★ À maîtriser
Les missions de la SAMA comprennent l’accueil physique et téléphonique, la prise de rendez-vous et la gestion de l’agenda.
La SAMA gère les dossiers médicaux en collectant les documents nécessaires à leur création et en vérifiant leur validité, en assurant le suivi médico-administratif, le classement et l’archivage.
Compléments
Les missions de la SAMA comprennent la facturation, la planification et la transcription de comptes rendus et de lettres médicales.
Le métier de SAMA implique une station assise prolongée, un travail régulier sur écran, un rythme soutenu, des délais à respecter, des tâches multiples, des interruptions fréquentes et la gestion des personnalités des médecins.
★ À maîtriser
La SAMA doit protéger les données médicales et personnelles des patients, gérer rigoureusement leurs dossiers pour soutenir la continuité des soins et prévenir les erreurs de prise en charge.
Les points de vigilance du métier comprennent : une communication claire et précise, le respect des procédures, l’éthique professionnelle, l’écoresponsabilité, l’accueil des personnes en situation de handicap
🔄 Lors d’un appel de patient, la SAMA : se présente et salue, demande le nom, le prénom, la date de naissance et le numéro de téléphone, et fait épeler le nom, écoute et reformule la demande, met le patient en attente si nécessaire, répond et vérifie que la réponse convient, prend congé en saluant et trace l’échange
🔄 Pour un rendez-vous pris par téléphone, la SAMA : vérifie l’agenda et fixe le rendez-vous, demande au patient d’apporter la lettre du médecin traitant et les résultats d’examens, reformule le jour et l’heure, propose une confirmation, consigne le rendez-vous ou le message, notamment par SMS, courriel ou fiche
Un planning sert à organiser le temps, les disponibilités de salles d’opération ou de chambres, les tâches, les congés et les ressources humaines et matérielles, tout en favorisant la visibilité, le respect des délais, le gain de temps et la réduction du stress.
📌 Lors de la création d’un planning, l’échelle du temps doit toujours se trouver en haut.
Compléments
Un CHU est un exemple d’établissement du secteur sanitaire, un EHPAD du secteur médico-social, et un CCAS, un CHRS ou un FJT du secteur social.
Les sigles cités désignent :
Les rendez-vous peuvent être enregistrés sur : un agenda électronique comme Google Agenda, un agenda papier, une plateforme de prise de rendez-vous comme Doctolib, Maya ou Easydoc
Pour déplacer un rendez-vous, on agit sur l’agenda, on annule puis déplace le rendez-vous, on le reconfirme au patient et on informe le médecin.
Les outils de planification cités sont : le planning, l’agenda, les logiciels de planification, notamment des logiciels spécifiques comme Google Agenda
Un agenda partagé en ligne offre une visibilité de l’équipe en temps réel et une fiabilité accrue.
La préparation d’une réunion comprend le choix des invités, de l’objet, de la date et de la salle, la préparation de l’agenda partagé, l’impression des documents et de la présentation, la préparation de la feuille d’émargement et de la collation, ainsi que la vérification de la disponibilité de la salle et du matériel.
🔄 La préparation finale et le suivi d’une réunion se déroulent ainsi : la veille, confirmer les participants et leur nombre exact, la veille, vérifier la présence des documents nécessaires, le jour même, prendre des notes, rédiger un compte rendu, diffuser le compte rendu
Les trois types de graphiques cités sont :
Le graphique en histogramme permet de visualiser des valeurs par catégorie, tandis que le graphique en courbes montre des tendances dans le temps.
De l’appel à la trace : accueillir, identifier, écouter, répondre, confirmer, consigner.
★ À maîtriser
📌 L’Assurance maladie rembourse la téléconsultation sous conditions de respect du parcours de soins et d’alternance entre consultations en présentiel et à distance.
Compléments
📌 Tout patient peut bénéficier de la téléconsultation, mais lorsque le patient souffre d’une affection aiguë ou d’une maladie chronique, le médecin traitant doit juger de sa pertinence.
Le distanciel est remboursé sous conditions et doit alterner avec le présentiel.
★ À maîtriser
📌 Le classement concerne les dossiers actifs, qui doivent être à jour, accessibles, logiques, fiables et sécurisés, tandis que l’archivage concerne les dossiers inactifs après un tri préalable.
Avant l’archivage, le médecin range le dossier, l’épure et enlève les doublons ; il vérifie également que les documents sont signés, car lui seul est habilité à le faire.
En hôpital ou en clinique, un dossier de patient majeur se conserve 20 ans après la dernière consultation.
