Fiche de révision : Organisation du poste de travail

📋 Plan du Cours

1. Évolution du métier d’office manager
2. Management et styles de direction
3. Délégation et coordination
4. Binôme manager et office manager
5. Aptitudes et qualités professionnelles
6. Organigramme et positionnement
7. Outils numériques et TIC
8. Réseau professionnel et écrits

📖 1. Évolution du métier d’office manager

🔑 Notions clés & Définitions

• Office manager : Apporte son appui à un ou plusieurs cadres, à une équipe projet ou au personnel d’une entité en assurant des missions d’interface, de coordination et d’organisation dans le domaine administratif.

★ À maîtriser

• 🔄 L’évolution du métier a suivi la succession suivante:
  1. scribes
  2. secrétaires
  3. sténodactylographes
  4. adjoints administratifs
  5. assistants spécialisés

Compléments

• Il y a 3 000 ans avant Jésus Christ, les scribes assistaient le monarque dans l’administration du pays en maîtrisant l’écriture.

💡 Astuce mémo

Scribe → secrétaire → sténodactylographe → assistant spécialisé

📖 2. Management et styles de direction

🔑 Notions clés & Définitions

• Management : Regroupe l’ensemble des techniques permettant la bonne organisation des ressources financières et humaines ainsi que la bonne gestion d’une entreprise.

★ À maîtriser

• Les quatre grands styles de management sont:
  • le management directif
  • le management persuasif
  • le management consultatif
  • le management participatif

📌 Un manager adapte généralement son style de direction à la situation et à l’objectif poursuivi, notamment en matière de production, de communication, d’organisation ou de rentabilité.

Compléments

• Les notions clés attendues sont:
  • la rigueur
  • l’organisation
  • l’autonomie
  • l’initiative
  • la gestion
  • la disponibilité

💡 Astuce mémo

Directif = crainte ; participatif = coopération

📖 3. Délégation et coordination

🔑 Notions clés & Définitions

• Délégation : Consiste à mandater quelqu’un pour agir au nom d’une organisation ou à lui transmettre une autorité ou un pouvoir.
• Coordination : Consiste à organiser les activités selon un plan logique et pour une fin déterminée, grâce à la standardisation des procédures et des résultats ainsi qu’à l’ajustement et à la communication de l’avancée du travail de chacun.

📝 Points essentiels

📌 Dans la délégation d’un dirigeant à son office manager, le dirigeant confie des responsabilités opérationnelles et contrôle les résultats selon des objectifs clairement fixés en amont.

💡 Astuce mémo

Délégation = confier un pouvoir ; coordination = organiser les activités

📖 4. Binôme manager et office manager

🔑 Notions clés & Définitions

• N+1 : Personne située au niveau hiérarchique juste au-dessus d’un collaborateur et correspondant à son supérieur hiérarchique ou manager.

📝 Points essentiels

• Le manager conduit un groupe vers l’atteinte d’objectifs en assurant la prévision, l’animation de l’équipe, la délégation, la coordination, le contrôle et la communication.

• L’office manager joue un rôle d’interface en apportant un appui technique, en relayant la communication et l’information, en assistant la préparation et la facilitation des actions et en soutenant les décisions opérationnelles.

• Les communications se distinguent ainsi: la communication ascendante s’adresse à un supérieur, la communication latérale s’adresse à un pair, la communication descendante s’adresse à des subordonnés

💡 Astuce mémo

Le manager prévoit, anime, contrôle et communique ; l’office manager relaie, assiste et soutient

📖 5. Aptitudes et qualités professionnelles

★ À maîtriser

• Les principales aptitudes professionnelles sont:

  • la disponibilité et la flexibilité
  • l’écoute active
  • la rigueur

• Les qualités professionnelles relèvent de trois catégories:

  • les qualités relationnelles
  • les qualités intellectuelles
  • les qualités personnelles

Compléments

• Les qualités relationnelles comprennent le sens du contact, la diplomatie et les capacités rédactionnelles, les qualités intellectuelles comprennent la culture générale, l’ouverture d’esprit et la capacité d’analyse, et les qualités personnelles comprennent notamment la rigueur, la discrétion et la réactivité.

📖 6. Organigramme et positionnement

🔑 Notions clés & Définitions

• Organigramme : Représentation schématique de la structure d’une organisation qui fait ressortir les relations entre ses divers éléments.

📝 Points essentiels

• 🔄 La construction d’un organigramme comprend: l’inventaire intégral des collaborateurs, services et fonctions, l’identification ou la vérification des relations fonctionnelles et hiérarchiques, la représentation schématique et graphique, la diffusion

📌 Un organigramme vertical traduit généralement une structure directive, tandis qu’un organigramme horizontal correspond plutôt à une organisation participative.

💡 Astuce mémo

Inventorier → identifier → représenter → diffuser

📖 7. Outils numériques et TIC

🔑 Notions clés & Définitions

• TIC : Techniques de l’information et de la communication regroupant les outils numériques et nomades qui permettent une communication à distance.

★ À maîtriser

📌 Les outils numériques permettent de numériser, conserver et diffuser des documents dématérialisés depuis l’entreprise, tandis que les outils nomades permettent de travailler hors les murs.

Compléments

• Les outils couramment utilisés comprennent:
  • la messagerie
  • le traitement de texte
  • le tableur
  • les logiciels de présentation
  • l’agenda partagé
  • les espaces de travail partagés
  • la gestion électronique des documents
  • les outils de planification
  • les logiciels de gestion de projet

💡 Astuce mémo

Outils numériques = dans l’entreprise ; outils nomades = hors les murs

📖 8. Réseau professionnel et écrits

★ À maîtriser

• L’office manager est garant de la qualité des écrits professionnels qu’il produit ou que son équipe produit, notamment de leur structure, de leurs principes de rédaction et de la qualité globale du support.

• Les écrits professionnels courants comprennent:

  • le courrier et le courriel
  • la note
  • le compte rendu et le procès-verbal
  • le rapport
  • l’enquête et le sondage
  • le bordereau
  • le mode opératoire

Compléments

• Développer un réseau social professionnel avant, pendant et après les fonctions d’office manager constitue un gage de professionnalisme et d’adaptabilité.

📊 Tableaux de synthèse

Styles de management

Rôles du manager et de l’office manager