Fiche de révision : Système d’information des organisations

📋 Plan du Cours

1. Données information et connaissance
2. Critères de qualité de l’information
3. Sources internes et externes
4. Définition et fonctions du SI
5. Ressources interreliées du SI
6. Rôles opérationnel tactique stratégique
7. SI et sous-systèmes organisationnels
8. Interopérabilité et données massives

📖 1. Données information et connaissance

★ À maîtriser

📌 Une donnée est un ensemble de chiffres, de lettres, d’images ou de sons collectés et conservés, une information est une donnée dont le sens émerge grâce au contexte, et une connaissance correspond à l’utilisation de cette information par un acteur pour comprendre, décider ou agir.

📐 Formule — La relation fondamentale est : $\text{Donnée} + \text{modèle d’interprétation} = \text{Information}$, puis $\text{Information} + \text{acteur en situation de comprendre ou décider} = \text{Connaissance}$.

Compléments

• La donnée « 698 clients » devient l’information « le cabinet possède 698 clients », puis la connaissance que le portefeuille est suffisamment important pour justifier le recrutement d’un collaborateur supplémentaire.

💡 Astuce mémo

Donnée + contexte → information → connaissance → décision

📖 2. Critères de qualité de l’information

★ À maîtriser

• L’accessibilité mesure la facilité d’obtenir une information au moment opportun et dépend de l’espace, du temps et de la technologie.

• L’actualité signifie qu’une information est à jour et correspond à la réalité actuelle.

• L’exactitude repose sur des sources fiables, vérifiables, spécialisées, non déformées et adéquates, ou sur des informations produites en interne par des personnels compétents.

• La pertinence désigne le caractère judicieux et utile d’une information pour aider à la prise de décision ou résoudre un problème de gestion.

Compléments

• L’exhaustivité signifie qu’une information est complète au regard du besoin ou de la décision à prendre.

💡 Astuce mémo

A-A-A-P-E : Accessibilité, Actualité, Exactitude, Pertinence, Exhaustivité

📖 3. Sources internes et externes

★ À maîtriser

📌 Les sources externes proviennent notamment de l’Insee, d’enquêtes marketing, des réseaux sociaux et des sites Web, tandis que les sources internes sont produites par les salariés et le système d’information de l’organisation.

Compléments

• Les informations internes peuvent être destinées aux services de l’organisation, aux clients, aux sous-traitants, aux fournisseurs, à l’administration fiscale ou à l’Urssaf.

• Les productions internes citées sont:

  • le bilan
  • le compte de résultat
  • les annexes
  • la déclaration de TVA
  • le bulletin de salaire électronique

💡 Astuce mémo

Interne : produite par l’organisation ; externe : issue de son environnement

📖 4. Définition et fonctions du SI

🔑 Notions clés & Définitions

• Système d’information : Système organisé de ressources matérielles, logicielles, humaines, de procédures et de données permettant d’acquérir, de traiter, de stocker, de diffuser et de sécuriser les informations dans les organisations.

📝 Points essentiels

📌 Le système informatique prend en charge l’information numérisée et les traitements automatisés, tandis que le système d’information existait avant l’invention de l’informatique et comprend aussi des ressources humaines et organisationnelles.

• Les cinq fonctions essentielles du système d’information sont la collecte, le traitement, le stockage, la diffusion et la sécurisation des données et informations.

• La sécurisation protège les informations contre les accès non autorisés, les pertes, les destructions et les modifications afin qu’elles restent accessibles aux personnes autorisées, fiables et disponibles.

💡 Astuce mémo

Collecter → traiter → stocker → diffuser → sécuriser

📖 5. Ressources interreliées du SI

🔑 Notions clés & Définitions

• Ressources du SI : Acteurs, ressources matérielles, ressources logicielles, données et procédures qui interagissent pour assurer les fonctions du système d’information.

📝 Points essentiels

• Les ressources matérielles citées chez AGIF sont:

  • les ordinateurs
  • les téléphones portables
  • le réseau local
  • les imprimantes
  • le photocopieur
  • le scanner réseau

• Les ressources logicielles d’AGIF comprennent CEGID, la visioconférence et la messagerie, tandis que les données comprennent les dossiers clients, les pièces comptables, les temps de travail et la nature des tâches réalisées.

• AGIF utilise CEGID en mode SaaS, c’est-à-dire que les applications sont hébergées par le fournisseur et accessibles par Internet dans le cloud.

📖 6. Rôles opérationnel tactique stratégique

🔑 Notions clés & Définitions

• Rôle opérationnel : Le rôle opérationnel du système d’information soutient les activités quotidiennes en collectant les informations, traitant les opérations courantes, automatisant certaines tâches et facilitant la communication.
• Rôle tactique : Aide aux responsables pour piloter et contrôler l’activité en suivant les performances, comparant les résultats aux objectifs, organisant les ressources et préparant les décisions de gestion.
• Rôle stratégique : Aide à la direction pour prendre des décisions importantes pour l’avenir en anticipant les évolutions de l’environnement, identifiant les opportunités, évaluant les risques et préparant les choix à long terme.

💡 Astuce mémo

Faire au quotidien → piloter → préparer l’avenir

📖 7. SI et sous-systèmes organisationnels

🔑 Notions clés & Définitions

• Système opérant : Siège de l’activité productive de l’entreprise, qui transforme des flux de matières, monétaires, de travail ou d’information.
• Système de pilotage : Siège de l’activité décisionnelle, assurant la régulation, le pilotage et l’adaptation de l’entreprise à son environnement.

📝 Points essentiels

• Le système d’information fournit une représentation de l’état et du fonctionnement de l’organisation face à son environnement, recueille, mémorise, traite et diffuse l’information, et assure l’interface avec les autres sous-systèmes.

💡 Astuce mémo

Système opérant : produire ; système de pilotage : décider ; SI : relier et informer

📖 8. Interopérabilité et données massives

🔑 Notions clés & Définitions

• Interopérabilité : Capacité de différents sous-systèmes à s’interconnecter, qui conditionne la performance globale du système d’information.

★ À maîtriser

• Les trois caractéristiques du Big Data sont:
  • Volume : quantité de données créées et exploitées
  • Velocity : rapidité
  • Variety : variété

Compléments

• Un PGI peut intégrer plusieurs sous-systèmes et utiliser un moteur de workflow pour diffuser chaque information dans les modules concernés, comme la comptabilité, la gestion commerciale, la production et la paie.

• Les outils et dispositifs cités sont:

  • l’EDI
  • l’extranet
  • la messagerie interne
  • l’agenda partagé
  • la visioconférence
  • le tchat

• Les usages cités des données massives sont: produire des tableaux de bord, réaliser des analyses décisionnelles, alimenter des outils d’intelligence artificielle, automatiser des processus, diffuser l’information

💡 Astuce mémo

Interconnexion des sous-SI → coopération → performance globale

📊 Tableaux de synthèse

Les rôles du système d’information