Fiche de révision : Excel pour la gestion comptable

📋 Plan du Cours

1. Interface et navigation Excel
2. Saisie et formules élémentaires
3. Fonctions statistiques essentielles
4. Mise en forme des données
5. Sauvegarde et formats de fichiers
6. Recherches et références
7. Calculs financiers et conditionnels
8. Tableaux croisés dynamiques
9. Macros et enregistrement automatique
10. Programmation VBA sécurisée

📖 1. Interface et navigation Excel

🔑 Notions clés & Définitions

• Excel : Un logiciel tableur développé par Microsoft et intégré au pack Office.
• Cellule : Identifiée par la combinaison de la lettre de sa colonne et du numéro de sa ligne, comme A1 ou B12.

📝 Points essentiels

• Pour ajuster une colonne ou une ligne, il faut placer le curseur entre deux en-têtes, attendre l’apparition de la flèche à double sens, cliquer-glisser jusqu’à la taille souhaitée, puis relâcher le bouton.

• Le pack Office comprend notamment Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Access et Outlook.

• La barre d’accès rapide contient notamment les boutons Enregistrer, Impression rapide et Aperçu avant impression, et elle peut être personnalisée.

📖 2. Saisie et formules élémentaires

★ À maîtriser

• Pour saisir une donnée, il faut soit double-cliquer sur une cellule et taper le contenu, soit sélectionner la cellule puis utiliser la barre de formule, avant d’appuyer sur Entrer.

• Toute formule Excel commence obligatoirement par le signe égal.

• Les raccourcis sont CTRL+C pour copier, CTRL+X pour couper, CTRL+V pour coller et CTRL+Z pour annuler.

📐 Formule — Les opérateurs élémentaires sont + pour l’addition, - pour la soustraction, * pour la multiplication et / pour la division, par exemple $=B2+B3+B4$ ou $=B6/B10$.

Compléments

• Dans une formule, le point-virgule sépare les arguments et les deux-points désignent une plage de données.

📖 3. Fonctions statistiques essentielles

🔑 Notions clés & Définitions

• SOMME : La fonction SOMME calcule le total d’une plage ou d’une liste de cellules.
• MOYENNE : La fonction MOYENNE calcule la moyenne d’un ensemble de données chiffrées.
• NB : La fonction NB dénombre uniquement les cellules contenant des nombres dans une plage de données.
• NB.SI : La fonction NB.SI compte les cellules d’une plage qui répondent à un critère particulier, par exemple $=NB.SI(A1:A10;"TP001")$.

📝 Points essentiels

📌 MIN renvoie la valeur minimale d’un ensemble de données, tandis que MAX renvoie sa valeur maximale.

📖 4. Mise en forme des données

🔑 Notions clés & Définitions

• Mise en forme conditionnelle : Ajoute des couleurs, symboles ou tendances à des données selon des critères définis.

★ À maîtriser

• Pour modifier le format numérique, il faut sélectionner les cellules, ouvrir le menu Nombre ou Numérique, choisir un format comme Standard, Nombre ou Monétaire, puis valider.

Compléments

• La mise en forme conditionnelle peut mettre en relief des seuils de dettes, de créances, d’achats ou de ventes dépassés.

• Les formats conditionnels proposés comprennent les barres de données, les nuances de couleurs et les jeux d’icônes.

📖 5. Sauvegarde et formats de fichiers

★ À maîtriser

• L’enregistrement automatique s’active par Fichier, Options, Enregistrement, puis en cochant l’option de récupération automatique et en indiquant un intervalle en minutes.

📌 Pour sauvegarder manuellement un classeur, il faut utiliser Enregistrer, Enregistrer sous ou le raccourci CTRL+S.

• Le format .xlsx est le format Excel par défaut, .txt sépare les données par tabulations, .csv les sépare par virgules et .pdf conserve la mise en forme pour faciliter l’impression et limiter les modifications.

Compléments

• Pour choisir un format d’exportation, il faut sélectionner Fichier, Enregistrer sous, choisir l’emplacement, sélectionner le type, nommer le fichier, puis enregistrer.

