Fiche de révision : Les étapes clés du recrutement et de l'intégration

📋 Plan du Cours

1. Processus de recrutement et objectifs
2. Outils de recrutement et fiches de poste
3. Définition du profil candidat et sourcing
4. Étapes de la GPEC : diagnostiquer anticiper agir
5. Besoins quantitatifs et qualitatifs en recrutement
6. Entretiens structurés et non structurés
7. Finalisation du recrutement et intégration
8. Période d’essai et période d’intégration
9. Étapes d’accueil : préparation tuteur suivi

📖 1. Processus de recrutement et objectifs

🔑 Notions clés & Définitions

• Processus de recrutement : Ensemble d’étapes visant à répondre à un besoin de compétences et/ou d’effectif par un recrutement interne ou externe.
• Besoin en recrutement : Nécessité de compétences supplémentaires, liée soit à un effectif à renforcer, soit à des compétences à acquérir.
• Recrutement interne : Mode de recrutement qui mobilise des candidats déjà présents dans l’entreprise pour satisfaire un besoin.
• Recrutement externe : Mode de recrutement qui fait appel à des candidats venant de l’extérieur de l’entreprise pour répondre au besoin.
• Intégration : Phase post-recrutement qui conditionne la mobilisation et l’expression du potentiel du salarié dans l’organisation.

📝 Points essentiels

• Tout recrutement répond à un besoin (ou à la prévision d’un besoin prochain) en compétences et/ou en effectif.
• La satisfaction des besoins dépend de la qualité du processus, qu’il soit interne ou externe.
• Les conditions d’accueil et d’intégration influencent la mobilisation et l’expression du potentiel.
• Le recrutement vise à compléter les compétences disponibles quand elles ne suffisent plus.
• L’intégration aide la recrue à s’inscrire dans les règles et la vision de l’organisation.

💡 Astuce mémo

Besoin → Processus (interne/externe) → Accueil/Intégration = potentiel libéré.

📖 2. Outils de recrutement et fiches de poste

🔑 Notions clés & Définitions

• Fiche de post : Document décrivant le poste à pourvoir pour cadrer la recherche et la sélection des candidats.
• Fiche descriptive : Type de fiche de poste qui précise la mission et les tâches associées au poste.
• Fiche de profil de candidat : Document qui liste les compétences et les qualités humaines attendues pour le poste.
• Offre d’emploi : Annonce qui présente le poste et sert de support de diffusion pour attirer des candidats.

📝 Points essentiels

• La fiche de poste sert à définir le poste avant de définir le profil candidat.
• La fiche de poste comprend une mission, des tâches à effectuer et des responsabilités.
• La fiche de profil de candidat met en avant les compétences et les qualités humaines attendues.
• L’offre d’emploi/annonce peut être diffusée en externe ou en interne.
• L’offre d’emploi/annonce s’appuie sur le poste et le profil pour guider la sélection.

💡 Astuce mémo

Fiche de poste = Mission/Tâches/Responsabilités ; Fiche profil = Compétences/Qualités humaines.

📖 3. Définition du profil candidat et sourcing

🔑 Notions clés & Définitions

• Profil du candidat : Ensemble des qualités attendues, déterminées à partir du profil du poste à pourvoir.
• Sourcing : Processus de recherche visant à identifier des profils précis correspondant à des critères de sélection pour un poste donné.
• Critères de sélection : Liste de critères utilisés pour filtrer les candidats et repérer les profils les plus adaptés au poste.
• Caractère : Dimension du profil candidat liée à des traits comme combativité, volonté, courage ou ténacité.
• Aptitudes : Dimension du profil candidat regroupant des capacités comme autonomie, souplesse ou sens du contact.

📝 Points essentiels

• Le profil du candidat est défini à partir du profil du poste.
• Le profil candidat couvre des qualités liées au caractère, aux aptitudes et aux connaissances.
• Les connaissances peuvent inclure la culture et le niveau d’études attendus.
• Le sourcing identifie des profils répondant à une liste de critères pour un poste professionnel.
• Le sourcing est un processus de recherche orienté par des critères de sélection.

💡 Astuce mémo

Profil candidat = Caractère + Aptitudes + Connaissances ; Sourcing = trouver ceux qui matchent les critères.

