évités

📊 Tableaux de synthèse

VIP et suivi individuel renforcé

Mutuelle et prévoyance