Fiche de révision : Organisation du service RH

📋 Plan du Cours

1. Fonctions et structure du service RH
2. Organigramme et niveaux hiérarchiques
3. Fiche de poste et compétences
4. Planning et priorisation des activités
5. Circuit de validation RH
6. Organisation inclusive et handicap
7. Gestion documentaire RH
8. Outils collaboratifs et digitalisation RH

📖 1. Fonctions et structure du service RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Service Ressources Humaines : Regroupe les activités permettant de gérer les collaborateurs du recrutement au départ, de respecter les obligations légales et d’accompagner la stratégie de l’organisation.
• Directeur des Ressources Humaines : Accompagne la stratégie de l’entreprise, garantit la conformité sociale et attire, développe et fidélise les collaborateurs.

📝 Points essentiels

• Les principales fonctions RH sont : l’administration du personnel, la paie et la rémunération, le recrutement, la formation et le développement des compétences, la gestion des carrières, les relations sociales, la santé-sécurité et la QVCT, le droit social, la RSE et la diversité

📌 Dans une petite entreprise, une seule personne peut assurer l’ensemble des missions RH, tandis que dans une ETI ou une grande entreprise les fonctions sont davantage spécialisées autour de la DRH, des responsables RH et de pôles dédiés.

💡 Astuce mémo

Petite entreprise : polyvalence ; grande entreprise : spécialisation

📖 2. Organigramme et niveaux hiérarchiques

🔑 Notions clés & Définitions

• Organigramme : Représentation schématique de la structure formelle de l’entreprise qui montre les fonctions, les responsables et les liens de subordination.

📝 Points essentiels

• Un responsable hiérarchique peut encadrer efficacement en moyenne 7 personnes, mais ce repère doit être modulé selon l’autonomie des personnes encadrées.

• 🔄 La réalisation d’un organigramme consiste à :

  1. définir le contenu des cases
  2. positionner toutes les cases
  3. rendre l’ensemble lisible et attrayant
  4. vérifier sa cohérence et sa lisibilité

💡 Astuce mémo

Un schéma lisible reliant chaque poste à son responsable

📖 3. Fiche de poste et compétences

🔑 Notions clés & Définitions

• Fiche de poste : Document RH communicable qui décrit précisément un emploi actuel, ses missions, ses responsabilités, ses compétences requises et son environnement de travail.

📝 Points essentiels

• La fiche de poste répond à quatre questions :

  • Pourquoi : la finalité du poste
  • Quoi : les missions et activités
  • Comment : les compétences et moyens nécessaires
  • Avec qui : les relations hiérarchiques et fonctionnelles

• La fiche de poste facilite :

  • la mobilité interne
  • le plan de formation
  • la cohérence des rémunérations
  • les recrutements
  • la répartition du travail
  • l’intégration
  • la gestion des emplois et des compétences

• 🔄 Pour établir une fiche de poste fiable, il faut :

  1. recenser exhaustivement les missions
  2. prendre en compte la réalité du travail
  3. associer les salariés à la rédaction

💡 Astuce mémo

Pourquoi ? Quoi ? Comment ? Avec qui ?

📖 4. Planning et priorisation des activités

🔑 Notions clés & Définitions

• Planning d’activité RH : Outil de pilotage qui organise les missions du service sur une période donnée selon les priorités, les responsabilités et les échéances.
• Matrice RACI : La matrice RACI répartit les rôles d’une activité entre la personne qui réalise la tâche, celle qui répond du résultat, les personnes consultées et les personnes informées.

📝 Points essentiels

• Le planning d’activité RH intègre :

  • les activités récurrentes
  • les échéances légales
  • les campagnes RH
  • les projets RH
  • les événements prévisibles
  • les imprévus

• La matrice d’Eisenhower distingue : les tâches urgentes et importantes à traiter immédiatement, les tâches importantes mais non urgentes à planifier, les tâches urgentes mais peu importantes à déléguer si possible, les tâches ni urgentes ni importantes à reporter ou supprimer

• 🔄 L’élaboration d’un planning annuel RH consiste à :

  1. recenser les activités
  2. identifier les échéances
  3. classer les activités
  4. affecter un responsable
  5. estimer la charge de travail
  6. prévoir des marges pour les imprévus

💡 Astuce mémo

Recenser → échéancer → prioriser → répartir → planifier → adapter

📖 5. Circuit de validation RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Circuit de validation RH : Regroupe les étapes permettant de préparer, contrôler, valider, formaliser et transmettre une décision ou un document RH avant sa mise en œuvre.