📖 4. Étapes de la GPEC : diagnostiquer anticiper agir

🔑 Notions clés & Définitions

• GPEC : Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences qui anticipe les évolutions pour adapter les compétences des salariés.
• Diagnostiquer : Étape de la GPEC consistant à analyser les emplois et les compétences actuelles de l’entreprise.
• Anticiper : Étape de la GPEC qui consiste à prévoir les évolutions et les besoins futurs en emplois et compétences.
• Agir : Étape de la GPEC qui met en place des actions pour réduire les écarts entre besoins futurs et compétences disponibles.
• Plan de GPEC : Plan issu de la GPEC qui organise les actions (formation, mobilité, recrutement) pour faire face aux évolutions.

📝 Points essentiels

• La GPEC permet d’anticiper des évolutions socio-économiques, technologiques ou organisationnelles.
• La GPEC vise à adapter les compétences des salariés pour faire face aux évolutions.
• Les entreprises de 300 salariés ou plus doivent engager des négociations sur ce thème au moins tous les trois ans.
• Les entreprises de moins de 300 salariés peuvent bénéficier d’un dispositif d’appui-conseil et d’une aide financière de l’État pour élaborer un plan de GPEC.
• Le plan de formation doit s’articuler avec la GPEC.

💡 Astuce mémo

GPEC = D-A-A : Diagnostiquer (actuel) → Anticiper (futur) → Agir (réduire l’écart).

📖 5. Besoins quantitatifs et qualitatifs en recrutement

🔑 Notions clés & Définitions

• Besoin quantitatif : Besoin lié à un accroissement ou à une diminution d’effectifs à compenser par des recrutements.
• Besoin qualitatif : Besoin lié à l’acquisition de compétences spécifiques non disponibles ou à l’adaptation à de nouvelles situations.
• Augmentation d’activité : Cause de besoin quantitatif lorsque l’activité génère davantage d’adhérents ou de demandes de stages.
• Rupture conventionnelle : Événement pouvant créer un besoin qualitatif en raison d’un départ nécessitant des compétences à remplacer ou adapter.
• Création d’une nouvelle activité : Situation pouvant engendrer un besoin qualitatif car de nouvelles compétences peuvent être nécessaires.

📝 Points essentiels

• Un besoin quantitatif peut venir d’une augmentation d’activité (davantage d’adhérents ou de demandes de stages).
• Un besoin quantitatif peut aussi résulter d’un départ à la retraite.
• Un besoin quantitatif peut être causé par un congé maladie ou maternité.
• Un besoin qualitatif peut être déclenché par une rupture conventionnelle.
• Un besoin qualitatif peut venir d’un licenciement pour motif personnel ou d’un besoin de compétences non disponibles en interne.

💡 Astuce mémo

Quantitatif = effectif (activité, retraite, congés) ; Qualitatif = compétences (rupture, licenciement, nouvelles compétences/activité).

📖 6. Entretiens structurés et non structurés

🔑 Notions clés & Définitions

• Entretien structuré : Entretien mené selon un déroulé préétabli, avec une standardisation des échanges et une analyse précise des réponses.
• Entretien non structuré : Entretien mené de façon spontanée, dont le déroulement varie selon le recruteur et chaque candidat.
• Standardisation : Principe d’un entretien structuré où l’interaction recruteur-candidat suit un cadre identique.
• Validité de l’entretien : Qualité de l’entretien qui dépend du niveau de structuration selon le contenu du cours.

📝 Points essentiels

• L’entretien est utilisé dans quasiment tous les recrutements.
• L’entretien peut être l’ultime étape d’un processus de sélection.
• Plusieurs personnes peuvent intervenir, notamment le recruteur et le supérieur hiérarchique du candidat.
• L’entretien structuré standardise l’interaction et permet une analyse précise des réponses.
• Le degré de structuration influence la validité de l’entretien, et l’entretien non structuré est majoritairement utilisé.

💡 Astuce mémo

Structuré = même trame + réponses analysées ; Non structuré = spontané (et validité liée à la structuration).

📖 7. Finalisation du recrutement et intégration

🔑 Notions clés & Définitions

• Finalisation du recrutement : Étape qui consiste à ne pas négliger les phases après le choix définitif du recruteur.
• Accueil de la recrue : Phase où la recrue doit pouvoir comprendre et s’insérer dans l’organisation et ses règles.
• Soutien à l’intégration : Aide nécessaire pour permettre à la recrue de s’intégrer au cadre organisationnel.
• Rapport d’étonnement : Document attendu dans les mois suivant l’arrivée, utilisé comme élément de suivi de l’intégration.

