Fiche de révision : Entretiens professionnels

📋 Plan du Cours

1. Définition et objectifs de l’entretien
2. Cadre légal et échéances
3. Enjeux pour employeur et salarié
4. Organisation et conduite de l’entretien
5. Conception de la trame d’entretien
6. Préparation des participants
7. Posture et évolution professionnelle
8. Actions et situations difficiles
9. État des lieux et suivi
10. Enjeux et acteurs de l’évaluation
11. Calendrier et trame de l’entretien
12. Mise en œuvre de l’entretien
13. Préparation du manager et du salarié
14. Bilan, compétences et performance
15. Objectifs et feedback
16. Communication et situations difficiles
17. Suivi et évolution des pratiques

📖 1. Définition et objectifs de l’entretien

🔑 Notions clés & Définitions

• Entretien professionnel : Rendez-vous obligatoire entre le salarié et l’employeur destiné à identifier les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et à déterminer un plan d’action pour y parvenir.

📝 Points essentiels

• Les objectifs de l’entretien professionnel sont: accompagner le salarié dans ses perspectives d’évolution professionnelle, identifier les actions nécessaires de formation ou d’accompagnement, réaliser un bilan de son parcours professionnel

• L’entretien professionnel se distingue de: l’entretien de fixation d’objectifs, l’entretien d’évaluation, l’entretien de recadrage, l’entretien de demande d’augmentation salariale

💡 Astuce mémo

Évolution professionnelle, pas évaluation de la performance

📖 2. Cadre légal et échéances

📝 Points essentiels

📌 Selon l’article L.6315-1 I du Code du travail, le salarié est informé à l’embauche qu’il bénéficie tous les deux ans d’un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi.

• Sont exclus:
  • les stagiaires
  • les salariés mis à disposition
  • les sous-traitants
  • les intérimaires

📌 L’état des lieux récapitulatif est obligatoire tous les six ans et vérifie que le salarié a bénéficié des entretiens prévus, suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification par la formation ou la VAE et bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle. — Code du travail

• En cas de manquement, l’entreprise d’au moins 50 salariés peut être sanctionnée par un abondement du CPF du salarié à hauteur de 3 000 € et par le versement de dommages et intérêts en cas de préjudice.

💡 Astuce mémo

Deux ans, absences, six ans

📖 3. Enjeux pour employeur et salarié

🔑 Notions clés & Définitions

• GEPP : La Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) vise à favoriser l’adéquation entre les besoins de l’entreprise et les ressources disponibles, en conciliant la stratégie de l’entreprise et les aspirations d’évolution du salarié.
• Conseil en évolution professionnelle : Service gratuit, personnalisé et confidentiel, fondé sur une démarche volontaire et accessible à tous sur tout le territoire.

★ À maîtriser

• L’employeur utilise l’entretien professionnel pour maintenir l’employabilité des salariés en veillant à leur adaptation à leur poste de travail et au maintien de leur capacité à occuper un emploi.

• Le bilan du parcours porte sur:

  • les postes occupés
  • les missions accomplies
  • les formations suivies

• Les projets peuvent concerner:

  • une évolution dans le poste actuel
  • une mobilité interne
  • une reconversion professionnelle

Compléments

• Le référentiel des compétences recense:
  • les savoirs
  • les savoir-faire
  • les savoir-être

💡 Astuce mémo

Dialogue → compétences → employabilité et engagement

📖 4. Organisation et conduite de l’entretien

★ À maîtriser

• Les échéances comprennent: un entretien tous les deux ans, un entretien au retour de certaines absences, un état des lieux récapitulatif tous les six ans

• 🔄 La mise en œuvre comprend:

  1. la convocation
  2. la préparation
  3. l’animation
  4. le suivi

• 🔄 L’animation suit sept temps:

  1. accueil
  2. postes occupés
  3. formations suivies
  4. compétences acquises
  5. projet professionnel
  6. coconstruction
  7. synthèse

Compléments

• L’entretien peut être organisé au retour: d’un congé de maternité, d’un congé de proche aidant, d’un congé sabbatique, d’un arrêt longue maladie, d’un congé parental d’éducation, d’un congé d’adoption, d’une période de mobilité volontaire sécurisée, d’un mandat syndical

• La convocation précise: l’objet, la date, l’heure et le lieu, les objectifs, le nom de la personne chargée de conduire l’entretien, la possibilité de recourir au CEP

💡 Astuce mémo

Préparer, conduire, suivre

📖 5. Conception de la trame d’entretien

📝 Points essentiels

• Le support écrit de l’entretien professionnel sert à justifier le respect de l’obligation légale, faciliter le plan d’action et le suivi, préparer l’entretien suivant et constituer une preuve en cas de contentieux.

• La trame d’entretien est conçue par le service RH sans support réglementaire prédéfini et doit communiquer les informations obligatoires relatives à la VAE, au CPF et au CEP.