En hôpital ou en clinique, le dossier d’un patient mineur se conserve 10 ans après sa majorité, soit jusqu’à ses 28 ans.
🔄 La numérisation d’un document papier consiste à :
La protection des accès repose sur les mesures suivantes :
La sécurisation des dossiers numériques repose sur : des serveurs sécurisés, des sauvegardes automatiques quotidiennes ou hebdomadaires, un nommage des dossiers conforme à la charte de l’établissement
Compléments
L’archivage vise à :
En hôpital ou en clinique, le dossier d’un patient décédé se conserve 10 ans après le décès.
Le dossier d’un patient transfusé ou greffé se conserve 30 ans.
Le dossier de médecine du travail se conserve 40 ans.
En établissement, le délai de conservation court à compter de la date du dernier séjour ou de la dernière consultation externe du patient.
Pour un médecin qui n’exerce pas dans un établissement, la loi ne fixe pas de délai de conservation, mais les informations médicales restent conservées sous sa responsabilité et il est incité en pratique à appliquer les mêmes délais qu’en établissement public ou privé.
Numériser, télécharger, renommer : le document papier devient un fichier classé.
★ À maîtriser
Lors d’une RCP, les expertises des spécialistes permettent de valider le diagnostic et de définir les stratégies thérapeutiques.
Le dossier patient comprend :
Compléments
Les éléments administratifs comprennent :
Les éléments médicaux comprennent : les antécédents médicaux, les ordonnances, les prescriptions, les comptes rendus de consultation et d’hospitalisation, les résultats d’examens
Les éléments paramédicaux et de soins comprennent les observations et les soins.
Les consentements et documents légaux du dossier patient comprennent le consentement signé.
★ À maîtriser
Compléments
📌 Pour éviter les erreurs d’identité, il faut demander au patient d’épeler son nom.
📌 Les saisies d’identitovigilance se font en majuscules, sans accentuation, sans ponctuation, sans caractère particulier et sans abréviation.
L’INS garantit la bonne identification numérique du patient, évite la confusion entre deux patients et permet le partage de données entre professionnels de santé.
L’INS a pour forme le numéro de Sécurité sociale associé aux cinq traits stricts.
Le professionnel de santé peut vérifier l’INS du patient via un serveur dédié et le comparer avec la carte nationale d’identité du patient.
Les documents collectés lors de la pré-admission sont :
La pré-admission permet d’anticiper la vérification de l’identité du patient et de préparer les enregistrements nécessaires.
Après préparation préalable du dossier, le patient est dirigé vers le service après son passage au bureau des entrées.
Le patient apporte :
★ À maîtriser
📌 Le secret professionnel est la règle générale dans le domaine de la santé, tandis que le secret médical concerne les médecins et les soignants.
Pour consulter son dossier médical, le patient adresse une demande au professionnel de santé libéral ou au directeur de l’établissement détenteur, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel.
Le délai d’envoi est de 8 jours pour un dossier récent et de 2 mois lorsque la dernière pièce du dossier remonte à 5 ans.
La personne de confiance accompagne le patient dans ses démarches et témoigne de sa volonté s’il ne peut plus l’exprimer, sans prendre de décision à sa place.
📌 La personne de confiance peut assister aux entretiens médicaux et être consultée si le patient ne peut s’exprimer, tandis que la personne à prévenir est informée de la présence du patient et ne reçoit pas d’informations médicales.
Compléments
Les correspondances médicales citées sont :
La demande comprend :
La consultation du dossier médical peut se faire sur place.
Les copies du dossier sont remises sur le même support que celui utilisé par le professionnel, l’établissement ou l’hébergeur, et peuvent être établies sur papier si le demandeur le souhaite et si les possibilités techniques le permettent.
Pour accéder au dossier médical d’une personne décédée, le demandeur doit prouver sa filiation comme ascendant ou descendant et justifier sa demande par la recherche de la cause du décès ou d’une maladie génétique.
La désignation de la personne de confiance est faite par écrit et peut être révoquée à tout moment ; en cas d’hospitalisation, elle peut être désignée au moyen du formulaire proposé lors de l’admission, valable pour la durée du séjour.
La personne de confiance est l’interlocuteur privilégié de l’équipe médicale, notamment dans les phases avancées ou terminales d’une pathologie, et son avis est pris en compte sur tout autre avis non médical.
★ À maîtriser
📌 Les directives anticipées s’appliquent lorsque le patient ne peut plus exprimer sa volonté, sont révisables et révocables à tout moment et sont valables sans limite de durée.
Compléments
Depuis la loi Claeys-Leonetti de 2016, les directives anticipées s’imposent au médecin.
