QCM : Gestion numérique des dossiers du personnel — 24 questions

Explication

La loi n’impose pas de manière générale la tenue d’un dossier du personnel, mais l’employeur doit recueillir les informations nécessaires à la gestion du salarié et à ses obligations sociales. Confondre cette collecte obligatoire avec l’absence totale d’obligation conduirait à négliger des informations indispensables.

Explication

Le dossier du personnel suit la relation de travail avant l’embauche, pendant le contrat et après le départ. Les documents d’un candidat non recruté constituent une situation distincte et ne se confondent pas avec le dossier d’un salarié embauché.

Explication

Avant l’embauche, l’employeur peut notamment collecter une pièce d’identité, un CV, des diplômes et un RIB. Les autres ensembles regroupent principalement des documents produits pendant la relation de travail.

Explication

Un avenant est établi pendant l’exécution du contrat et appartient donc aux documents pouvant figurer dans le dossier du salarié. La lettre de motivation, le diplôme et le certificat d’un ancien employeur sont des pièces antérieures à l’embauche.

Explication

Le dossier doit se limiter aux données nécessaires à la gestion administrative du salarié dans le cadre de son contrat. Accumuler des informations simplement parce qu’elles pourraient sembler utiles méconnaît le principe de nécessité.

Explication

Les activités politiques font partie des données personnelles sensibles à exclure lorsqu’elles sont sans lien avec l’emploi. La date de début du contrat, la formation et la mutuelle peuvent relever de la gestion professionnelle du salarié.

Explication

L’accès doit être limité aux personnes habilitées pour les traitements à réaliser et protégé par une authentification, une gestion des droits et des codes sécurisés. Un accès libre ou partagé ne permet pas de contrôler correctement les consultations.

Explication

Les bulletins de paie sont conservés cinq ans après le départ selon le Code du travail et six ans pour les contrôles fiscaux. Une conservation illimitée est conseillée pour répondre aux demandes d’anciens salariés, mais elle ne correspond pas à une durée légale générale imposée.

Explication

Un plan de nommage associe généralement le type, la date au format AAAAMMJJ, un objet précis et court, puis le numéro de version. L’objet décrit le contenu du document, tandis que le type en indique la nature.

Explication

La cotation sert à attribuer un code alphanumérique de classement, alors que l’indexation décrit le contenu grâce à des mots-clés et des propriétés. La version, l’extension, l’auteur ou la date peuvent être des métadonnées, mais elles ne définissent pas cette distinction.

Explication

Le classement alphabétique s’appuie sur les noms, le classement numérique sur l’ordre des numéros et le classement thématique sur les sujets. Confondre le classement alphabétique avec le classement thématique revient à remplacer le critère du nom par celui du contenu.

Explication

Un plan de classement doit être accessible, régulièrement mis à jour, épuré des brouillons et doublons, tout en restant exhaustif. Le figer dans le temps empêcherait son adaptation aux besoins documentaires.

Explication

La copie numérisée doit reproduire fidèlement le contenu et garantir son intégrité dans le temps. La multiplication des supports ou l’impression de la copie ne suffit pas à établir cette fiabilité.

Explication

La dématérialisation consiste à remplacer progressivement les supports papier par des supports numériques, qu’ils soient numérisés ou créés directement sous forme numérique. La transformation d’un document papier en fichier correspond plus précisément à la numérisation.

Explication

L’article 1379 du Code civil modifié en 2016 reconnaît cette force probante lorsque l’intégrité, l’authenticité, la conservation et la confidentialité sont garanties. La simple lisibilité ou la compatibilité technique ne constitue pas l’ensemble des garanties requises.

Explication

Un SIRH regroupe des logiciels connectés couvrant notamment le recrutement, la paie, les contrats, les temps, les formations et les entretiens. Le réduire à la numérisation des dossiers ou au suivi des seuls contrats ne rend pas compte de son périmètre RH.

Explication

Un PGI ou un SIRH automatise des activités, génère des alertes et des courriels, réduit les erreurs et facilite l’accès aux données pour les personnes autorisées. L’accès n’est donc pas ouvert à tous, et l’outil vise précisément à alléger certaines saisies et certains suivis manuels.

Explication

Le PGI peut gérer les visites médicales, leurs types, les avis d’aptitude, les convocations, les plannings, les requêtes des salariés concernés et les alertes de rappel. Les autres propositions regroupent des activités RH ou financières qui ne décrivent pas ce suivi médical précis.

Explication

L’URSSAF centralise les déclarations et paiements de cotisations sociales, ainsi que la déclaration sociale nominative. La CPAM intervient notamment pour les accidents du travail et les arrêts de travail, et non pour la gestion générale des cotisations.

Explication

L’employeur organise et finance les visites, convoque les salariés dans les délais, conserve les documents et applique les préconisations du médecin du travail. L’examen médical et l’avis relèvent du professionnel de santé, ce qui exclut que l’employeur les réalise lui-même.

Explication

L’accident du travail est un événement soudain survenu par le fait ou à l’occasion du travail, avec une lésion et un lien direct avec celui-ci. Une maladie progressive ou une atteinte sans rapport professionnel ne répond pas à cette définition.

Explication

Le salarié doit signaler l’accident à l’employeur sous 24 heures en indiquant notamment le lieu, les circonstances et les témoins éventuels. Le délai de 48 heures concerne la déclaration que l’employeur adresse ensuite à la CPAM.

Explication

L’employeur déclare l’accident à la CPAM sous 48 heures, par lettre recommandée avec avis de réception ou en ligne sur net-entreprises.fr. Le salarié, lui, signale d’abord l’accident à l’employeur dans un délai de 24 heures.

Explication

Après validation du caractère professionnel, la CPAM prend en charge à 100 % les soins liés à l’accident et verse des indemnités journalières si le salarié est en arrêt. Cette prise en charge ne correspond pas au financement des cotisations de l’entreprise ni aux frais sans lien direct avec l’accident.