Fiche de révision : Planification et quantification logistique

📋 Plan du Cours

1. Cycle de projet et approvisionnement
2. Coordination humanitaire et clusters
3. Plateformes et dépôts humanitaires
4. Principes des achats humanitaires
5. Planification dans le cycle de projet
6. Objectifs de la planification logistique
7. Acteurs et responsabilités
8. Quantification des ressources logistiques
9. Consolidation et procédures d’achat
10. Besoins, sourcing et délais
11. Stratégie et mise à jour des plans
12. Cohérence et règles d’approvisionnement

📖 1. Cycle de projet et approvisionnement

★ À maîtriser

• Le cycle de projet comprend :

  • le diagnostic
  • le montage du projet
  • la planification et la mise en œuvre
  • la clôture

• Les implications logistiques comprennent :

  • l’évaluation logistique
  • le plan d’achat
  • la quantification et le budget
  • les achats
  • le stockage
  • le transport
  • la distribution
  • le reporting logistique
  • le suivi et l’évaluation

Compléments

• La démarche de projet comprend :
  • l’analyse des besoins initiaux
  • l’écriture du projet
  • la planification du projet
  • la mise en œuvre du projet
  • l’évaluation du projet et le reporting

💡 Astuce mémo

Diagnostic → montage → planification et mise en œuvre → clôture

📖 2. Coordination humanitaire et clusters

🔑 Notions clés & Définitions

• Cluster Logistique : Mécanisme de coordination et de gestion de l’information qui peut faciliter l’accès à des services logistiques afin d’organiser une réponse optimale lors des urgences humanitaires.

★ À maîtriser

• La réforme humanitaire de 2005 repose sur quatre piliers :
  • le Fonds central pour la réponse à l’urgence (CERF)
  • l’approche cluster
  • le renforcement du système HC/RC
  • le partenariat global

📌 Les informations sécuritaires sur les acteurs, les zones et l’accès ne sont pas couvertes par les clusters, mais par l’UNDSS et/ou les départements civilo-militaires d’OCHA.

Compléments

• L’Agenda transformateur de 2011 engage une réflexion sur les résultats de la Réforme humanitaire de 2005.

• Le Cluster Logistique peut fournir des services communs répondant à des manques identifiés, uniquement en dernier recours par l’agence responsable, le WFP, ou une organisation partenaire.

💡 Astuce mémo

Coordination partagée → réponse plus prévisible et moins dupliquée

📖 3. Plateformes et dépôts humanitaires

🔑 Notions clés & Définitions

• Plateforme logistique : Zone d’activité qui concentre des services de réception, de stockage et d’expédition des biens et facilite les opérations de la chaîne d’approvisionnement.

★ À maîtriser

• Les plateformes logistiques servent à : collecter les besoins, regrouper et massifier les biens, stocker les biens avant distribution, transférer les marchandises d’un mode de transport à un autre

• Une centrale d’achat humanitaire (CAH ou HPC) est une structure à but non lucratif spécialisée dans la gestion technique et commerciale de fournitures et de services, reconnue par la DG ECHO et appliquant des standards d’intégrité et de transparence.

Compléments

• Les fonctions supplémentaires peuvent inclure :

  • les achats
  • le transport
  • le garage et la maintenance
  • la formation

• Le réseau UNHRD achète, stocke et transporte des fournitures d’urgence dans des dépôts stratégiquement situés afin de préparer les urgences et d’y répondre.

💡 Astuce mémo

Un carrefour où les biens sont reçus, stockés, regroupés puis expédiés

📖 4. Principes des achats humanitaires

🔑 Notions clés & Définitions

• Redevabilité : Obligation d’un individu ou d’une organisation de rendre compte de ses activités, d’en accepter la responsabilité et d’en communiquer les résultats de manière transparente.
• Mise en concurrence : Situation où des personnes ou entreprises rivalisent en proposant un produit ou un service similaire à un prix au moins égal, dans le cadre d’une procédure ouverte, équitable et proportionnée.

★ À maîtriser

• Les principes éthiques des achats humanitaires sont : la transparence, la redevabilité, la mise en concurrence et le traitement équitable des fournisseurs, l’éthique

📌 Le principe de « do no harm » impose aux travailleurs humanitaires d’anticiper, de mesurer et de réduire les effets néfastes de leurs activités sur les équilibres économiques et sociaux locaux.

