Où peut-on stocker une information dans un système d'information ?
Dans des bases de données ou dans des fichiers.
Qu'est-ce que le fonds documentaire d'une PME ?
L'ensemble des documents utilisés par une PME, créés par elle ou venant de tiers.
Quels formats peuvent avoir les documents du fonds documentaire ?
Ils peuvent être au format papier ou numérique.
Que précise un plan de classement ?
L'organisation des documents du fonds documentaire.
Quels éléments organise un plan de classement ?
La hiérarchie des dossiers et sous-dossiers et le classement dans chacun.
Quelles sont les trois étapes de la mise en place d'un plan de classement ?
Créer les dossiers et regrouper les documents, classer les documents, renommer les documents.
Qu'est-ce que l'archivage en gestion documentaire ?
L'ensemble des actions, outils et méthodes pour conserver des documents à moyen ou long terme.
Quelle durée légale de conservation s'applique aux statuts et documents de fonctionnement ?
Sans limitation.
Quelle durée légale de conservation concerne les documents comptables et leurs justificatifs ?
10 ans.
Quelles qualités un document archivé doit-il posséder ?
Il doit être intègre, pérenne et sécurisé.
Quand et comment les archives doivent-elles être épurées ?
Lors du délai légal atteint, par effacement électronique et destruction papier.
Qu'est-ce que la gestion électronique de documents (GED) ?
Un ensemble de moyens informatiques pour gérer les documents d'une PME.
Quelles sont les quatre étapes de la gestion électronique de documents ?
La création, le stockage, la gestion et la diffusion.
En quoi consiste l'indexation dans la GED ?
Décrire les documents avec des métadonnées et mots-clés.
Quels exemples de métadonnées sont utilisés en indexation ?
Le nom de l'auteur et la date de création.
Que sont les habilitations dans la gestion électronique de documents ?
Les droits d'accès des utilisateurs aux documents.
Quels droits d'accès comprennent les habilitations ?
La création, la lecture, la modification et la suppression.
À qui peuvent être attribués les habilitations ?
À des groupes sur un dossier ou un fichier.
Qu'est-ce que le workflow dans une PME ?
Un processus automatisé qui transmet les documents selon l'enchaînement des activités.
Quels gains directs la GED procure-t-elle à la PME ?
Des gains de place, de temps, de recherche facilitée et de faibles coûts d'exploitation.
Quels types de classement des documents existent ?
Alphabétique, thématique, numérique ou chronologique.
Comment l'archivage affecte-t-il les performances des fonctions de recherche ?
Il permet leur exécution sans dégradation de performance.
Quel rôle joue la conservation du fonds documentaire en cas de litige ?
Elle peut sauvegarder les droits par la production de preuves devant les tribunaux.
Comment une PME peut-elle gérer l’archivage de ses documents ?
En interne ou via des tiers archiveurs spécialisés.
Quels sont les gains indirects de la GED liés au workflow ?
L'augmentation de la productivité grâce à l'optimisation de la circulation des documents.
Comment la GED diminue-t-elle le temps consacré aux processus ?
En optimisant la circulation des documents via le workflow.
Quels avantages la GED offre-t-elle concernant les informations ?
Le partage, la mutualisation et la valorisation des informations.
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1. Dans quelles formes principales une information peut-elle être stockée dans un système d’information ?
2. Quelle définition correspond au fonds documentaire d’une PME ?
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