• 🔄 La trame est organisée en trois phases:

  1. la synthèse du parcours professionnel
  2. le projet d’évolution professionnelle
  3. les conditions de mise en œuvre du projet

• La trame doit exclure: l’évaluation des compétences, la qualité du travail, la performance du salarié, notamment ses résultats et sa productivité

💡 Astuce mémo

Parcours → projet → mise en œuvre

📖 6. Préparation des participants

★ À maîtriser

• La préparation consiste à:

  • relire le précédent entretien
  • recueillir les informations nécessaires
  • préparer son argumentaire

• L’entretien professionnel doit se tenir dans un lieu calme garantissant la confidentialité des échanges, en présentiel ou à distance, et durer au minimum une heure.

Compléments

• Les bonnes pratiques consistent à: mettre à disposition un livret d’accompagnement, communiquer la trame de l’entretien, rester à l’écoute des questions

📖 7. Posture et évolution professionnelle

★ À maîtriser

• La personne qui conduit l’entretien peut adopter alternativement les postures de coach, de facilitateur et de conseiller selon le salarié et les étapes de l’entretien.

• La mobilité verticale correspond à un poste plus élevé dans la hiérarchie, avec un élargissement des responsabilités et une augmentation salariale.

• La mobilité horizontale correspond à un changement de service ou à un nouveau poste à échelon hiérarchique équivalent, avec une augmentation salariale possible mais non automatique.

Compléments

• La posture de facilitateur consiste à identifier les écarts de compétences, anticiper les freins et coconstruire les solutions.

• La mobilité géographique implique un changement de lieu de travail, au sein d’un même secteur géographique ou au-delà, et nécessite l’accord du salarié.

💡 Astuce mémo

Coach pour faire émerger, conseiller pour agir

📖 8. Actions et situations difficiles

★ À maîtriser

• Les actions de développement des compétences comprennent: les formations, les MOOC, les lectures spécialisées et travaux de recherche, les conférences, ateliers, tables rondes et petits déjeuners d’actualité

• En cas de situation difficile, l’animateur doit rester calme, favoriser le dialogue, poser des questions ouvertes et de relance, rappeler au salarié qu’il est acteur de son entretien et proposer si besoin un bilan de compétences.

📌 Pour éviter les écueils, l’animateur doit préparer l’entretien, privilégier l’écoute sur la trame, faire participer le salarié à parts égales, coconstruire le projet et faire signer rapidement une synthèse fidèle des échanges.

Compléments

• Pour préciser un projet professionnel ou faire le point sur les compétences, le salarié peut réaliser un bilan de compétences ou entreprendre un coaching.

💡 Astuce mémo

Objectif identifié → accompagnement adapté

📖 9. État des lieux et suivi

🔑 Notions clés & Définitions

• État des lieux récapitulatif : Bilan obligatoire qui vérifie les entretiens suivis, les formations réalisées, les certifications acquises et la progression salariale ou professionnelle du salarié.

📝 Points essentiels

📌 Les formations prises en compte dans l’état des lieux sont les formations non obligatoires, autres que celles visées à l’article L. 6321-2 du Code du travail, qui concourent au développement des compétences.

• Le compte rendu de l’état des lieux est obligatoire, distinct de la trame d’entretien, transmis au salarié et doit mentionner les dates des entretiens, les formations suivies, les éléments de certification et l’évolution salariale ou professionnelle.

• Le service RH centralise les supports, analyse les projets d’évolution et les besoins de formation, puis prend des décisions d’arbitrage et de priorisation au regard de la stratégie de l’entreprise.

• 🔄 Le service RH exploite les résultats pour: bâtir le plan de développement des compétences, mettre à jour le référentiel des compétences, mettre en œuvre les mobilités

💡 Astuce mémo

Recueillir, analyser, arbitrer, suivre

📖 10. Enjeux et acteurs de l’évaluation

★ À maîtriser

• L’entretien d’évaluation met en scène trois acteurs:

  • le salarié
  • le manager
  • le service RH

• 🔄 L’entretien d’évaluation suit trois objectifs successifs:

  1. faire le bilan de l’année écoulée
  2. évaluer les compétences et la performance du salarié
  3. fixer les objectifs de la période à venir

• Pour le salarié, l’entretien permet de valoriser son travail, revenir sur ses difficultés, comprendre ses objectifs et renforcer la relation de confiance avec son manager.

Compléments

• Pour le service RH, l’entretien contribue à favoriser la GEPP, alimenter le plan de développement des compétences, améliorer l’expérience collaborateur et anticiper les difficultés ainsi que les risques psychosociaux.

📖 11. Calendrier et trame de l’entretien

★ À maîtriser

📌 Sauf dispositions conventionnelles contraires, l’employeur décide de la fréquence et de la périodicité des entretiens d’évaluation.

📌 Les entretiens professionnels et les entretiens d’évaluation peuvent être organisés l’un à la suite de l’autre, mais ils nécessitent des convocations et des supports distincts.

• Une trame d’entretien sert à assurer un fil conducteur, garantir le suivi, constater l’évolution des compétences et de la performance, objectiver les décisions salariales et se prémunir contre un éventuel contentieux.

Compléments

• L’employeur peut organiser les entretiens d’évaluation une fois par an ou plusieurs fois par an, notamment en début, en cours ou en fin d’année, ou à la date anniversaire du contrat de travail.