Compléments

• La mise en concurrence permet : de réaliser des économies, de vérifier l’utilisation convenable du budget, de garantir un accès équitable à l’offre de marché, de respecter les obligations contractuelles

💡 Astuce mémo

TRME : Transparence, Redevabilité, Mise en concurrence, Éthique

📖 5. Planification dans le cycle de projet

★ À maîtriser

• Une proposition destinée à un bailleur comprend :
  • un narratif de projet
  • un budget chiffré
  • un plan d’achat

📌 La planification des achats doit être anticipée le plus tôt possible lors de la rédaction d’une proposition et, idéalement, la logistique doit être informée dès la Concept Note.

Compléments

• La planification logistique articule :
  • l’analyse du contexte
  • la planification des ressources et du budget
  • le plan d’achat et d’approvisionnement
  • le reporting des activités

💡 Astuce mémo

Besoins → projet → planification → mise en œuvre → évaluation et reporting

📖 6. Objectifs de la planification logistique

★ À maîtriser

• Les objectifs programmatiques sont : permettre le déroulement des activités à temps grâce à un bon dimensionnement des ressources, anticiper les stocks si nécessaire, estimer des délais de livraison réalistes

• Les objectifs financiers de la planification sont d’anticiper le déblocage des fonds et les besoins de trésorerie, puis de réconcilier régulièrement le plan avec le suivi budgétaire.

• Les objectifs logistiques sont : établir les stratégies d’achat et de contractualisation, grouper les achats, identifier la procédure de chaque marché, repérer les besoins en dérogations

Compléments

• La réduction de l’empreinte carbone peut passer par : le remplacement du fret aérien par le fret maritime pour les achats internationaux, le recours à des fournisseurs locaux de biens produits localement, le prépositionnement des biens pour réduire les transports

💡 Astuce mémo

Anticiper les achats → limiter retards, pertes financières et transports inutiles

📖 7. Acteurs et responsabilités

★ À maîtriser

• Le département Programme initie la planification avec la logistique et définit les besoins du projet, les spécifications techniques, les quantités, le lieu de livraison et la date souhaitée.

• La logistique centralise les besoins, définit ses propres besoins, budgétise le transport, dimensionne le stockage et les ressources humaines, et détermine les procédures d’achat, le sourcing et les délais.

• La finance vérifie l’alignement du budget avec le plan d’achat, contrôle l’affectation budgétaire des achats et revoit le calendrier de déblocage des fonds.

Compléments

• Le siège apporte un soutien technique, sert de point focal pour les relations avec les bailleurs, donne accès aux contrats-cadres et peut valider le plan d’achat selon l’organisation.

💡 Astuce mémo

Programmes exprime les besoins, logistique organise l’approvisionnement, finance contrôle le budget

📖 8. Quantification des ressources logistiques

★ À maîtriser

• La quantification logistique doit intégrer les coûts annexes d’acquisition, de transport, de stockage et de distribution des biens, ainsi que les coûts supports.

Compléments

• Le dimensionnement des véhicules dépend :

  • du transport de personnes ou de marchandises
  • du nombre de personnes
  • de l’état des routes
  • du choix entre location et achat
  • des pièces détachées
  • de la maintenance
  • des services annexes nécessaires

• Le budget des véhicules peut inclure : le carburant et l’assurance, la maintenance et les réparations, les formations de chauffeurs, l’immatriculation et les autorisations locales, les taxes et le dédouanement, le transport et l’achat ou la location, les accessoires et les équipements de secours

• Le dimensionnement du stockage prend en compte :

  • la disponibilité des locaux
  • le volume et la surface nécessaires
  • l’organisation de l’entrepôt
  • les conditions de stockage
  • les équipements
  • le logiciel de gestion
  • le personnel

• L’estimation des transports prend en compte : le niveau d’urgence, le poids et le volume, les restrictions IATA, les modalités de transport et les acteurs mobilisables, les pré- et post-acheminements et l’Incoterm, les taxes et les douanes, les infrastructures et l’accès aux sites, les autorisations spéciales

📖 9. Consolidation et procédures d’achat

🔑 Notions clés & Définitions

• Marché : Achat de services, de biens ou de travaux de nature homogène, trouvés auprès d’un même type de fournisseurs.