Les directives anticipées peuvent être conservées :
📌 Les directives anticipées expriment les volontés du patient sur les traitements, tandis que la personne de confiance est désignée pour témoigner de ces volontés et accompagner le patient dans ses décisions.
★ À maîtriser
Le RGPD renforce les droits suivants :
Le RGPD impose aux responsables de traitement d’assurer la sécurité des systèmes d’information et des communications et de former le personnel aux bonnes pratiques et aux risques liés aux données de santé.
📌 Le traitement des données de santé nécessite le consentement explicite du patient, sauf exceptions prévues par la loi.
Compléments
La protection renforcée des données de santé repose sur :
La CNIL définit des règles et des guides pour aider les établissements à gérer la durée de conservation des données, l’information des patients et la sécurité des systèmes informatiques.
La CNIL encourage : la sécurisation des données, la limitation des accès selon le rôle professionnel, le cloisonnement des informations sensibles, la journalisation des consultations pour détecter les accès non autorisés, des formations régulières du personnel
Les droits permettent respectivement : de consulter son dossier médical, de corriger des informations inexactes, de demander la suppression de certaines données, de restreindre l’usage des données, d’obtenir une copie des données dans un format exploitable
📌 Les responsables de traitement doivent mettre en place des audits réguliers et des plans de continuité d’activité pour protéger les données même en cas d’incident.
★ À maîtriser
📌 L’Assurance maladie est une branche de la Sécurité sociale.
La Sécurité sociale est obligatoire parce que la solidarité repose sur des cotisations selon les revenus et une prise en charge selon les besoins; les risques sont mutualisés afin que les soins soient garantis à tous et que le système soit financé durablement.
La Sécurité sociale est financée par les cotisations sociales des salariés et des employeurs ainsi que par les impôts et taxes affectés, principalement la CSG et la TVA.
La Sécurité sociale comporte six branches : maladie-maternité, accidents du travail-maladies professionnelles, famille, retraite, autonomie et recouvrement.
Les régimes et leurs affiliés cités sont :
La carte Vitale identifie l’assuré auprès de l’Assurance maladie et permet la télétransmission des soins pour un remboursement rapide, facilite le tiers payant et évite souvent l’envoi d’une feuille de soins.
L’AME prend en charge à 100 % les soins médicaux et hospitaliers dans la limite des tarifs de la Sécurité sociale, est renouvelable chaque année et impose aux professionnels de santé d’accueillir ses bénéficiaires.
Compléments
La Sécurité sociale a été créée en 1945 sous le gouvernement de Charles de Gaulle.
La solidarité s’exerce entre :
Les trois principes sont :
📌 Toute personne résidant en France depuis plus de trois mois a droit à la Sécurité sociale.
★ À maîtriser
📌 Une consultation hors du parcours de soins entraîne généralement un remboursement moins favorable, sauf notamment si le patient a moins de 16 ans, est loin de chez lui ou consulte en urgence.
📌 Les médecins de secteur 1 appliquent le tarif de la Sécurité sociale, les médecins conventionnés de secteur 2 ont des honoraires libres et peuvent pratiquer des dépassements avec tact et mesure, tandis que les médecins non conventionnés de secteur 3 donnent lieu à un faible remboursement de la Sécurité sociale et à un éventuel remboursement par la mutuelle selon le contrat.
Compléments
📌 La déclaration d’un médecin traitant est obligatoire à partir de 16 ans; un mineur peut le choisir avec l’accord de l’un de ses parents ou du titulaire de l’autorité parentale.
Le parcours de soins coordonnés prévoit un seul médecin traitant, sans interdire au patient de consulter plusieurs médecins.
Les spécialistes cités sont :
Les cinq types d’ordonnances cités sont :
★ À maîtriser
📌 Le tiers payant total évite le règlement des frais au professionnel, mais la participation forfaitaire et les franchises médicales restent à la charge du patient; le tiers payant partiel laisse au patient la part non prise en charge par l’Assurance Maladie, notamment les dépassements d’honoraires.
📌 La transmission électronique d’une feuille de soins est possible si le patient a une carte Vitale et si le professionnel de santé dispose de l’équipement permettant de la lire.
Le ticket modérateur s’applique aux frais de santé remboursables et peut être exonéré lors d’une prise en charge à 100 % pour une ALD avec exonération, pour les femmes enceintes et pour les frais liés à l’IVG.
Pour une consultation de médecin généraliste au tarif conventionnel de 30 €, l’Assurance Maladie rembourse 70 %, soit 21 €, et le ticket modérateur est de 9 €.