💡 Astuce mémo

Fréquence, période, trame : organiser avant d’évaluer

📖 12. Mise en œuvre de l’entretien

★ À maîtriser

• 🔄 La mise en œuvre comprend quatre étapes:
  1. convocation
  2. préparation
  3. animation
  4. exploitation ou suivi

📌 En l’absence de précision légale, la convocation doit être adressée dans un délai raisonnable, généralement compris entre 8 et 10 jours.

• L’exploitation de l’entretien permet au service RH de recueillir les informations nécessaires aux décisions salariales, aux actions de formation et aux mobilités.

Compléments

• La convocation précise: l’objet, la date, l’heure, le lieu, les objectifs et enjeux, le nom de la personne chargée de mener l’entretien

💡 Astuce mémo

Convocation → préparation → animation → exploitation

📖 13. Préparation du manager et du salarié

★ À maîtriser

📌 Le manager doit planifier les entretiens de son équipe dans le respect des dates de campagne fixées par le service RH, en anticipant selon la taille de l’équipe et l’ordre de passage.

• Le salarié attend notamment d’être écouté, de recevoir du feedback et des signes de reconnaissance, de comprendre l’évolution de sa performance, le sens de sa mission et ce qui est attendu de lui.

Compléments

📌 L’entretien doit se dérouler dans un lieu calme, confidentiel et de préférence neutre, en présentiel ou à distance, et durer au minimum une heure.

• Pour préparer l’évaluation, le manager reprend les objectifs passés, recueille si nécessaire les feedbacks des personnes travaillant avec le salarié et consulte la dernière évaluation des compétences.

📖 14. Bilan, compétences et performance

★ À maîtriser

• Le manager évalue: les hard skills ou compétences métiers, les soft skills ou compétences humaines et relationnelles, les compétences managériales le cas échéant

• L’évaluation de la performance reprend:

  • le descriptif des objectifs
  • les indicateurs de mesure
  • les échéances

• Les critères prohibés comprennent notamment: l’origine, le sexe, l’orientation sexuelle et l’identité de genre, l’âge, la situation de famille et la grossesse, les opinions politiques, activités syndicales ou mutualistes et convictions religieuses, l’état de santé et le handicap, la qualité de lanceur d’alerte

Compléments

• Les niveaux de mesure des compétences sont:
  • non acquise
  • acquise partiellement
  • acquise
  • supérieure aux attentes
  • non observée

💡 Astuce mémo

Compétences acquises versus objectifs atteints

📖 15. Objectifs et feedback

🔑 Notions clés & Définitions

• Méthode SMART : La méthode SMART définit un objectif comme spécifique, mesurable, atteignable ou ambitieux, réaliste et temporellement défini.

📝 Points essentiels

• Il n’existe pas de nombre obligatoire d’objectifs à fixer ; en pratique, quatre à six objectifs sont fixés en moyenne.

📌 Les objectifs peuvent être quantitatifs ou qualitatifs et doivent rester cohérents avec la stratégie, l’ambition et les projets de l’entreprise.

• Un feedback constructif décrit les faits, décrit leurs conséquences, puis formule une demande d’ajustement.

💡 Astuce mémo

Objectif SMART → feedback constructif → progression

📖 16. Communication et situations difficiles

🔑 Notions clés & Définitions

• Posture assertive : Consiste à défendre son point de vue sans attaquer celui des autres, exprimer librement ses sentiments et ses besoins et établir des interactions fondées sur la confiance.

★ À maîtriser

📌 Le manager doit créer un climat de confiance, encourager et féliciter, prendre du recul et adapter sa communication aux messages délivrés.

📌 Face au refus d’un salarié de passer l’entretien, le refus peut en théorie exposer le salarié à une sanction disciplinaire, mais il est préférable en pratique de privilégier l’écoute et de comprendre ses raisons.

Compléments

• Une communication efficace repose sur la cohérence entre le message et la posture, l’adaptation du ton et du débit de la voix et l’attention portée au langage non verbal.

💡 Astuce mémo

Assertivité : ni hérisson ni paillasson

📖 17. Suivi et évolution des pratiques

★ À maîtriser

• En 2020, une enquête de Welcome to the Jungle indique que 70 % des personnes pensent que les entretiens d’évaluation ne sont pas suffisamment suivis par des actions concrètes.

• Le suivi des entretiens peut guider les mesures salariales, contribuer au plan de développement des compétences, mettre à jour le référentiel des compétences ou la people review et anticiper les évolutions de carrière.

• Les suites interdites comprennent: la rétrogradation du salarié sans son accord, la baisse de la rémunération du salarié sans son accord, le licenciement du salarié

Compléments

• Les nouvelles pratiques proposent des entretiens plus courts, plus variés et plus fréquents, une culture du feedback continu, des feedbacks à 360 degrés et des objectifs fixés au démarrage de chaque projet ou mission.

💡 Astuce mémo

Suivi RH → décisions salariales, compétences et carrières

📊 Tableaux de synthèse

Entretien professionnel et entretien d’évaluation

Acteurs et enjeux de l’entretien