Fiche de révision : Gestion administrative du personnel

📋 Plan du Cours

1. Formalités liées à l’embauche
2. Définition et validité du contrat
3. Forme et contenu du contrat
4. Période d’essai en CDI
5. Contrat de travail à temps partiel
6. Formalisme et mentions du CDD
7. Recours et interdictions du CDD
8. Durée et période d’essai du CDD
9. Déclaration préalable à l’embauche
10. Dossier individuel du salarié
11. Registre unique du personnel

📖 1. Formalités liées à l’embauche

📝 Points essentiels

• Avant l’embauche d’un salarié étranger, l’employeur vérifie son droit au travail en France ; les ressortissants de l’UE, de l’EEE et de la Suisse peuvent en principe travailler sans autorisation, tandis que ceux des pays tiers doivent détenir un titre autorisant le travail ou obtenir une autorisation demandée par l’employeur.

• Lors de l’embauche, l’employeur vérifie l’âge du salarié, effectue la DPAE, inscrit le salarié ou le stagiaire au registre unique du personnel et établit le contrat de travail.

📖 2. Définition et validité du contrat

🔑 Notions clés & Définitions

• Contrat de travail : Engagement par lequel une personne travaille pour le compte et sous la direction d’une autre personne moyennant rémunération.

★ À maîtriser

• Le contrat de travail réunit trois éléments :
  • la prestation de travail
  • la rémunération
  • la subordination juridique, critère décisif

📌 Le contrat engage l’employeur et le salarié, mais son contenu doit respecter les règles d’ordre public protégeant notamment les droits du salarié.

📌 Le consentement des parties doit être libre et éclairé ; une erreur, un dol ou une violence déterminants dans la décision de contracter peuvent entraîner l’annulation du contrat.

Compléments

📌 La rémunération est nécessaire au contrat de travail et peut être versée en argent ou en nature, calculée au temps, aux pièces ou à la commission.

• Un mineur non émancipé peut en principe conclure un contrat de travail à partir de 16 ans avec l’autorisation de son représentant légal, tandis qu’un majeur sous tutelle doit être représenté par son tuteur.

📌 Le contrat doit préciser le travail confié et avoir un contenu licite, conforme à la loi et à l’ordre public.

📌 L’annulation d’une clause illicite n’annule généralement que cette clause, sauf si elle était essentielle à la conclusion du contrat ; une clause ambiguë est interprétée par le juge à partir de l’intention réelle des parties.

• Même si le contrat est annulé, le salarié conserve le droit d’être rémunéré pour le travail déjà effectué et de recevoir les documents liés à la fin de la relation de travail.

📖 3. Forme et contenu du contrat

★ À maîtriser

📌 Le CDI n’est en principe soumis à aucune forme particulière et peut être verbal ou résulter d’une situation de fait, tandis que les CDD et les contrats à temps partiel doivent être écrits.

• Le contrat précise notamment :
  • l’identité des parties
  • la date d’engagement
  • l’emploi et la qualification
  • la durée du travail
  • la rémunération
  • le lieu de travail
  • la convention collective applicable

Compléments

• L’employeur doit informer par écrit le salarié des éléments essentiels du contrat ou de la relation de travail dans les deux mois suivant le début du travail.

• Un contrat écrit doit être établi en deux exemplaires, datés et signés par les parties, et rédigé en français pour les contrats signés en France, qu’ils soient exécutés en France ou à l’étranger.

• Les horaires de travail peuvent être fixés par l’employeur sous réserve du respect des règles légales, réglementaires et conventionnelles relatives à la durée du travail ; l’horaire est collectif, sauf dérogations prévues notamment pour les horaires individualisés ou le temps partiel.

• Toute clause particulière doit être explicitement prévue dans le contrat de travail.

📖 4. Période d’essai en CDI

🔑 Notions clés & Définitions

• Période d’essai : Période permettant à l’employeur d’évaluer les compétences et l’adaptation du salarié au poste, et au salarié de vérifier que le poste et les conditions de travail lui conviennent.

★ À maîtriser

📌 La période d’essai n’est pas automatique et doit être expressément prévue dans le contrat de travail ou la lettre d’engagement avec sa durée.

• En CDI, la durée initiale maximale de la période d’essai est de 2 mois pour les ouvriers et employés, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens et 4 mois pour les cadres.

• Le renouvellement de la période d’essai n’est possible qu’une fois si un accord de branche étendu l’autorise, si le contrat ou la lettre d’engagement le prévoit et si le salarié l’accepte expressément avant la fin de la période initiale.

• La prolongation repousse la fin de l’essai en raison d’une suspension du contrat, tandis que le renouvellement ajoute une nouvelle période d’essai lorsque ses conditions sont réunies.

• La période d’essai commence le premier jour de travail effectif et se calcule en jours calendaires, y compris les samedis, dimanches et jours fériés.