La franchise médicale s’applique aux boîtes de médicaments à hauteur de 1 € par boîte, aux actes paramédicaux à hauteur de 1 € par acte dans la limite de 4 € par jour et aux transports sanitaires à hauteur de 4 € par transport dans la limite de 8 € par jour.
La participation forfaitaire est une retenue sur le remboursement de l’Assurance Maladie de 2 € par consultation ou acte médical, y compris les actes de radiologie, d’imagerie et de biologie médicale, avec un montant de 32 € pour les actes onéreux.
Compléments
Le tiers payant automatique concerne les bénéficiaires de la C2S ou de l’AME, les soins liés aux accidents du travail ou maladies professionnelles, aux ALD, aux actes de terrorisme, à la maternité, les actes de prévention concernés et les consultations de contraception avant 26 ans ; il ne s’applique pas automatiquement à toutes les consultations de généralistes et spécialistes.
La télétransmission permet l’échange d’informations entre l’Assurance Maladie et des intervenants extérieurs, notamment les mutuelles et les pharmaciens.
Le matériel et les cartes nécessaires sont : un ordinateur avec le logiciel Sésame Vitale, un lecteur de carte Vitale, une connexion, une carte professionnelle de santé CPS ou une carte professionnelle d’établissement CPE, la carte Vitale du patient
Une majoration peut s’appliquer lorsque le patient consulte un professionnel de santé hors du parcours de soins.
La franchise médicale est automatiquement déduite des remboursements, plafonnée à 70 € et, dans la plupart des cas, n’est pas remboursable par les complémentaires santé.
Les franchises médicales sont exonérées pour : les mineurs, les femmes enceintes, les bénéficiaires de la C2S, les bénéficiaires de l’AME, les mineures recevant une contraception d’urgence sans accord parental, les soins liés à un acte de terrorisme
Le ticket modérateur complète la part non remboursée ; franchises et participations sont des retenues distinctes.
★ À maîtriser
Compléments
Le forfait hospitalier peut être pris en charge en partie ou en totalité par une complémentaire santé si le contrat le prévoit.
Le forfait hospitalier est exonéré notamment lors d’une hospitalisation pendant les quatre derniers mois de grossesse, pour l’accouchement ou dans les douze jours après celui-ci, pour l’hospitalisation d’un nouveau-né dans les trente jours suivant sa naissance, ainsi qu’en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, de C2S ou d’AME.
Le montant du Forfait Patient Urgence est fixé à 23 €.
Le Forfait Patient Urgence est exonéré notamment pour les bénéficiaires de l’AME, les enfants et les accidents du travail.
Le forfait hospitalier accompagne l’hébergement ; le FPU concerne un passage aux urgences sans hospitalisation.
★ À maîtriser
📌 La prescription médicale de transport, formulaire Cerfa n° 11574*06, est une ordonnance délivrée exclusivement par un médecin pour une entrée ou une sortie d’hospitalisation, ou dans le cadre d’une ALD.
Compléments
📌 Le numéro FINESS est obligatoire pour tout établissement qui facture des actes à l’Assurance Maladie et contribue à la gestion, à la régulation et à la planification des établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux.
📌 Un transport prescrit dans le cadre d’une ALD est pris en charge à 100 % par l’Assurance Maladie si le transport est en rapport avec l’ALD ; une ALD non exonérante ouvre droit à une prise en charge par l’Assurance Maladie complétée par la mutuelle.
Le DPTAM est un dispositif par lequel certains médecins s’engagent à limiter leurs dépassements d’honoraires selon les conditions de la convention signée avec l’Assurance Maladie.
Le Dossier médical partagé est alimenté par l’Assurance Maladie, les professionnels de santé et le patient lui-même.
★ À maîtriser
Compléments
Les données PMSI d’un séjour comprennent notamment :
Dans la CCAM, chaque geste médical possède un code unique composé de 4 lettres et de 3 chiffres.
Codage de l’activité → calcul du financement par la T2A.
Régimes de Sécurité sociale
| Régime | Personnes concernées |
|---|---|
| Régime général | Salariés du secteur privé et indépendants |
| Régime agricole | Exploitants et salariés agricoles |
| Régimes spéciaux | Fonctionnaires, SNCF, EDF-GDF, employés et clercs de notaire |
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1. Lors de la création d’un dossier médical, quelle démarche relève de la mission de la SAMA ?
2. Quelle situation décrit une contrainte caractéristique du métier de SAMA ?
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Quelles tâches d’accueil et d’organisation assurent les missions de la SAMA ?
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Quelles données la SAMA doit-elle protéger dans son activité professionnelle ?
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Quels points de vigilance font partie du métier de SAMA ?
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