Fiche de révision : Encaissements en clinique vétérinaire

📋 Plan du Cours

1. Rôle et modes d’encaissement
2. Procédures selon le paiement
3. Prestataires et paiements fractionnés
4. Gestion des espèces en caisse
5. Justificatifs et classement
6. Remise des chèques en banque
7. Sécurité et clôture quotidienne

📖 1. Rôle et modes d’encaissement

★ À maîtriser

• L’ASV encaisse, sécurise et trace les paiements, mais la vérification de la réception d’un virement ou d’un remboursement d’organisme relève du vétérinaire ou d’une personne habilitée.

• La carte bancaire est le mode de paiement le plus utilisé en clinique vétérinaire et convient à tous les montants.

• Le paiement en espèces par un particulier résidant en France est plafonné à 1 000 €.

📌 Un virement est sécurisé et traçable, mais n’est pas immédiat : son délai annoncé est de 24 à 72 heures et le paiement n’est validé qu’après réception effective.

Compléments

• Le tiers payant permet au propriétaire de ne pas avancer tout ou partie des frais, sous réserve du contrat, des plafonds et de la prise en charge de l’assurance.

📖 2. Procédures selon le paiement

★ À maîtriser

• 🔄 Pour encaisser en espèces :

  1. Compter la somme devant le client
  2. Rendre la monnaie exacte
  3. Placer immédiatement l’argent en caisse
  4. Remettre un reçu ou une facture

• Pour un virement, l’ASV fournit le RIB, note le règlement attendu et demande une preuve, puis une personne habilitée confirme la réception effective avant validation.

• Pour un paiement par carte, l’ASV saisit le montant exact et attend l’affichage « accepté » avant de considérer la transaction comme réglée.

• L’ASV ne doit jamais noter ni conserver le numéro complet d’une carte bancaire ou son cryptogramme.

• Avant d’accepter un chèque, l’ASV vérifie la date, la concordance du montant en chiffres et en lettres, la signature et, si nécessaire, l’identité du client.

Compléments

• Pour un prélèvement automatique, l’ASV fait signer un mandat SEPA, saisit les informations, informe le client de la date et du montant, puis suit les prélèvements et les rejets.

📖 3. Prestataires et paiements fractionnés

★ À maîtriser

• 🔄 Le parcours PayVet se déroule ainsi :

  1. Le client initie la demande depuis son application ou le QR code
  2. La clinique vérifie et valide la demande dans Santévet Connect
  3. Le client finalise le paiement via le lien reçu

• Avec Alma/Klarna, l’ASV vérifie le statut accepté ou confirmé, conserve la référence de transaction et archive la confirmation avant d’enregistrer le règlement.

• Après validation d’une demande PayVet éligible, l’ASV conserve sa référence et n’enregistre pas une seconde recette lorsque le prestataire reverse ensuite les fonds à la clinique.

• Alma/Klarna et PayVet sont des prestataires externes de paiement fractionné ou différé, et non de nouveaux moyens de paiement au sens strict.

Compléments

• À compter du 20 novembre 2026, le cadre français du paiement fractionné évolue avec la transposition de la directive européenne sur le crédit à la consommation.

📖 4. Gestion des espèces en caisse

★ À maîtriser

• Après un encaissement en espèces, l’ASV dépose l’argent en caisse et inscrit sur le cahier la date, le nom du client et le montant perçu.

📌 Le cahier des espèces est un document infalsifiable destiné notamment aux contrôles fiscaux ; les ratures, le correcteur et les sauts de page y sont interdits.

Compléments

• Le cahier indique pour une remise d’espèces :

  • La date
  • La mention « remise banque »
  • Le montant retiré de la caisse

• Dans le cahier des espèces, une ligne correspond à un seul règlement et chaque page comporte un duplicata associé.

📖 5. Justificatifs et classement

★ À maîtriser

📌 La clinique conserve le ticket commerçant de carte bancaire et le classe avec la clôture terminale de la journée, sans l’agrafer à la facture.

📌 La clinique associe les preuves de virement et de paiement en ligne à la facture ou au dossier patient correspondant et conserve les confirmations de plateforme.

• La clôture terminale est le ticket qui sort du terminal de paiement après la télécollecte, et la somme des tickets commerçants doit correspondre à celle indiquée sur ce ticket final.

Compléments

📌 Pour les chèques remis, la clinique inscrit le numéro de facture au dos, établit un bordereau de remise et en conserve une copie avec les justificatifs.

• Les mandats SEPA signés et les contrats de paiement échelonné sont archivés avec les preuves de prélèvement ou le suivi des échéances.

📖 6. Remise des chèques en banque

★ À maîtriser

• Pour remettre des chèques en banque, l’ASV les sécurise, les contrôle, prépare l’endossement si la banque le demande, remplit et totalise le bordereau, le valide, dépose les chèques, conserve le récépissé et met à jour la traçabilité.

📌 Le total du bordereau de remise doit correspondre au total physique des chèques et au total enregistré dans le cahier ou le logiciel.

Compléments

• Le bordereau de remise doit être celui du compte professionnel de la structure, et son format ainsi que les consignes dépendent de la banque.

💡 Astuce mémo

Sécuriser, contrôler, totaliser, déposer, tracer.

📖 7. Sécurité et clôture quotidienne

★ À maîtriser

• 🔄 La clôture quotidienne consiste à :
  1. Comparer le logiciel, les justificatifs et la caisse réelle
  2. Signer ou parapher le relevé
  3. Signaler toute erreur, tout écart ou tout impayé

📌 Quel que soit le mode de paiement, l’ASV enregistre immédiatement le règlement dans le logiciel, ne laisse jamais d’argent ou de chèque sans surveillance sur le comptoir et permet au client d’obtenir un reçu.

• La traçabilité relie chaque paiement à une facture, un client, un animal, une prestation, une date et un mode de règlement, ce qui facilite les contrôles et protège l’équipe contre les soupçons injustifiés.

Compléments

📌 La caisse doit conserver un fond fixe noté et daté, limiter l’accumulation d’espèces et sécuriser les fonds dans un coffre ou un tiroir fermé, accessible uniquement au personnel autorisé.

💡 Astuce mémo

Relier chaque règlement à sa preuve → protéger la clinique et l’ASV.