Fiche de révision : Entretiens professionnels

📋 Plan du Cours

1. Définition et finalités de l’entretien
2. Cadre légal et obligations
3. Enjeux pour l’employeur et le salarié
4. Échéances et acteurs de l’entretien
5. Conception et déroulement de l’entretien
6. Préparation et posture d’animation
7. Évolution professionnelle et actions
8. État des lieux, situations difficiles et suivi
9. Cadre légal et acteurs
10. Planification et trame d’entretien
11. Mise en œuvre de l’entretien
12. Préparation du manager et du salarié
13. Bilan et évaluation objective
14. Objectifs et feedback
15. Communication et situations difficiles
16. Suivi et nouvelles pratiques

📖 1. Définition et finalités de l’entretien

🔑 Notions clés & Définitions

• Entretien professionnel : Rendez-vous obligatoire entre le salarié et l’employeur destiné à identifier les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et à déterminer un plan d’action pour y parvenir.

📝 Points essentiels

📌 L’entretien professionnel accompagne les perspectives d’évolution, identifie les actions de formation ou d’accompagnement nécessaires et réalise le bilan du parcours professionnel, sans fixer les objectifs ni évaluer la performance du salarié.

💡 Astuce mémo

Professionnel = évolution et plan d’action, évaluation = performance et objectifs

📖 2. Cadre légal et obligations

★ À maîtriser

📌 Selon l’article L.6315-1 I du Code du travail, le salarié est informé à l’embauche qu’il bénéficie tous les deux ans d’un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en matière de qualifications et d’emploi.

• L’entretien professionnel concerne tous les salariés ayant deux ans d’ancienneté, quelle que soit la nature de leur contrat de travail ou leur durée de travail, mais exclut les stagiaires, les salariés mis à disposition, les sous-traitants et les intérimaires.

📌 Tous les six ans, l’entretien professionnel comprend un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel permettant de vérifier la tenue des entretiens prévus et de constater si le salarié a suivi au moins une formation, acquis des éléments de certification par formation ou VAE et bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle. — Code du travail

• Dans les entreprises concernées par la sanction, un abondement du compte personnel de formation du salarié peut atteindre 3 000 €, auquel peuvent s’ajouter des dommages et intérêts en cas de préjudice.

Compléments

📌 Un support écrit est obligatoire pour démontrer le respect des obligations et faciliter le suivi des entretiens professionnels.

💡 Astuce mémo

Deux ans : entretien ; six ans : état des lieux ; preuve : support écrit

📖 3. Enjeux pour l’employeur et le salarié

🔑 Notions clés & Définitions

• GEPP : Vise à favoriser l’adéquation entre les besoins de l’entreprise et les ressources disponibles, en conciliant la stratégie de l’entreprise et les aspirations d’évolution du salarié.
• Conseil en évolution professionnelle : Service gratuit, personnalisé et confidentiel, fondé sur une démarche volontaire et accessible à tous sur tout le territoire.

★ À maîtriser

• L’employeur peut utiliser les entretiens professionnels pour bâtir le plan de développement des compétences en recensant l’ensemble des actions de formation destinées aux salariés.

• L’entretien professionnel aide à maintenir l’employabilité en veillant à l’adaptation des salariés à leur poste de travail et au maintien de leur capacité à occuper un emploi.

• Pour le salarié, l’entretien professionnel permet de faire le bilan des postes occupés, des missions accomplies et des formations suivies, puis de définir un portefeuille de savoirs, savoir-faire et savoir-être.

• Le salarié peut partager un projet d’évolution dans son poste actuel, de mobilité interne ou de reconversion, ainsi que ses souhaits de formation et d’accompagnement.

Compléments

• Le référentiel comprend:
  • Les savoirs
  • Les savoir-faire
  • Les savoir-être

💡 Astuce mémo

Dialogue sur les projets → compétences développées → employabilité et engagement renforcés

📖 4. Échéances et acteurs de l’entretien

★ À maîtriser

• À compter du 24 octobre 2025, l’entretien professionnel doit être réalisé un an après l’embauche puis tous les quatre ans, tandis que l’entretien de l’état des lieux récapitulatif intervient tous les huit ans.

• Avant le changement annoncé du 24 octobre 2025, l’entretien professionnel est organisé tous les deux ans, au retour de certaines absences, et l’état des lieux récapitulatif tous les six ans.

📌 L’entretien professionnel peut être mené en même temps que l’entretien d’évaluation si l’entreprise le choisit, à condition de prévoir deux trames différentes.

