Fiche de révision : Système d’information comptable

📋 Plan du Cours

1. Rôle et composantes du SIC
2. PGI et automatisation comptable
3. Dématérialisation des documents comptables
4. Missions et workflow comptables
5. Sécurité et sauvegarde des données

📖 1. Rôle et composantes du SIC

🔑 Notions clés & Définitions

• Système d’information comptable : Collecte et saisit, stocke, traite et analyse, puis diffuse des informations à caractère comptable et financier ; il constitue un sous-système du système d’information de l’entreprise.

★ À maîtriser

📌 La comptabilité financière fournit des informations fiables et pertinentes sur la situation financière de l’entreprise dans le respect du Code de commerce et du Plan comptable général, tandis que la comptabilité de gestion analyse les coûts pour aider à la décision.

Compléments

• Le SIC interagit avec des acteurs internes, notamment les dirigeants et les salariés, et avec des acteurs externes, notamment les clients et les fournisseurs.

• Le SIC réunit des ressources humaines, des ressources matérielles et immatérielles — matériel informatique, réseau, logiciels et PGI — ainsi que des procédures de comptabilisation.

💡 Astuce mémo

Collecter, stocker, traiter, analyser, diffuser

📖 2. PGI et automatisation comptable

🔑 Notions clés & Définitions

• Progiciel de gestion intégré : Système d’information qui permet de gérer et de suivre au quotidien l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise.

★ À maîtriser

• Le PGI automatise le système d’information comptable et le rend ainsi plus performant.

• Avec un PGI, chaque donnée n’est saisie qu’une seule fois et devient instantanément consultable par les autres utilisateurs selon leurs droits d’accès.

Compléments

• Le PGI favorise le gain de temps grâce au workflow et fournit une base de données unique aux utilisateurs.

📌 L’acquisition d’un PGI relève du management stratégique et exige une réorganisation des processus et des missions des acteurs internes, ainsi que l’implication et la formation des futurs utilisateurs.

• La mise en place d’un PGI est longue et ses coûts d’acquisition et d’installation sont élevés.

💡 Astuce mémo

Une saisie unique facilite le partage, mais le déploiement coûte cher et prend du temps

📖 3. Dématérialisation des documents comptables

🔑 Notions clés & Définitions

• Dématérialisation comptable : Transformation des documents papier en documents électroniques par numérisation, afin d’automatiser leur traitement et de permettre l’intégration automatisée des données comptables dans les PGI.

★ À maîtriser

• 🔄 La dématérialisation suit les étapes suivantes : numérisation des documents papier, reconnaissance optique des caractères, indexation des documents, stockage dans une gestion électronique de documents (GED)

Compléments

• Les documents comptables concernés comprennent :

  • les bons de commande
  • les factures d’achat
  • les factures de vente
  • les bulletins de salaire
  • les relevés de compte bancaire

• La dématérialisation permet l’exportation des documents comptables sous forme de fichiers, leur transmission par courriel ou application en ligne et leur archivage numérique.

💡 Astuce mémo

Numériser, reconnaître, indexer, stocker

📖 4. Missions et workflow comptables

🔑 Notions clés & Définitions

• Missions de contrôle : Tâches qui valident ou non une tâche réalisée précédemment.
• Missions d’analyse et de conseil : Missions souvent menées par la direction, qui visent à améliorer la performance de l’organisation et à fixer de nouveaux objectifs aux équipes.
• Workflow : Représentation d’une suite de tâches ou d’opérations effectuées par une personne, un groupe ou un organisme, et du passage d’un produit, d’un document ou d’une information d’une étape à l’autre.

📝 Points essentiels

📌 Les missions de production correspondent aux tâches courantes réalisées dans le cadre de l’exploitation de l’activité, comme la saisie des données.

💡 Astuce mémo

Produire, contrôler, puis analyser et conseiller

📖 5. Sécurité et sauvegarde des données

★ À maîtriser

• La sécurité des traitements du SIC repose sur la gestion des droits d’accès attribués aux utilisateurs selon leur poste.

• Les droits d’accès au SIC sont : le droit de création, qui permet d’ajouter des données, le droit d’interrogation, qui permet de consulter les données sans les modifier, le droit de modification, qui permet de modifier les données existantes, le droit de suppression, qui permet de faire disparaître définitivement les données

📌 Des sauvegardes régulières et systématiques de l’information financière sont nécessaires pour pallier les pertes involontaires et les intrusions malveillantes.

Compléments

• La sécurisation des données peut reposer sur des identifiants et mots de passe individuels, des droits d’accès spécifiques, ainsi que le chiffrement, notamment au moyen de l’horodatage et du certificat électronique.

• Les sauvegardes peuvent être réalisées dans l’entreprise ou confiées à un prestataire externe, notamment dans le cloud ou un data center.

• La sauvegarde externe est présentée comme économique, réductrice de risques et d’investissements informatiques internes, plus accessible, rapide et facile à mettre en œuvre.

💡 Astuce mémo

Les droits protègent les traitements ; les sauvegardes protègent les données