Classement et archivage des documents

Extrait de la fiche de révision

Plan du Cours

  1. Accès et classement documentaire
  2. Archivage et obligations légales
  3. Qualités et politique d’archivage
  4. Étapes de la GED
  5. Workflow et intérêts de la GED

1. Accès et classement documentaire

Notions clés & Définitions

  • Information : Peut être stockée dans le système d’information soit dans des bases de données, soit dans des fichiers.
  • Fonds documentaire : Ensemble des documents utilisés par une PME, qu’ils soient créés par elle-même ou provenant de tiers, et enregistrés au format papier ou numérique.
  • Plan de classement : Précise l’organisation des documents du fonds documentaire, notamment la hiérarchie des dossiers et sous-dossiers ainsi que le classement retenu dans chacun d’eux.

★ À maîtriser

  • 🔄 La mise en place d’un plan de classement suit trois étapes:
    1. Créer les dossiers et y regrouper les documents
    2. Classer les documents au sein de chaque dossier
    3. Renommer les documents au sein de chaque dossier

Compléments

  • Le classement des documents peut être:
    • Alphabétique
    • Thématique selon le contenu
    • Numérique à partir d’un numéro
    • Chronologique

Astuce mémo

Créer les dossiers, classer, puis renommer

2. Archivage et obligations légales

Notions clés & Définitions

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Aperçu du QCM

1. Dans quelles formes principales une information peut-elle être stockée dans un système d’information ?

2. Quelle définition correspond au fonds documentaire d’une PME ?

3. Quel est le rôle principal d’un plan de classement ?

Faire le QCM (14 questions) →

Aperçu des flashcards

Où peut-on stocker une information dans un système d'information ?

Dans des bases de données ou dans des fichiers.

Qu'est-ce que le fonds documentaire d'une PME ?

L'ensemble des documents utilisés par une PME, créés par elle ou venant de tiers.

Quels formats peuvent avoir les documents du fonds documentaire ?

Ils peuvent être au format papier ou numérique.

Que précise un plan de classement ?

L'organisation des documents du fonds documentaire.

Quels éléments organise un plan de classement ?

La hiérarchie des dossiers et sous-dossiers et le classement dans chacun.

Quelles sont les trois étapes de la mise en place d'un plan de classement ?

Créer les dossiers et regrouper les documents, classer les documents, renommer les documents.

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Questions fréquentes

Que contient la fiche de révision sur Classement et archivage des documents ?

La fiche de révision couvre les notions essentielles de Classement et archivage des documents. Elle est structurée par thématiques pour faciliter l'apprentissage et la mémorisation, avec des définitions clés, des explications et des synthèses.

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Combien de questions contient le QCM sur Classement et archivage des documents ?

Le QCM contient 14 questions à choix multiples avec corrections détaillées et explications pour chaque réponse. Idéal pour tester tes connaissances et identifier tes lacunes.

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Comment réviser Classement et archivage des documents avec les flashcards ?

Revizly propose 27 flashcards interactives sur Classement et archivage des documents. Chaque carte présente une question au recto et la réponse au verso, permettant une révision active et efficace basée sur la répétition espacée.

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