Fiche de révision : Tenue de la caisse

📋 Plan du Cours

1. Rôle et obligation de la caisse
2. Étapes de l’encaissement
3. Modes de paiement et précautions
4. Décaissements et justificatifs
5. Clôture et suivi quotidien
6. Documents liés à la vente

📖 1. Rôle et obligation de la caisse

🔑 Notions clés & Définitions

• Caisse : Un outil de gestion qui permet de suivre les transactions en espèces réalisées dans l’entreprise, notamment les ventes, les recettes et les dépenses.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

📌 Le montant de la caisse ne doit jamais être négatif, car les dépenses ne doivent pas dépasser les encaissements.

📌 Les commerces de détail ouverts au public et les entreprises dont les recettes ne sont pas justifiées par des factures doivent tenir une caisse.

• La caisse permet de suivre les encaissements, d’enregistrer les dépenses, de contrôler la correspondance entre le solde réel et le registre, et de garantir que chaque mouvement d’argent est justifié et daté.

Compléments

🔄 Processus — Les recettes peuvent être enregistrées dans un agenda de caisse papier ou informatique, ou au moyen d’une caisse électronique ou d’un logiciel de gestion certifié.

• Le tiroir-caisse range les espèces, la caisse enregistreuse calcule les montants et imprime les tickets, le terminal de paiement électronique encaisse les cartes bancaires, et l’agenda, le tableur ou le logiciel de gestion enregistre les recettes et les dépenses.

💡 Astuce mémo

Encaisser, dépenser, contrôler, tracer

📖 2. Étapes de l’encaissement

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

🔄 Processus — Pour encaisser, le vendeur énonce d’abord le prix total à la cliente, encaisse selon le mode de paiement choisi, puis remet le ticket de caisse sur demande.

• Depuis le 1er août 2023, le ticket de caisse n’est plus imprimé automatiquement.

Compléments

• Le prix total doit être annoncé à la cliente avant l’encaissement, par exemple : « Cela vous fera 59 euros, Madame. »

💡 Astuce mémo

Prix, paiement, ticket

📖 3. Modes de paiement et précautions

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

📌 Pour un paiement en espèces, il faut vérifier l’authenticité des billets et des pièces, rendre la monnaie devant la cliente et éviter de laisser de grosses sommes en caisse.

📌 Pour un paiement par chèque, il faut vérifier l’identité du client, noter au dos du chèque le numéro de sa pièce d’identité, puis contrôler la date, la signature et le montant.

📌 Pour un paiement par carte bancaire, il faut vérifier la correspondance du montant entre la caisse et le terminal de paiement électronique ainsi que l’autorisation du paiement.

Compléments

📌 Pour un paiement par carte bancaire supérieur à 1 500 €, il faut faire signer la facturette commerçant.

📌 Pour un bon ou un chèque cadeau, il faut vérifier la date, l’enseigne et le montant restant, puis noter son numéro sur le ticket de caisse.

📌 Pour un bon d’achat, il faut vérifier que l’établissement accepte ce moyen de paiement et que sa période de validité n’est pas expirée.

💡 Astuce mémo

Chaque paiement a son contrôle

📖 4. Décaissements et justificatifs

🔑 Notions clés & Définitions

• Décaissement : Une sortie d’argent réalisée par l’entreprise dans le cadre de son activité et constitue l’opération inverse de l’encaissement.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

📌 Chaque dépense doit être justifiée par une facture, un ticket de caisse, une note de frais ou un reçu, puis enregistrée au jour le jour dans le registre ou le logiciel de caisse.

📌 Les décaissements doivent être conformes au budget de l’entreprise et il est interdit de faire des dépenses personnelles dans la caisse professionnelle.

• L’enregistrement régulier des décaissements permet d’avoir une vue d’ensemble de la trésorerie grâce au plan de trésorerie et de mieux la maîtriser.

Compléments

• L’achat de produits de nettoyage ou de serviettes, le paiement en espèces d’un fournisseur et la remise d’espèces à la banque sont des exemples de décaissements.

💡 Astuce mémo

Sortie justifiée, saisie immédiate

📖 5. Clôture et suivi quotidien

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

🔄 Processus — Chaque jour, la clôture de caisse consiste à saisir les recettes, saisir les dépenses, calculer le solde de fin de journée, contrôler le fond de caisse, puis signer ou valider la clôture.

📌 Le contrôle du fond de caisse consiste à vérifier que le montant réel détenu correspond au montant théorique calculé.

Compléments

📌 La personne responsable signe ou valide la clôture afin d’attester que la vérification a été réalisée.

• Les recettes quotidiennes comprennent les ventes en espèces, par chèque, par carte bancaire et par bons.

💡 Astuce mémo

Saisir, totaliser, contrôler, valider

📖 6. Documents liés à la vente

🔑 Notions clés & Définitions

• Fiche de caisse : Ou l’agenda de caisse assure le suivi quotidien des recettes et des dépenses.
• Facture : Un document comptable utilisé notamment pour les commandes ou les clients professionnels.
• Reçu de dépôt : Ou de remise en banque trace la sortie d’espèces de la caisse vers la banque.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

⚡ Le ticket de caisse justifie l’achat et peut servir lors d’un échange ou d’un remboursement, tandis que le ticket CB constitue la preuve du paiement électronique.

📊 Tableaux de synthèse

Précautions selon le mode de paiement

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. La caisse ne sert pas uniquement à ranger les espèces : elle assure aussi le suivi et la traçabilité des mouvements d’argent.
2. La remise du ticket reste possible sur demande du client.
3. Le numéro de la pièce d’identité se note au dos du chèque, et non sur un document distinct.
4. L’encaissement est une entrée d’argent, tandis que le décaissement est une sortie.
5. Le montant réel est celui compté dans la caisse, tandis que le montant théorique résulte des enregistrements.
6. Le ticket de caisse et le ticket CB ne remplissent pas exactement la même fonction.
7. Un solde négatif ne constitue pas une situation normale de caisse.