QCM : Classement et archivage des documents (14 questions)

Explication

Une information peut être enregistrée dans une base de données ou dans un fichier. Les autres réponses décrivent des supports ou des outils documentaires, mais pas les deux formes générales indiquées.

Explication

Le fonds documentaire rassemble les documents utilisés par la PME, qu’ils soient produits en interne ou reçus de tiers, sur support papier ou numérique. Le dispositif global de gestion de l’information correspond plutôt au système d’information.

Explication

Le plan de classement décrit la hiérarchie des dossiers et sous-dossiers ainsi que la manière de classer les documents. Le renommage sert plutôt à identifier les documents à l’intérieur de cette organisation.

Explication

La démarche commence par la création des dossiers et le regroupement des documents, se poursuit par leur classement, puis s’achève par leur renommage. Les autres séquences déplacent ou ajoutent des opérations qui ne correspondent pas aux trois étapes prévues.

Explication

L’archivage regroupe les actions, outils et méthodes permettant une conservation à moyen ou long terme et une consultation ultérieure. L’organisation des documents utilisés dans le fonds documentaire relève plutôt du classement.

Explication

Les documents comptables, leurs justificatifs et les contrats doivent être conservés pendant dix ans. Les durées de trois à cinq ans concernent certains documents sociaux, tandis que cinq ans s’appliquent notamment au livre de paie et au registre du personnel.

Explication

Un document archivé doit préserver son intégrité, rester lisible pendant la durée nécessaire et être sécurisé contre les accès en lecture ou en écriture non autorisés. La possibilité de le modifier ou son ouverture à tous les salariés contredirait ces exigences.

Explication

L’épuration consiste à effacer les documents électroniques et à détruire les documents papier lorsque leur conservation n’est plus nécessaire. Le renommage, le transfert ou la numérisation ne suppriment pas les archives arrivées en fin de conservation.

Explication

La GED regroupe les moyens informatiques qui facilitent la recherche, la consultation, la circulation et le stockage des documents d’une PME. La conservation à moyen ou long terme correspond davantage à la finalité première de l’archivage.

Explication

Les quatre étapes sont la création, le stockage, la gestion et la diffusion, dans cet ordre général. La diffusion intervient après la gestion, et non avant le traitement des documents.

Explication

L’indexation décrit les documents grâce à des métadonnées et à des mots-clés afin de faciliter leur recherche ou leur classement ultérieur. Les habilitations, elles, déterminent les droits d’accès et ne décrivent pas le contenu des fichiers.

Explication

Les habilitations sont les droits d’accès des utilisateurs, tels que la création, la lecture, la modification ou la suppression, applicables à un dossier ou à un fichier. Les informations comme l’auteur et la date relèvent plutôt des métadonnées d’indexation.

Explication

Le workflow automatise la transmission des documents en fonction des activités d’un processus, ce qui fluidifie la circulation de l’information et en permet la traçabilité. Un espace collaboratif sert surtout à partager des documents, sans constituer nécessairement un circuit automatisé.

Explication

Les bénéfices directs comprennent la mise à disposition rapide des documents, les gains de place et de temps, la recherche facilitée ainsi que de faibles coûts d’exploitation. L’augmentation de la productivité et l’optimisation des processus correspondent plutôt aux gains indirects.