★ À maîtriser

• 🔄 La préparation du plan d’achat consiste à : regrouper les biens et services par marché, calculer la valeur totale de chaque marché, déterminer la procédure d’achat correspondante

• Le tableau de seuils prévoit : un achat direct de 0 à 100 €, un achat simple avec un devis de 101 à 1 000 €, une procédure négociée avec trois devis de 1 001 à 60 000 €, un appel d’offres local ouvert ou international restreint de 60 001 à 300 000 €, un appel d’offres international ouvert au-delà de 300 000 €

Compléments

• Les documents d’achat comprennent :
  • la demande d’achat
  • les demandes de devis
  • les devis
  • la grille d’analyse des cotations
  • le bon de commande ou contrat
  • le bon de réception ou de livraison
  • une copie de la facture

💡 Astuce mémo

Marchés regroupés → valeur cumulée connue → procédure d’achat déterminée

📖 10. Besoins, sourcing et délais

★ À maîtriser

• La définition des besoins comprend :

  • les spécifications techniques
  • les quantités et leur fréquence
  • le coût estimatif
  • les dates et lieux de livraison

• Le sourcing dépend : de la nature des biens ou services, de la capacité du marché local ou national en qualité et en quantité, des infrastructures, de la météo et de la saisonnalité, du contexte sécuritaire, politique ou religieux

• Le délai d’approvisionnement inclut :

  • la procédure d’achat
  • les délais de production du fournisseur
  • le transport et l’importation
  • le stockage et le contrôle qualité
  • la distribution

Compléments

• Pour les importations, le sourcing prend en compte : le cadre réglementaire et les délais administratifs, les sanctions internationales, les infrastructures et leur capacité, les impacts socio-économiques et environnementaux

• Un appel à manifestation d’intérêt sert à cartographier les fournisseurs et prestataires, constituer une base de contacts et recueillir des informations primaires, et peut aussi servir à préqualifier des fournisseurs.

💡 Astuce mémo

Spécifier → quantifier → estimer → livrer au bon lieu et à la bonne date

📖 11. Stratégie et mise à jour des plans

★ À maîtriser

• La stratégie d’approvisionnement décrit : les procédures d’achat, de stockage et de gestion des équipements, le traitement des stocks prépositionnés, les dérogations aux contraintes des bailleurs, la prise en compte des impacts socio-économiques et environnementaux

📌 Le plan d’achat doit être suivi mensuellement pendant la mise en œuvre et réaligné si nécessaire, puis revu deux mois avant la fin du projet pour vérifier qu’aucun achat majeur n’a été oublié.

Compléments

• 🔄 La consolidation de plusieurs plans d’achat consiste à : regrouper les marchés identiques, revoir la stratégie de contractualisation et les accords-cadres nécessaires, planifier les besoins d’achat, de stockage et de transport du département

• La consolidation des marchés dans un plan d’achat global est présentée comme un moyen d’améliorer le pouvoir de négociation et l’efficience, mais elle n’est pas obligatoire ni requise par les bailleurs.

📖 12. Cohérence et règles d’approvisionnement

★ À maîtriser

• L’adéquation stratégique est l’alignement entre la stratégie concurrentielle d’une entreprise et sa stratégie de chaîne d’approvisionnement, qui doivent contribuer ensemble aux objectifs globaux.

• Une quantification et une planification efficaces nécessitent :

  • des prévisions en amont
  • la connaissance de la finalité des achats
  • le chronogramme des activités
  • un stockage adapté
  • des moyens d’approvisionnement
  • l’appui à l’expression des besoins
  • des alternatives adaptées
  • la connaissance du marché local et national

• Les responsabilités doivent respecter : les politiques et procédures de l’organisation, les règles de la mission ou du programme, les règles du bailleur applicables au projet

• Les logisticiens coordonnent et mettent à jour le planning des achats, vérifient les procédures prévues, la faisabilité des marchés et des accès ainsi que la charge de travail, puis réajustent le plan si nécessaire.

Compléments

📌 En cas de cofinancement, les contrats doivent être examinés pour déterminer quelles règles de bailleur s’appliquent au projet.

• Les responsables projet et techniques expriment et valident les besoins, les spécifications techniques, les quantités et les dates prévisionnelles de livraison dans les limites du budget et du délai alloués.

💡 Astuce mémo

Règles de l’organisation → règles de mission → règles du bailleur