Fiche de révision : Organiser et budgéter les déplacements professionnels

📋 Plan du Cours

1. Déplacements professionnels et motifs
2. Planification et réservation des voyages
3. Gestion des conflits d’agenda
4. Ordre de mission et protection du salarié
5. Transport, hébergement et véhicule
6. Budget prévisionnel et calculs
7. Suivi réel et analyse des écarts

📖 1. Déplacements professionnels et motifs

🔑 Notions clés & Définitions

• Déplacement professionnel : Mission temporaire effectuée par un salarié en dehors de son lieu de travail habituel, contrairement au télétravail à domicile.

★ À maîtriser

• Les principaux motifs de déplacement professionnel sont : la visite de clients, la visite de prospects, la visite de fournisseurs, la participation à un salon professionnel, la participation à une formation, une réunion, le besoin de main-d’œuvre sur un autre site de l’organisation

Compléments

• La durée maximale indiquée pour un déplacement est de 90 jours en France et de 180 jours à l’étranger sur une année.

📖 2. Planification et réservation des voyages

📝 Points essentiels

• L’organisation d’un voyage d’affaires comprend la planification, l’établissement et la validation du budget prévisionnel, les réservations après validation, la vérification finale et l’établissement des ordres de mission.

• La planification du voyage, l’établissement du budget prévisionnel et sa soumission doivent être réalisés au plus tard 45 jours avant le départ.

📌 Les réservations doivent être effectuées au plus tard 30 jours avant le départ, après validation du dossier voyage par la direction.

💡 Astuce mémo

Planifier et budgéter, faire valider, puis réserver.

📖 3. Gestion des conflits d’agenda

🔑 Notions clés & Définitions

• Conflit d’agenda : Un conflit d’agenda se produit lorsque deux événements se chevauchent.

📝 Points essentiels

• 🔄 La résolution d’un conflit d’agenda consiste à :
  1. identifier les événements qui se chevauchent
  2. reporter l’un des événements
  3. libérer des dates du déplacement

💡 Astuce mémo

Repérer le chevauchement, reporter un événement, libérer les dates.

📖 4. Ordre de mission et protection du salarié

🔑 Notions clés & Définitions

• Ordre de mission : Autorisation individuelle demandée par le salarié à sa hiérarchie avant le déplacement professionnel, puis vérifiée et validée par le supérieur hiérarchique ou le service approprié.

📝 Points essentiels

• Pendant la mission ou le trajet, l’ordre de mission ouvre au salarié les mêmes droits que sur son lieu de travail, notamment le remboursement des frais professionnels et la protection du Code du travail en cas d’accident du travail.

📖 5. Transport, hébergement et véhicule

★ À maîtriser

📌 La direction et les chefs d’équipe voyagent en première classe, et les billets de train doivent être modifiables ou remboursables sans frais au moins jusqu’au départ du train.

📌 Les personnels en déplacement séjournent dans un hôtel de trois ou quatre étoiles, avec une prise en charge plafonnée à 85 euros par nuitée et 20 euros par repas en province, ou à 125 euros par nuitée et 30 euros par repas à Paris et en région parisienne.

Compléments

📌 Le véhicule de location choisi doit correspondre aux besoins du déplacement, notamment pour la catégorie, la boîte de vitesses, le GPS, la climatisation et le niveau de carburant demandé.

💡 Astuce mémo

La première classe concerne la direction et les chefs d’équipe ; les plafonds de repas et d’hôtel dépendent de la région.

📖 6. Budget prévisionnel et calculs

🔑 Notions clés & Définitions

• Budget prévisionnel : Établi avant le déplacement afin de calculer au plus juste l’ensemble des coûts prévus, notamment le transport, l’hébergement, la restauration, la location du véhicule et les frais divers.

★ À maîtriser

• Pour établir le budget prévisionnel de l’année N+1, les dépenses de l’année N sont ajustées selon les consignes données : hausse d’un tiers pour toutes les dépenses sauf l’assurance, la restauration et les frais divers, baisse de 7 % de l’assurance, hausse de 4 % du carburant, restauration fixée à 10 000 € et frais divers arrondis au millier d’euros supérieur.

Compléments

📐 Formule - Le coût d’usage d’un véhicule se calcule en multipliant la distance parcourue par son coût par kilomètre : $\text{coût d’usage} = \text{distance} \times \text{coût par km}$.

📖 7. Suivi réel et analyse des écarts

🔑 Notions clés & Définitions

• État budgétaire : Document qui recense les dépenses, permet de calculer l’écart par rapport au budget prévisionnel et sert à contrôler les dépenses.

★ À maîtriser

📐 Formule - L’écart en euros est égal aux dépenses réelles moins les dépenses prévisionnelles : $\text{écart (€)} = \text{réel} - \text{prévisionnel}$.

📐 Formule - L’écart en pourcentage est égal à l’écart en euros divisé par les dépenses prévisionnelles, puis multiplié par 100 : $\text{écart ( ) } = \frac{\text{réel} - \text{prévisionnel}}{\text{prévisionnel}} \times 100$.

Compléments

• Dans l’état budgétaire du déplacement au salon TEXWORLD, le coût total prévisionnel est de 1 609,19 €, le coût réel est de 1 488,41 € et l’écart est de −120,78 €.

• Dans l’exemple annuel Fleurs & Co, les dépenses prévisionnelles totales sont de 34 100 €, les dépenses réelles totalisent 35 745 € et l’écart est de 1 645 €, soit 4,82 %.

💡 Astuce mémo

Comparer le réel au prévisionnel → contrôler les dépenses et analyser les dépassements.

📊 Tableaux de synthèse

Écarts budgétaires