📝 Points essentiels

• 🔄 Le circuit général de validation RH suit les étapes suivantes :

  1. demande
  2. analyse
  3. préparation
  4. contrôle
  5. validation hiérarchique et direction
  6. formalisation
  7. notification
  8. mise en œuvre
  9. archivage et suivi

• Le contrôle d’un dossier RH porte sur :

  • l’exactitude
  • la conformité juridique
  • la cohérence avec la politique RH
  • le budget
  • l’équité
  • la traçabilité
  • la confidentialité

• Un circuit RH efficace respecte cinq principes :

  • la clarté
  • la séparation des rôles
  • la traçabilité
  • la confidentialité
  • la rapidité

💡 Astuce mémo

Demande → analyse → préparation → contrôle → validation → signature → suivi

📖 6. Organisation inclusive et handicap

🔑 Notions clés & Définitions

• Organisation inclusive : Permet à chaque salarié de participer pleinement à la vie professionnelle quelles que soient ses caractéristiques ou sa situation de handicap, en agissant sur tout le parcours professionnel.
• Référent handicap : Contribue à mettre en œuvre la politique handicap de l’entreprise et accompagne les personnes en situation de handicap.

📝 Points essentiels

• En France, les entreprises de 20 salariés et plus sont assujetties à une obligation d’emploi des travailleurs handicapés correspondant à 6 % de leur effectif, et tous les employeurs doivent déclarer les bénéficiaires de l’OETH dans la DSN. - Travail Emploi

📌 Dans les entreprises d’au moins 250 salariés, la désignation d’un référent handicap est obligatoire. - Travail Emploi

• L’intégration d’une personne en situation de handicap comprend, avant l’arrivée, l’analyse du poste et la préparation des adaptations, à l’arrivée, l’accueil et la mise en place des adaptations, puis après l’arrivée, le suivi et l’ajustement des solutions.

📌 Une situation de handicap ne signifie pas une incapacité à occuper un poste, car l’analyse doit relier la situation de travail et les besoins de compensation à une solution adaptée.

💡 Astuce mémo

Recruter → intégrer → maintenir

📖 7. Gestion documentaire RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Gestion documentaire RH : Regroupe les méthodes et outils permettant de créer, classer, stocker, sécuriser, partager, mettre à jour, retrouver et archiver les documents RH pendant tout leur cycle de vie.

📝 Points essentiels

• 🔄 Le cycle documentaire RH suit les étapes de :

  1. création
  2. contrôle
  3. validation
  4. classement
  5. stockage
  6. partage ou utilisation
  7. mise à jour
  8. archivage
  9. destruction selon les règles applicables

• La gestion documentaire RH doit respecter les principes de :

  • finalité
  • minimisation des données
  • exactitude
  • durée de conservation maîtrisée
  • sécurité
  • confidentialité

💡 Astuce mémo

Créer → contrôler → valider → classer → stocker → archiver

📖 8. Outils collaboratifs et digitalisation RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Outils collaboratifs RH : Solutions numériques permettant à plusieurs personnes de communiquer, partager des informations, gérer des documents et travailler ensemble.
• Workflow RH : Un workflow RH automatise et trace un circuit de validation, comme une demande de congé saisie par le salarié, validée par le manager et mise à jour dans le SIRH.

📝 Points essentiels

• Les grandes familles d’outils collaboratifs RH sont :
  • les outils de communication
  • les outils de visioconférence
  • les outils de partage documentaire
  • les SIRH collaboratifs
  • les outils de gestion de projet

📌 La gestion documentaire RH organise, sécurise, classe, stocke et archive les documents, tandis que les outils collaboratifs permettent de communiquer, partager, coéditer, suivre les tâches et organiser des workflows.

• La digitalisation RH exige une vigilance sur :
  • le RGPD
  • la cybersécurité
  • les habilitations
  • la confidentialité
  • l’archivage
  • la formation des utilisateurs

💡 Astuce mémo

GED : sécuriser les documents ; outils collaboratifs : travailler ensemble

📊 Tableaux de synthèse

GED et outils collaboratifs RH