• L’employeur qui rompt l’essai doit respecter un délai de prévenance de 24 heures si le salarié est présent depuis moins de 8 jours, 48 heures de 8 jours à moins d’un mois, 2 semaines de 1 à moins de 3 mois et 1 mois à partir de 3 mois.

Compléments

• La durée totale maximale de l’essai renouvellement compris est de 4 mois pour les ouvriers et employés, 6 mois pour les agents de maîtrise et techniciens et 8 mois pour les cadres, sous réserve de dispositions conventionnelles plus favorables au salarié.

• Dans la convention collective de la métallurgie, un cadre des groupes F à I peut avoir une période d’essai totale de 6 mois au maximum ; après 4 mois initiaux pour un salarié du groupe F, le renouvellement ne peut donc dépasser 2 mois.

• Une expérience antérieure dans l’entreprise peut réduire la période d’essai en CDI : la durée du CDD est déduite, les missions d’intérim des trois mois précédant l’embauche sont déduites et le stage de fin d’études est pris en compte, en principe dans la limite de la moitié de l’essai.

• Une prolongation liée à une absence correspond en principe à la durée réelle de l’absence, calculée en jours calendaires.

📌 Le délai de prévenance ne peut pas prolonger la période d’essai au-delà de sa date de fin, et la rupture de l’employeur ne peut être discriminatoire, abusive ou contourner une protection légale.

💡 Astuce mémo

Renouvellement = nouvel essai autorisé ; prolongation = absence qui repousse le terme.

📖 5. Contrat de travail à temps partiel

🔑 Notions clés & Définitions

• Temps partiel : Salarié dont la durée de travail est inférieure à la durée légale ou conventionnelle applicable dans l’entreprise.
• Heures complémentaires : Heures effectuées par un salarié à temps partiel au-delà de la durée prévue dans son contrat, sans atteindre un temps complet.

★ À maîtriser

• En France, la durée légale du travail à temps complet est de 35 heures par semaine, 151,67 heures par mois ou 1 607 heures par an, journée de solidarité comprise.

• Le contrat à temps partiel doit être écrit, y compris lorsqu’un salarié à temps complet passe à temps partiel, auquel cas un avenant écrit est établi.

• L’absence d’écrit ou de mentions obligatoires peut faire présumer un travail à temps complet, mais l’employeur peut prouver la durée convenue, sa répartition et le fait que le salarié connaissait suffisamment à l’avance ses périodes de travail.

• Les heures complémentaires doivent être prévues au contrat et ne peuvent en principe dépasser 10 % de la durée contractuelle, limite qu’un accord collectif peut porter jusqu’à un tiers, sans atteindre un temps complet.

Compléments

• Le contrat à temps partiel précise notamment la durée du travail, sa répartition, les conditions de modification de cette répartition, la communication des horaires et les limites des heures complémentaires.

📌 Le salarié peut refuser les heures complémentaires demandées au-delà des limites du contrat ou sans respect du délai de prévenance applicable, sans que ce refus constitue une faute ou un motif de licenciement.

📖 6. Formalisme et mentions du CDD

★ À maîtriser

📌 Le CDD doit être écrit et signé par le salarié ; à défaut d’écrit ou de signature du salarié, il est réputé conclu pour une durée indéterminée.

• Le CDD comporte notamment : le motif détaillé du recours, l’identité et la qualification du salarié remplacé, le cas échéant, la date de fin ou la durée minimale, le poste occupé, la rémunération et ses composantes, la convention collective applicable, la période d’essai éventuelle

📌 L’absence de certaines mentions obligatoires peut permettre au salarié de demander la requalification du CDD en CDI, mais cette requalification n’est pas automatique et seul le salarié peut la demander.

Compléments

• Le CDD doit être transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours ouvrables suivant son embauche, mais le seul dépassement de ce délai n’entraîne pas la requalification en CDI.

📌 Une modification importante du CDD doit être formalisée par un avenant écrit, et son renouvellement nécessite également un avenant signé par les parties.

📖 7. Recours et interdictions du CDD

★ À maîtriser

• Les principaux motifs de recours au CDD comprennent : le remplacement d’un salarié, l’accroissement temporaire d’activité, l’emploi saisonnier, les emplois d’usage admis dans certaines branches

📌 Les situations permettant de recourir au CDD sont limitées par la loi ; leur non-respect peut entraîner la requalification en CDI et des sanctions pénales.

📌 Le CDD ne peut pas pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise ni servir de période d’essai déguisée avant une embauche en CDI.

Compléments

• Les circonstances exceptionnelles comprennent : une commande exceptionnelle à l’exportation, une tâche occasionnelle précisément définie et non durable, des travaux urgents nécessités par des mesures de sécurité, des mesures d’insertion professionnelle de personnes sans emploi

• Le recours au CDD est interdit pour remplacer un salarié gréviste et pour certains travaux particulièrement dangereux faisant l’objet d’une interdiction réglementaire.

