Fiche de révision : Système d’information et management

📋 Plan du Cours

1. Rôle et dimensions du système d’information
2. Action collective et coordination
3. Réactivité et risques du numérique
4. Organisation et reengineering
5. Changement et évolution de l’entreprise

📖 1. Rôle et dimensions du système d’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Système d’information : Robert Reix, 1934-2006 - Ensemble organisé de ressources — logiciels, données, personnel compétent, ressources financières et matériel — qui collecte et stocke des données afin de les traiter en informations et de les échanger ou partager en interne ou en externe.

• Canal de communication : Voie ou moyen par lequel un message transmet une information d’un émetteur vers un récepteur, par exemple à l’oral, à l’écrit ou par gestes.

★ À maîtriser

• Le système d’information soutient le travail dans l’organisation en fournissant de l’information, en assistant le travail humain et en automatisant le travail.

• Le système d’information comporte trois dimensions :

  • technique, avec du matériel et des logiciels ou progiciels
  • personnelle
  • organisationnelle, avec des processus de collecte, mémorisation, traitement, diffusion et sécurisation

• 🔄 Le système d’information remplit quatre rôles successifs :

  1. collecter ou saisir l’information provenant de l’environnement interne ou externe
  2. stocker l’information de façon organisée
  3. traiter l’information stockée en transformant les données en informations
  4. diffuser l’information

Compléments

• L’utilisation de l’information doit être maîtrisée, car l’information est coûteuse.

💡 Astuce mémo

Collecter, stocker, traiter, diffuser : le parcours de l’information

📖 2. Action collective et coordination

🔑 Notions clés & Définitions

• Action collective : Activité qui satisfait à la fois des intérêts individuels et un besoin collectif et qui nécessite un groupe de personnes poursuivant et partageant un objectif commun.

★ À maîtriser

• La réalisation performante d’une action collective exige la coordination des différentes activités nécessaires à sa réalisation.

• Henry Mintzberg distingue six mécanismes de coordination :

  • l’ajustement mutuel
  • la supervision directe
  • la standardisation des procédés
  • la standardisation des résultats
  • la standardisation des normes
  • la standardisation des qualifications

Compléments

📌 L’ajustement mutuel coordonne le travail de façon informelle entre individus, tandis que la supervision directe repose sur des instructions et un contrôle exercés par un supérieur.

• La standardisation des procédés définit qui fait quoi, quand et comment, tandis que la standardisation des résultats précise les résultats attendus.

• Le système d’information facilite la transmission et la disponibilité des informations, ce qui peut rendre l’action collective plus efficace et efficiente, limiter les erreurs et faire évoluer les pratiques, notamment par la standardisation des procédés.

💡 Astuce mémo

Même objectif ≠ objectif commun

📖 3. Réactivité et risques du numérique

★ À maîtriser

• Le système d’information est indispensable à la prise de décision stratégique, tactique et opérationnelle.

• Un système d’information performant doit gérer des flux abondants d’informations, notamment dans le contexte du big data, et faciliter la circulation des informations pertinentes entre acteurs internes et externes.

• Les risques opérationnels comprennent :

  • les pannes
  • le manque de connexion
  • une mauvaise gestion

• Les risques associés au système d’information comprennent : le piratage, la transmission d’informations qui ne doivent pas être communiquées, les risques sociaux liés à l’absence de frontières entre travail et vie extérieure ou au harcèlement, la difficulté d’accepter le changement et d’acquérir de nouvelles compétences, les coûts directs et indirects

Compléments

• La multiplication des informations et de leurs sources peut complexifier la prise de décision, voire immobiliser l’action collective, même si le système d’information facilite la circulation de l’information pertinente.

• Le coût direct correspond à un système d’information qui ne fonctionne pas comme prévu, tandis que le coût indirect comprend notamment la formation du personnel, dont l’efficacité n’est pas garantie.

• Selon le rappel du cours sur le droit du travail, l’employeur peut légalement accéder aux éléments présents sur l’ordinateur professionnel, y compris les courriers, sauf lorsqu’un dossier ou un courrier est identifié comme personnel.

💡 Astuce mémo

Trop d’informations → décision complexifiée, voire action immobilisée

📖 4. Organisation et reengineering

★ À maîtriser

• Les activités peuvent être réparties entre des entités spécialisées telles que :

  • la production
  • les ventes
  • la logistique
  • les ressources humaines
  • la comptabilité

• Les entités spécialisées sont interdépendantes dans la réalisation de l’action collective et doivent être coordonnées afin de créer des synergies.

• Le déploiement d’un progiciel de gestion intégré facilite l’intégration, les liens et la communication entre les différents services ou entités de l’entreprise.

• Le reengineering, théorisé en 1993 par James Champy et Michael Hammer, identifie les processus opérationnels officiels ou non, repère les processus clés créateurs de valeur et les restructure afin d’améliorer la performance de l’entreprise.

• 🔄 La démarche de reengineering comprend six étapes :

  1. identifier les processus
  2. analyser les processus et rechercher des solutions
  3. projeter l’organisation
  4. établir un plan d’action
  5. lancer la nouvelle organisation
  6. suivre les résultats

Compléments

• Le reengineering peut conduire à externaliser des activités peu créatrices de valeur ou ne relevant pas du cœur de métier de l’entreprise.

📖 5. Changement et évolution de l’entreprise

★ À maîtriser

• Michel Crozier a montré que les résistances au changement sont normales, car les parties prenantes internes poursuivent des intérêts divergents et cherchent à maintenir leurs zones de pouvoir dans l’organisation.

• Les comportements liés à la poursuite des intérêts individuels peuvent freiner le changement et entraîner un retard, voire un échec, si celui-ci n’est pas correctement accompagné.

• Larry Greiner montre que les organisations évoluent par périodes successives de développement, alternant des phases de relative stabilité et des phases de crise.

• Le système d’information contribue à la capacité d’évolution de l’entreprise dans un environnement complexe et instable et peut constituer un avantage concurrentiel.

Compléments

• Les hommes et les structures adaptés à une entreprise d’une certaine taille ou d’un certain âge peuvent ne plus l’être lorsque l’entreprise grandit et mûrit.

• La crise puis sa résolution permettent à l’entreprise de passer d’un stade à un autre, et l’une des crises mentionnées est la saturation psychologique des salariés.

💡 Astuce mémo

Crise puis résolution → passage à un nouveau stade