📖 6. Recherches et références

🔑 Notions clés & Définitions

• RECHERCHEV : Recherche une valeur dans la première colonne d’un tableau et renvoie une donnée située dans une colonne à droite, avec une correspondance exacte ou proche.
• RECHERCHEH : Recherche une donnée dans une ligne d’un tableau et renvoie une valeur selon le rang d’une ligne déterminé depuis le haut.
• RECHERCHEX : Peut afficher une valeur lorsqu’aucun résultat n’est trouvé et reste indépendante du numéro de colonne lors de l’ajout ou de la suppression de colonnes.

★ À maîtriser

• INDEX récupère une donnée à partir d’un numéro de ligne et de colonne, tandis qu’EQUIV identifie la position d’un critère dans une plage.

Compléments

• La formule $=RECHERCHEV("TP001";A1:B4;2)$ renvoie 450 pour le prix unitaire HT du produit TP001 dans l’exemple du cours.

📖 7. Calculs financiers et conditionnels

🔑 Notions clés & Définitions

• VAN : La fonction VAN calcule la valeur actuelle nette d’un projet à partir du taux d’actualisation, des flux de trésorerie et de l’investissement initial, et une VAN supérieure à 0 indique un projet rentable.
• TRI : La fonction TRI calcule le taux de rentabilité interne d’un projet d’investissement à partir de l’ensemble de ses mouvements de trésorerie.
• VPM : La fonction VPM calcule le paiement d’un emprunt en fonction du taux, de sa durée et de la valeur empruntée, puis ce paiement peut être divisé par 12 pour obtenir une mensualité.
• SI : La fonction SI teste une condition et renvoie une valeur si elle est vraie ou une autre valeur si elle est fausse, selon la structure $=SI(test;valeur\ si\ vraie;valeur\ si\ faux)$.
• SOMME.SI.ENS : Additionne une plage selon un ou plusieurs critères.
• SOMMEPROD : Multiplie les cellules de deux plages ligne par ligne puis additionne les produits obtenus, par exemple pour multiplier un montant HT par un taux de TVA.

📖 8. Tableaux croisés dynamiques

🔑 Notions clés & Définitions

• Tableau croisé dynamique : Traite automatiquement une base de données pour créer des tableaux de bord ou des reportings sans formules ni VBA.

★ À maîtriser

• Pour créer un TCD, il faut sélectionner le tableau, choisir Insertion puis Tableau croisé dynamique, sélectionner une feuille nouvelle ou existante, puis répartir les champs dans Filtres, Lignes, Colonnes et Valeurs.

📌 La source d’un TCD doit être un tableau organisé en colonnes, avec un en-tête pour chaque colonne et sans ligne vide.

Compléments

• Pour synthétiser les ventes HT par produit et par période, il faut placer la période de vente en colonnes, la référence produit en lignes et le montant HT dans Valeurs avec l’opération Somme.

📖 9. Macros et enregistrement automatique

🔑 Notions clés & Définitions

• Macro : Un ensemble d’actions automatisées dans Excel afin d’exécuter automatiquement des opérations répétitives.

★ À maîtriser

• Pour enregistrer une macro simple, il faut ouvrir Affichage, choisir Enregistrer la macro, la nommer, effectuer les opérations à automatiser, puis cliquer sur Arrêter l’enregistrement.

• Les macros peuvent automatiser les tâches redondantes, réduire les erreurs de saisie manuelle, accroître la productivité et standardiser les processus.

Compléments

• Pour un comptable, les macros peuvent servir aux états financiers, aux reportings mensuels, aux cadrages et à l’importation ou l’intégration de données comptables et financières.

📖 10. Programmation VBA sécurisée

🔑 Notions clés & Définitions

• VBA : Un langage de programmation utilisé dans Excel pour créer des macros et réaliser des actions complexes.

★ À maîtriser

📌 Une macro doit être testée dans une copie du fichier principal ou dans un onglet séparé afin de limiter les risques de modification du fichier original.

Compléments

• Il est conseillé de sauvegarder régulièrement et de sécuriser les accès lors de l’utilisation de VBA pour éviter les modifications indésirables.

• La macro VBA du cours vérifie que la feuille active contient plus d’une ligne utilisée, met la première ligne en gras et en bleu clair, ajuste les colonnes A à D, formate C en monétaire et D en pourcentage, puis affiche un message.

📊 Tableaux de synthèse

Fonctions de recherche Excel