Fiche de révision : Classement et archivage des documents

📋 Plan du Cours

1. Accès et classement documentaire
2. Archivage et obligations légales
3. Qualités et politique d’archivage
4. Étapes de la GED
5. Workflow et intérêts de la GED

📖 1. Accès et classement documentaire

🔑 Notions clés & Définitions

• Information : Peut être stockée dans le système d’information soit dans des bases de données, soit dans des fichiers.
• Fonds documentaire : Ensemble des documents utilisés par une PME, qu’ils soient créés par elle-même ou provenant de tiers, et enregistrés au format papier ou numérique.
• Plan de classement : Précise l’organisation des documents du fonds documentaire, notamment la hiérarchie des dossiers et sous-dossiers ainsi que le classement retenu dans chacun d’eux.

★ À maîtriser

• 🔄 La mise en place d’un plan de classement suit trois étapes:
  1. Créer les dossiers et y regrouper les documents
  2. Classer les documents au sein de chaque dossier
  3. Renommer les documents au sein de chaque dossier

Compléments

• Le classement des documents peut être:
  • Alphabétique
  • Thématique selon le contenu
  • Numérique à partir d’un numéro
  • Chronologique

💡 Astuce mémo

Créer les dossiers, classer, puis renommer

📖 2. Archivage et obligations légales

🔑 Notions clés & Définitions

• Archivage : Ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver des documents à moyen ou long terme afin de permettre leur consultation ultérieure.

★ À maîtriser

• Les durées légales de conservation sont les suivantes:
  • Sans limitation : statuts et documents relatifs au fonctionnement de la société
  • 30 ans : documents relatifs à l’acquisition de l’actif professionnel, titres de propriété de brevet ou de licence
  • 10 ans : documents comptables et justificatifs, contrats
  • 3 à 5 ans : documents sociaux
  • 5 ans : livre de paie, registre du personnel, doubles des feuilles de paie
  • 3 ans : déclarations fiscales, plus l’année en cours

Compléments

• L’archivage allège le fonds documentaire des documents qui ne jouent plus un rôle actif dans les processus de la PME et permet aux fonctions de recherche de s’exécuter sans dégradation de performance.

• La conservation du fonds documentaire préserve le patrimoine informationnel de la PME et peut sauvegarder ses droits grâce à la production de preuves en cas de litige devant les tribunaux.

📖 3. Qualités et politique d’archivage

★ À maîtriser

• Un document archivé doit être:

  • Intègre : strictement identique à l’original
  • Pérenne : lisible tout au long de la vie de la PME
  • Sécurisé : protégé contre les accès en lecture et en écriture par des utilisateurs non autorisés

• Les archives doivent être régulièrement épurées lorsque le délai légal de conservation est atteint et qu’aucune utilisation ultérieure n’est possible, par effacement des documents électroniques et destruction des documents papier.

Compléments

• Une PME peut archiver ses documents en interne ou faire appel à des tiers archiveurs, qui sont des ESN spécialisées dans la gestion et l’archivage électronique de documents.

💡 Astuce mémo

IPS : intègre, pérenne, sécurisé

📖 4. Étapes de la GED

🔑 Notions clés & Définitions

• Gestion électronique de documents : Recouvre l’ensemble des moyens informatiques permettant à une PME de gérer ses documents afin d’en faciliter la recherche, la consultation, la circulation et le stockage.
• Indexation : Consiste à décrire les documents au moyen de métadonnées, comme le nom de l’auteur et la date de création, ainsi que de mots-clés pour permettre leur recherche ou leur classement ultérieur.
• Habilitations : Droits d’accès des utilisateurs aux documents, notamment la création, la lecture, la modification et la suppression, qui peuvent être attribués à des groupes sur un dossier ou un fichier.

📝 Points essentiels

• 🔄 Les quatre étapes de la GED sont:
  1. Création
  2. Stockage
  3. Gestion
  4. Diffusion

💡 Astuce mémo

Créer, stocker, gérer, diffuser

📖 5. Workflow et intérêts de la GED

🔑 Notions clés & Définitions

• Workflow : Ou flux de travail, automatise selon l’enchaînement des activités des processus de la PME la transmission des documents aux acteurs concernés, ce qui fluidifie la circulation des informations et en permet la traçabilité.

★ À maîtriser

• La GED permet de mettre rapidement n’importe quel document à disposition de la PME et procure des gains directs de place, de temps, de recherche facilitée et de faibles coûts d’exploitation.

Compléments

• Les gains indirects de la GED comprennent l’augmentation de la productivité grâce à l’optimisation de la circulation des documents par le workflow, la diminution du temps consacré au traitement des processus, ainsi que le partage, la mutualisation et la valorisation des informations.

💡 Astuce mémo

Automatisation du flux → circulation fluidifiée et traçabilité

📊 Tableaux de synthèse

Classement et archivage