Compléments

• La campagne des entretiens professionnels peut être annuelle ou biannuelle, ouverte sur une période déterminée et organisée avant l’élaboration du plan de développement des compétences.

• Les absences concernées comprennent:

  • Le congé de maternité
  • Le congé de proche aidant
  • Le congé sabbatique
  • L’arrêt longue maladie
  • Le congé parental d’éducation
  • Le congé d’adoption
  • La période de mobilité volontaire sécurisée
  • Le mandat syndical

💡 Astuce mémo

Tous les deux ans, au retour d’absences, puis tous les six ans

📖 5. Conception et déroulement de l’entretien

★ À maîtriser

• L’employeur peut confier la conduite de l’entretien professionnel au manager, au service des ressources humaines ou à un prestataire externe, selon la taille, l’organisation et la culture de l’entreprise.

• Le service des ressources humaines doit effectuer une veille régulière, organiser la campagne des entretiens, recueillir les informations nécessaires à l’état des lieux et assurer le suivi des entretiens.

• 🔄 Les quatre étapes sont:

  1. Convocation
  2. Préparation
  3. Animation
  4. Suivi

• 🔄 Les sept temps de l’animation sont:

  1. Accueil
  2. Postes occupés
  3. Formations suivies
  4. Compétences acquises
  5. Projet professionnel
  6. Coconstruction
  7. Synthèse

📌 Le suivi de l’entretien professionnel consiste à arbitrer et à mettre en place les actions décidées, car l’entretien n’a d’intérêt que si ses conclusions sont exploitées.

• La trame d’entretien est propre à chaque entreprise, ne repose sur aucun support réglementaire prédéfini et doit communiquer les informations relatives à la VAE, au CPF et au CEP.

• 🔄 Les trois phases sont:

  1. La synthèse du parcours professionnel
  2. Le projet d’évolution professionnelle
  3. Les conditions de mise en œuvre du projet

📌 La trame d’entretien professionnel ne doit pas contenir de références à l’évaluation des compétences, à la qualité du travail ou à la performance du salarié.

Compléments

• En l’absence de délai légal précis, la convocation à l’entretien professionnel doit être adressée dans un délai raisonnable, généralement compris entre huit et dix jours.

💡 Astuce mémo

Convocation → préparation → animation → suivi

📖 6. Préparation et posture d’animation

★ À maîtriser

• La préparation du manager ou du responsable RH comprend la relecture du précédent entretien, le recueil des informations nécessaires et la préparation d’un argumentaire sur l’évolution professionnelle et la formation.

• L’entretien doit se tenir dans un lieu calme garantissant la confidentialité, en présentiel ou à distance, et durer au minimum une heure.

📌 L’animateur adopte alternativement une posture de coach pour questionner, de facilitateur pour identifier les écarts et coconstruire les solutions, et de conseiller pour mettre en œuvre les actions.

• L’écoute active consiste à être particulièrement attentif, à écouter sans interrompre, à reformuler et à questionner les langages verbal et non verbal.

Compléments

• L’animateur peut exercer les rôles d’organisateur, de pilote et de time keeper : il planifie et renseigne la trame, anime en garantissant son respect et maîtrise le temps imparti.

💡 Astuce mémo

Coach : questionne ; facilitateur : coconstruit ; conseiller : met en œuvre

📖 7. Évolution professionnelle et actions

🔑 Notions clés & Définitions

• Reconversion professionnelle : Projet volontaire du salarié impliquant un changement de métier et/ou de statut et la mise en œuvre d’un plan de formation adapté.

★ À maîtriser

📌 Le salarié n’évolue pas automatiquement tous les deux ans : l’entretien professionnel explore les possibilités d’évolution sans créer un droit automatique à une promotion.

📌 La mobilité verticale correspond à un poste plus élevé dans la hiérarchie, avec un champ de responsabilités élargi et une augmentation salariale, tandis que la mobilité horizontale concerne un autre service ou un poste de niveau hiérarchique équivalent avec une augmentation possible mais non automatique.

• La mobilité géographique implique un changement de lieu de travail, au sein d’un même secteur géographique ou au-delà, par mutation ou expatriation, et nécessite l’accord du salarié.

Compléments

• Pour développer ou acquérir des compétences, l’entreprise peut proposer des formations, des MOOC, des lectures spécialisées, des travaux de recherche, des conférences, des ateliers et des tables rondes.

• Pour préciser un projet professionnel ou faire le point sur les compétences, le salarié peut réaliser un bilan de compétences ou entreprendre un coaching.