📝 Points essentiels

• Négliger les phases postérieures au choix définitif du recruteur est préjudiciable.
• L’accueil permet à la recrue de faire face à sa vision et aux règles internes de l’organisation.
• La recrue a besoin de soutien pour s’intégrer au cadre organisationnel.
• Les 6 à 9 mois suivant l’arrivée incluent un rapport d’étonnement.
• L’intégration vise à permettre une meilleure mobilisation et expression du potentiel.

💡 Astuce mémo

Après le choix : Accueil + Soutien ; 6-9 mois = Rapport d’étonnement.

📖 8. Période d’essai et période d’intégration

🔑 Notions clés & Définitions

• Période d’essai : Période juridique permettant à l’entreprise ou au salarié de poursuivre ou d’interrompre le contrat d’un commun accord, sans préjudice.
• Période d’intégration : Temps nécessaire pour que le salarié devienne suffisamment autonome dans son poste.
• Autonomie du salarié : Niveau d’indépendance attendu du salarié au terme de la période d’intégration.
• Durée variable : Caractéristique de la période d’intégration pouvant être égale, inférieure ou supérieure à la période d’essai.

📝 Points essentiels

• La période d’essai est décrite comme une borne juridique.
• Pendant la période d’essai, les deux parties peuvent poursuivre ou interrompre le contrat d’un commun accord.
• La période d’intégration correspond au temps pour atteindre une autonomie suffisante.
• La durée de la période d’intégration peut être égale à la période d’essai.
• La durée de la période d’intégration peut aussi être inférieure ou supérieure à la période d’essai.

💡 Astuce mémo

Essai = borne juridique ; Intégration = autonomie (durée pas forcément égale à l’essai).

📖 9. Étapes d’accueil : préparation tuteur suivi

🔑 Notions clés & Définitions

• Préparer l’arrivée : Ensemble des démarches réalisées avant l’entrée du salarié pour rendre son poste opérationnel.
• Tuteur : Personne désignée pour accompagner le nouveau salarié pendant l’intégration.
• Suivi de l’intégration : Action continue qui évite de relâcher l’accompagnement du nouveau salarié.
• Réunion d’équipe spécifique : Réunion organisée pour présenter officiellement le nouveau collaborateur aux équipes concernées.

📝 Points essentiels

• Avant l’arrivée, il faut préparer le poste et fournir le matériel et les accès nécessaires (bureau, ordinateur, codes, badges).
• Il faut effectuer les démarches auprès des services concernés pour que le salarié puisse tenir son poste.
• Il faut informer les équipes avec lesquelles le nouveau collaborateur travaillera sur les missions confiées.
• Une réunion d’équipe spécifique est organisée pour présenter officiellement le nouveau collaborateur.
• L’intégration nécessite de désigner un tuteur et de ne pas relâcher le suivi.

💡 Astuce mémo

Avant : matériel + accès + infos équipes ; Pendant : tuteur + suivi constant.

📊 Tableaux de synthèse

Entretien structuré vs non structuré

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre besoin quantitatif et besoin qualitatif : le premier vise l’effectif, le second vise des compétences.
2. Croire que le profil candidat se déduit d’autre chose que du profil du poste.
3. Penser que l’intégration s’arrête au choix du recruteur : le cours insiste sur les phases postérieures.
4. Mélanger période d’essai et période d’intégration : l’essai est une borne juridique, l’intégration vise l’autonomie.
5. Oublier que la durée de l’intégration peut être différente de celle de l’essai.

✅ Checklist Examen

1. Expliquer le rôle du processus de recrutement et le lien avec le besoin (compétences et/ou effectif).
2. Distinguer recrutement interne et recrutement externe et relier chacun à la satisfaction des besoins.
3. Citer les éléments d’une fiche de poste (mission, tâches, responsabilités) et ceux d’une fiche de profil candidat (compétences, qualités humaines).
4. Décrire ce qu’est le sourcing et rappeler son objectif (identifier des profils selon des critères).
5. Lister les 3 étapes de la GPEC dans l’ordre : diagnostiquer, anticiper, agir.
6. Donner au moins deux exemples de causes de besoins quantitatifs et deux de besoins qualitatifs.
7. Comparer entretien structuré et entretien non structuré sur le déroulement et l’analyse des réponses.
8. Expliquer pourquoi les phases postérieures au choix définitif ne doivent pas être négligées et citer le rapport d’étonnement (6 à 9 mois).
9. Définir période d’essai et période d’intégration et préciser que leurs durées peuvent différer.
10. Rappeler les étapes d’accueil : préparation (poste, matériel, accès), information des équipes, réunion, tuteur, suivi sans relâche.