📌 Dans certains cas, le CDD ne peut servir à faire face à un accroissement temporaire d’activité sur les postes concernés dans les 6 mois suivant un licenciement économique, sous réserve d’exceptions notamment pour certains contrats de courte durée.

💡 Astuce mémo

Besoin temporaire identifié, pas emploi permanent déguisé.

📖 8. Durée et période d’essai du CDD

★ À maîtriser

📌 Le CDD est en principe conclu à terme précis ; à terme imprécis, il comporte une durée minimale et sa date exacte de fin n’est pas connue à la conclusion.

📌 Pour un CDD d’une durée initiale inférieure ou égale à 6 mois, la période d’essai prévue au contrat est calculée à raison d’un jour par semaine, dans la limite de 2 semaines.

Compléments

• La durée du CDD dépend de son motif et des dispositions collectives applicables, et son renouvellement doit être formalisé par avenant dans les conditions prévues par l’accord de branche ou, à défaut, par la loi.

• Pour un CDD sans date de fin précise, la période d’essai est calculée à partir de la durée minimale inscrite au contrat.

• Les durées maximales de période d’essai du CDD peuvent être raccourcies par des dispositions conventionnelles ou des usages.

📖 9. Déclaration préalable à l’embauche

🔑 Notions clés & Définitions

• DPAE : Déclaration obligatoire que l’employeur effectue avant l’arrivée effective d’un nouveau salarié, quelle que soit la nature ou la durée de son contrat.

★ À maîtriser

• L’employeur effectue la DPAE auprès de l’Urssaf pour la majorité des salariés et auprès de la MSA pour les salariés relevant du régime agricole.

📌 La DPAE doit être effectuée avant la prise de poste, au plus tôt 8 jours avant la date prévue d’embauche et au plus tard quelques heures avant le début du travail.

Compléments

• La DPAE comporte notamment l’identité de l’employeur et du salarié, la date et l’heure prévues de l’embauche ainsi que les principales informations relatives au contrat.

• Une seule DPAE accomplit plusieurs formalités auprès de la Sécurité sociale, de l’assurance chômage et du service de prévention et de santé au travail, et contribue à lutter contre le travail dissimulé.

📖 10. Dossier individuel du salarié

🔑 Notions clés & Définitions

• Dossier individuel du salarié : Dossier centralisant les informations et documents nécessaires à la gestion administrative du salarié, depuis son embauche jusqu’à son départ de l’entreprise.

★ À maîtriser

📌 L’employeur n’est pas soumis à une obligation générale de créer un dossier portant le nom de dossier du personnel, mais il doit établir, conserver ou pouvoir présenter de nombreux documents obligatoires concernant les salariés.

📌 Les informations conservées doivent être nécessaires à la gestion du salarié, l’accès au dossier doit être limité aux personnes qui en ont besoin et les données doivent être protégées contre les accès non autorisés.

Compléments

• Le dossier individuel peut regrouper : l’identité et la situation administrative du salarié, son contrat de travail et ses avenants, sa rémunération, ses absences et congés, ses formations et habilitations, ses entretiens professionnels, les documents relatifs à son départ

📌 Les données de santé, les opinions politiques ou religieuses, l’appartenance syndicale et les autres données personnelles sensibles bénéficient d’une protection particulière ; le service RH peut suivre un arrêt de travail sans conserver le diagnostic médical.

📌 La durée de conservation dépend de la nature de chaque document et celui-ci doit être supprimé lorsqu’il n’a plus à être conservé.

📖 11. Registre unique du personnel

🔑 Notions clés & Définitions

• Registre unique du personnel : Document obligatoire qui identifie les personnes travaillant ou accueillies dans chaque établissement de l’entreprise.

★ À maîtriser

📌 L’employeur met en place un registre unique du personnel dès l’embauche du premier salarié, le tient à jour et le présente notamment à l’inspection du travail et aux membres du CSE.

• Le registre concerne notamment : les salariés en CDI, CDD, temps complet ou partiel, les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation, les travailleurs intérimaires, les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, les travailleurs étrangers, les stagiaires, les volontaires en service civique

• Pour chaque salarié, le registre indique notamment :

  • les nom et prénoms
  • la nationalité
  • la date de naissance
  • le sexe
  • l’emploi et la qualification
  • la date d’entrée dans l’établissement
  • la date de sortie de l’établissement

📌 Les informations du registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

Compléments

• Les salariés sont inscrits dans l’ordre des embauches ; les stagiaires et les volontaires en service civique figurent dans une partie spécifique, dans leur ordre d’arrivée.

• L’absence de registre, son défaut de mise à jour ou l’omission de mentions obligatoires peut entraîner une amende pouvant atteindre 750 € par personne concernée.

📊 Tableaux de synthèse

Durées maximales de la période d’essai en CDI