💡 Astuce mémo

Un portefeuille de compétences s’ouvre sur plusieurs chemins : mobilité, reconversion et formation

📖 8. État des lieux, situations difficiles et suivi

🔑 Notions clés & Définitions

• État des lieux récapitulatif : Bilan réalisé tous les six ans pour vérifier que le salarié a bénéficié des entretiens prévus, suivi au moins une formation, acquis des éléments de certification par formation ou VAE et progressé sur le plan salarial ou professionnel.

★ À maîtriser

• Les formations prises en compte dans l’état des lieux sont les formations non obligatoires, autres que celles visées à l’article L.6321-2 du Code du travail, qui concourent au développement des compétences.

📌 Le compte rendu de l’état des lieux est obligatoire, distinct de la trame d’entretien et transmis en copie au salarié ; il mentionne les dates des entretiens, les formations suivies, les éléments de certification et l’évolution salariale ou professionnelle.

📌 Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, l’abondement du CPF de 3 000 € s’applique si le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une formation non obligatoire au cours des six dernières années.

• En cas de salarié absent, fermé, sans projet, se croyant pleinement compétent, critique du management ou refusant une formation, l’animateur doit rester calme, comprendre la situation, favoriser le dialogue, rappeler le cadre et proposer si nécessaire une nouvelle date, un bilan de compétences ou une formation.

📌 Les principaux écueils sont de ne pas préparer l’entretien, de privilégier la trame au détriment de l’écoute, de tenir un discours à sens unique, d’être directif dans le projet ou de ne pas renseigner et faire signer la trame.

• Le suivi des entretiens consiste à centraliser les supports, analyser les projets et besoins de formation au regard de la stratégie de l’entreprise, arbitrer les priorités, informer les salariés et exploiter les résultats.

Compléments

• La progression professionnelle prise en compte dans l’état des lieux peut être une mobilité verticale ou horizontale, tandis que la progression salariale peut être individuelle ou collective.

• Le service RH exploite les résultats pour bâtir le plan de développement des compétences, mettre à jour le référentiel des compétences et mettre en œuvre les mobilités.

• Le manager vérifie que le plan d’action est mis en œuvre, se déroule correctement et produit des effets, en sondant les salariés et en observant l’évolution de leurs compétences.

💡 Astuce mémo

Suivi des entretiens → décisions RH → compétences, motivation et fidélisation

📖 9. Cadre légal et acteurs

📝 Points essentiels

📌 L’employeur doit respecter l’interdiction des critères discriminatoires prévue par l’article L.1132-1 du Code du travail, qui prohibe vingt-cinq critères discriminatoires.

• La collecte des données d’évaluation doit respecter le RGPD, notamment le droit d’accès aux données et les conditions de conservation des données.

📌 Les données recueillies pendant l’entretien d’évaluation ne doivent pas être communiquées aux tiers, en application de l’obligation de confidentialité.

• Les trois acteurs sont:
  • le salarié
  • le manager
  • le service RH

📖 10. Planification et trame d’entretien

🔑 Notions clés & Définitions

• Trame d’entretien : Support qui assure un fil conducteur, garantit le suivi, permet de constater l’évolution des compétences et de la performance, objective les décisions salariales et contribue à prévenir un éventuel contentieux.

★ À maîtriser

📌 Sauf dispositions conventionnelles contraires, l’employeur décide de la fréquence et de la périodicité des entretiens d’évaluation.

• Les trois rubriques principales sont:
  • le bilan de l’année écoulée
  • l’évaluation des compétences et l’atteinte des objectifs sur la période écoulée
  • la fixation des objectifs pour la période à venir

Compléments

• Les périodes possibles comprennent:
  • le début d’année après la clôture des comptes
  • le cours d’année
  • la fin d’année
  • la date d’anniversaire du contrat de travail

💡 Astuce mémo

Planifier, structurer, exploiter

📖 11. Mise en œuvre de l’entretien

★ À maîtriser

• 🔄 Les étapes clés sont:
  1. convocation
  2. préparation
  3. animation
  4. exploitation et suivi

📌 En l’absence de précision légale, la convocation doit être adressée dans un délai raisonnable, généralement compris entre 8 et 10 jours, et préciser l’objet, la date, l’heure, le lieu, les objectifs, les enjeux et le nom de l’évaluateur.

