Fiche de révision : Gestion numérique des dossiers du personnel

📋 Plan du Cours

1. Contenu des dossiers du personnel
2. Protection et conservation des données
3. Nommage et indexation des fichiers
4. Classement et numérisation des documents
5. Dématérialisation et outils RH
6. Suivi avec le PGI et le SIRH
7. Organismes sociaux et médecine du travail
8. Accidents du travail et formalités

📖 1. Contenu des dossiers du personnel

📝 Points essentiels

• Il n'existe aucune obligation légale générale imposant à l'employeur de tenir un dossier du personnel, mais l'employeur doit collecter les informations nécessaires à la gestion individuelle des salariés et à ses obligations envers les organismes sociaux.

• Les trois périodes du dossier sont:

  • avant l'embauche
  • pendant la relation de travail
  • après le départ

• Avant l'embauche, le dossier peut contenir: pièce d'identité, CV, lettre de motivation, diplômes, certificats de travail antérieurs, RIB, attestation d'affiliation à la Sécurité sociale

• Pendant la relation de travail, le dossier peut contenir la DPAE, le contrat et ses avenants, les documents médicaux, les bulletins de paie, l'adhésion à la mutuelle, les demandes de congés et d'absences, le suivi des formations, les entretiens, les accidents du travail, les sanctions et les correspondances.

💡 Astuce mémo

Avant l'embauche → pendant le contrat → après le départ

📖 2. Protection et conservation des données

★ À maîtriser

📌 Les dossiers du personnel ne doivent contenir que les données nécessaires à la gestion administrative du salarié dans le cadre de son contrat de travail.

• Les données à exclure comprennent notamment:
  • données sur la santé
  • origine ethnique
  • orientation sexuelle
  • activités politiques
  • activités religieuses
  • activités syndicales

📌 L'accès aux données des salariés doit être limité aux personnes habilitées selon les traitements à réaliser, avec authentification, gestion des droits et sécurisation des codes d'accès.

• Les bulletins de paie doivent être conservés 5 ans après le départ du salarié selon le Code du travail et 6 ans pour les contrôles fiscaux, tandis qu'une conservation illimitée est conseillée pour répondre aux demandes des anciens salariés.

Compléments

📌 Les salariés disposent de droits d'accès, de rectification, d'opposition et d'effacement de leurs données, et doivent être informés préalablement des données collectées et des traitements effectués.

💡 Astuce mémo

Données nécessaires → accès limité → confidentialité et droits des salariés

📖 3. Nommage et indexation des fichiers

★ À maîtriser

📌 Un plan de nommage associe généralement le type de document, la date au format AAAAMMJJ, un objet précis et court, puis un numéro de version.

📌 La cotation attribue un code alphanumérique de classement au document, tandis que l'indexation lui associe des mots-clés et des propriétés décrivant son contenu.

Compléments

• Le nom de fichier CDT_20180101_Avenant-horaires_V1 applique les règles de type, date, objet et version.

📌 Les fichiers doivent éviter les mots vides, les espaces, les caractères accentués et les caractères spéciaux, à l'exception du point précédant l'extension.

💡 Astuce mémo

TDO-V : Type, Date, Objet, Version

📖 4. Classement et numérisation des documents

📝 Points essentiels

📌 Le classement alphabétique repose sur les noms, le classement numérique sur l'ordre des numéros et le classement thématique sur les sujets des documents.

• Un classement de qualité doit être:
  • efficace et accessible
  • régulièrement mis à jour
  • épuré
  • exhaustif

📌 Les documents papier peuvent être numérisés à condition de produire une copie fidèle au contenu et fiable quant à son intégrité dans le temps, afin qu'elle ait la même valeur que l'original.

💡 Astuce mémo

Classement alphabétique pour retrouver par nom, classement numérique pour préserver la confidentialité

📖 5. Dématérialisation et outils RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Dématérialisation : Consiste à remplacer progressivement les supports papier par des supports numériques numérisés ou produits directement sous forme numérique
• SIRH : Ensemble de logiciels connectés couvrant les activités liées aux ressources humaines, notamment le recrutement, la paie, les contrats, les temps, les formations et les entretiens

★ À maîtriser

📌 Selon l'article 1379 du Code civil modifié en 2016, une copie fiable a la même force probante que l'original si son intégrité, son authenticité, sa conservation et sa confidentialité sont garanties.

Compléments

• La dématérialisation améliore la traçabilité, réduit les coûts et les copies papier, facilite la circulation, le partage et la collaboration, et augmente la productivité par l'automatisation.

💡 Astuce mémo

Numérisation fiable → données exploitables → automatisation des processus RH

📖 6. Suivi avec le PGI et le SIRH

★ À maîtriser

• Un PGI ou SIRH permet d'automatiser les activités RH, de générer des alertes et des courriels, de réduire les erreurs et omissions, et de faciliter l'accès aux données pour les personnes autorisées.

Compléments

• Le PGI peut gérer les visites médicales, les types de visite, les avis d'aptitude, les convocations, les plannings, les requêtes de salariés concernés et les alertes de rappel.

📖 7. Organismes sociaux et médecine du travail

★ À maîtriser

• L'URSSAF reçoit les déclarations et paiements de cotisations sociales ainsi que la DSN, tandis que la CPAM reçoit notamment les déclarations liées aux accidents du travail et aux arrêts de travail.

📌 L'employeur organise et finance les visites médicales, convoque les salariés dans les délais légaux, conserve les attestations et avis, et applique les préconisations du médecin du travail.

Compléments

• La mutuelle collective obligatoire est financée par l'employeur à hauteur de 50 % au minimum, tandis que la prévoyance est facultative sauf exceptions prévues pour les cadres ou par la convention collective.

• L'attestation de suivi de Mme Gomes indique une visite d'information et de prévention le 20/08/201N, avec une prochaine visite au plus tard le 20/08/201N+5.

💡 Astuce mémo

Organismes sociaux → visites médicales → attestations et préconisations

📖 8. Accidents du travail et formalités

🔑 Notions clés & Définitions

• Accident du travail : Événement soudain survenu par le fait ou à l'occasion du travail, provoquant une lésion corporelle ou psychique et présentant un lien direct avec le travail

★ À maîtriser

📌 Le salarié doit signaler l'accident à l'employeur sous 24 heures, sur le lieu de travail ou par lettre recommandée avec avis de réception, en précisant le lieu, les circonstances et les témoins éventuels.

📌 L'employeur doit déclarer l'accident du travail à la CPAM sous 48 heures, par lettre recommandée avec avis de réception ou en ligne sur net-entreprises.fr.

• Après validation du caractère professionnel de l'accident, la CPAM prend en charge à 100 % les soins liés à l'accident et verse des indemnités journalières en cas d'arrêt de travail.

Compléments

• Après un accident du travail, le salarié consulte rapidement un médecin, transmet les volets 1 et 2 du certificat médical à la CPAM, conserve le volet 3 et remet le volet 4 à l'employeur en cas d'arrêt.

💡 Astuce mémo

Salarié signale sous 24 h → employeur déclare sous 48 h → CPAM enquête et indemnise

📊 Tableaux de synthèse

Contenu du dossier selon la période