Quel rôle jouaient les scribes il y a 3 000 ans avant Jésus Christ ?
Ils assistaient le monarque dans l’administration du pays.
Quelle compétence essentielle maîtrisaient les scribes pour assister le monarque ?
L’écriture.
Quelle succession de métiers a marqué l’évolution du métier d’office manager ?
Scribes, secrétaires, sténodactylographes, adjoints administratifs, assistants spécialisés.
Quel est le rôle principal de l’office manager ?
Apporter son appui à des cadres, une équipe projet ou du personnel.
Quelles missions l’office manager assure-t-il dans le domaine administratif ?
Des missions d’interface, de coordination et d’organisation.
Qu'est-ce que le management ?
Le management regroupe les techniques d'organisation des ressources financières et humaines.
Quels sont les quatre grands styles de management ?
Le management directif, persuasif, consultatif et participatif.
Qu'impose un manager pour son style de direction ?
Il adapte son style à la situation et à l'objectif poursuivi.
Quelles qualités clés l'office manager doit-il avoir face aux styles de direction ?
La rigueur, l'organisation, l'autonomie, l'initiative, la gestion et la disponibilité.
Qu'est-ce que la délégation ?
Mandater quelqu’un pour agir au nom d’une organisation ou lui transmettre un pouvoir.
Que confie un dirigeant à son office manager dans une délégation ?
Des responsabilités opérationnelles.
Comment un dirigeant contrôle-t-il les résultats dans une délégation ?
Selon des objectifs clairement fixés en amont.
Qu'est-ce que la coordination ?
Organiser les activités selon un plan logique et une fin déterminée.
Quels moyens utilise la coordination pour organiser les activités ?
La standardisation des procédures et des résultats, l’ajustement et la communication.
Qu'est-ce que le N+1 dans une hiérarchie ?
Le N+1 est le supérieur hiérarchique direct d'un collaborateur.
Quelle est la fonction principale du manager ?
Le manager conduit un groupe vers l’atteinte d’objectifs.
Quel rôle joue l’office manager dans une organisation ?
L’office manager agit comme interface en apportant un appui technique et en relayant la communication.
À qui s’adresse la communication ascendante ?
La communication ascendante s’adresse à un supérieur.
À qui s’adresse la communication latérale ?
La communication latérale s’adresse à un pair.
À qui s’adresse la communication descendante ?
La communication descendante s’adresse à des subordonnés.
Quelles sont les actions assurées par le manager ?
Le manager assure la prévision, l’animation, la délégation, la coordination, le contrôle et la communication.
Comment l’office manager soutient-il les décisions opérationnelles ?
Il assiste la préparation et facilite les actions pour soutenir les décisions.
Quelles sont les principales aptitudes professionnelles de l’office manager ?
La disponibilité, la flexibilité, l’écoute active et la rigueur.
Quelles catégories regroupent les qualités professionnelles de l’office manager ?
Les qualités relationnelles, intellectuelles et personnelles.
Quelles qualités relationnelles possède un office manager ?
Le sens du contact, la diplomatie et les capacités rédactionnelles.
Quelles qualités intellectuelles caractérisent un office manager ?
La culture générale, l’ouverture d’esprit et la capacité d’analyse.
Quelles qualités personnelles inclut un office manager ?
La rigueur, la discrétion et la réactivité.
Qu'est-ce qu'un organigramme ?
Une représentation schématique de la structure d'une organisation.
Quelles étapes comprend la construction d'un organigramme ?
Inventaire, identification des relations, représentation graphique, diffusion.
Que traduit un organigramme vertical ?
Une structure directive.
Que correspond un organigramme horizontal ?
Une organisation participative.
Qu'est-ce que les TIC ?
Les TIC sont les techniques de l’information et de la communication.
Que regroupent les TIC ?
Les TIC regroupent les outils numériques et nomades permettant une communication à distance.
Quelle fonction principale ont les outils numériques en entreprise ?
Ils permettent de numériser, conserver et diffuser des documents dématérialisés.
Quelle fonction principale ont les outils nomades ?
Ils permettent de travailler hors les murs.
Quels outils l’office manager utilise-t-il couramment ?
La messagerie, traitement de texte, tableur, logiciels de présentation, agenda partagé, espaces de travail partagés, gestion électronique des documents, outils de planification et logiciels de gestion de projet.
Pourquoi développer un réseau social professionnel en tant qu’office manager ?
C'est un gage de professionnalisme et d’adaptabilité.
De quoi l’office manager est-il garant concernant les écrits professionnels ?
De la qualité des écrits produits par lui ou son équipe.
Quels aspects des écrits professionnels l’office manager doit-il contrôler ?
La structure, les principes de rédaction et la qualité globale du support.
Quels types d’écrits professionnels courants l’office manager utilise-t-il ?
Le courrier, le courriel, la note, le compte rendu, le procès-verbal, le rapport, l’enquête, le sondage, le bordereau et le mode opératoire.
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1. Quelle succession retrace correctement l’évolution historique du métier d’office manager ?
2. Quelle mission caractérise principalement l’office manager dans une organisation ?
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