• Les temps forts de l’animation sont: l’accueil, le bilan de la période écoulée, l’évaluation des objectifs de la période écoulée, l’évaluation des compétences, la fixation des objectifs de la période à venir, la synthèse des échanges

Compléments

• 🔄 La préparation consiste à: reprendre les objectifs de l’année précédente, échanger avec les différentes parties prenantes, réfléchir aux objectifs à venir

💡 Astuce mémo

Convocation → préparation → animation → suivi

📖 12. Préparation du manager et du salarié

★ À maîtriser

• Le manager doit planifier les entretiens de son équipe en respectant les dates de campagne fixées par le service RH, en anticipant selon la taille de l’équipe et en réfléchissant à l’ordre de passage.

• L’entretien doit se dérouler dans un lieu calme, confidentiel et de préférence neutre, en présentiel ou à distance, pendant une durée adaptée à la situation et d’au moins une heure.

• Le service RH doit aider le salarié à préparer l’entretien afin de favoriser son auto-évaluation et de le rendre acteur de l’échange, notamment en lui adressant la trame en amont.

Compléments

• Les principales attentes du salarié sont: être écouté, recevoir du feedback et des signes de reconnaissance, comprendre l’évolution de sa performance, comprendre le sens de sa mission, avoir une visibilité sur ce qui est attendu de lui

📖 13. Bilan et évaluation objective

📝 Points essentiels

• Le bilan porte notamment sur:

  • les réussites et succès
  • les échecs et difficultés
  • les évolutions de poste
  • les faits marquants de la période
  • le fonctionnement du service

• Les compétences évaluées sont: les hard skills ou compétences métiers, les soft skills ou compétences humaines et relationnelles, les compétences managériales le cas échéant

• Les niveaux de compétence sont:

  • non acquise
  • acquise partiellement
  • acquise
  • supérieure aux attentes
  • non observée

📌 Pour objectiver l’évaluation de la performance, le manager reprend pour chaque objectif son descriptif, ses indicateurs de mesure et ses échéances, en s’appuyant sur des exemples précis plutôt que sur des sentiments subjectifs.

💡 Astuce mémo

Compétences ≠ performance

📖 14. Objectifs et feedback

🔑 Notions clés & Définitions

• Méthode SMART : La méthode SMART exige qu’un objectif soit spécifique, mesurable, atteignable ou ambitieux, réaliste et temporellement défini.

★ À maîtriser

📌 Les objectifs peuvent être quantitatifs ou qualitatifs.

• Un feedback constructif décrit d’abord les faits, puis leurs conséquences, avant de formuler une demande d’ajustement.

Compléments

• Il n’existe pas de nombre obligatoire d’objectifs, mais la pratique prévoit en moyenne entre quatre et six objectifs.

💡 Astuce mémo

Spécifier, mesurer, atteindre, réalier, dater

📖 15. Communication et situations difficiles

🔑 Notions clés & Définitions

• Posture assertive : Consiste à défendre son point de vue sans attaquer celui des autres, à exprimer librement ses sentiments et ses besoins et à établir des interactions fondées sur la confiance.

★ À maîtriser

📌 Le salarié qui refuse de passer son entretien d’évaluation s’expose en théorie à une sanction disciplinaire, mais il est préférable en pratique de l’écouter et de comprendre ses raisons plutôt que de le menacer.

📌 La signature du salarié sur la trame d’entretien n’emporte pas son accord sur les propos du manager ; elle acte seulement qu’il a eu son entretien.

Compléments

📌 Le manager doit assurer la cohérence entre le message délivré et sa posture, en adaptant le ton de sa voix, le débit et le langage non verbal.

💡 Astuce mémo

Assertivité : ni hérisson ni paillasson

📖 16. Suivi et nouvelles pratiques

★ À maîtriser

• Selon une enquête Welcome to the Jungle publiée en 2020, 70 % des personnes pensent que les entretiens d’évaluation ne sont pas suffisamment suivis par des actions concrètes.

• Les principales exploitations sont: guider les mesures salariales, contribuer au plan de développement des compétences, mettre à jour le référentiel des compétences ou la people review, anticiper les évolutions de carrière

• Les suites interdites sont: la rétrogradation du salarié sans son accord, la baisse de la rémunération du salarié sans son accord, le licenciement du salarié

Compléments

• Les nouvelles pratiques comprennent: des entretiens plus courts, des entretiens plus variés, des entretiens plus fréquents, le feedback continu, le feedback à 360°, des objectifs fixés au démarrage de chaque projet avec des points d’avancement

💡 Astuce mémo

Suivi concret → décisions RH et évolution des carrières

📊 Tableaux de synthèse

Entretien professionnel et entretien d’évaluation

Acteurs et enjeux