Fiche de révision : Organiser les déplacements professionnels

📋 Plan du Cours

1. Motifs et durée des déplacements
2. Planification et conflits d’agenda
3. Ordre de mission et protection
4. Choix des transports et hébergements
5. Budgets prévisionnels et écarts
6. Coût d’usage et choix du véhicule

📖 1. Motifs et durée des déplacements

🔑 Notions clés & Définitions

• Déplacement professionnel : Mission temporaire effectuée par un salarié en dehors de son lieu de travail habituel, à l’inverse du télétravail à domicile.

★ À maîtriser

• Les principaux motifs sont : la visite de clients, la visite de prospects, la visite de fournisseurs, la participation à un salon professionnel, la participation à une formation, la participation à une réunion, le besoin de main-d’œuvre sur un autre site de l’organisation

Compléments

📌 La durée maximale de déplacement indiquée est de 90 jours en France sur un an et de 180 jours à l’étranger sur un an.

📖 2. Planification et conflits d’agenda

🔑 Notions clés & Définitions

• Conflit d’agenda : Se produit lorsque deux événements se chevauchent.

★ À maîtriser

• 🔄 L’organisation d’un voyage d’affaires suit ces étapes :
  1. planifier le voyage
  2. établir le budget prévisionnel
  3. faire valider le budget
  4. effectuer les réservations après validation
  5. procéder à une vérification finale
  6. établir les ordres de mission

📌 La planification du voyage, l’établissement du budget prévisionnel et sa soumission doivent être réalisés au plus tard 45 jours avant le départ.

📌 Les réservations doivent être effectuées au plus tard 30 jours avant le départ, après validation du dossier de voyage par la direction.

Compléments

• 🔄 La résolution d’un conflit d’agenda consiste à :
  1. identifier les événements qui se chevauchent
  2. reporter l’un des événements
  3. libérer la durée du déplacement

💡 Astuce mémo

Planifier à J−45, réserver à J−30

📖 3. Ordre de mission et protection

🔑 Notions clés & Définitions

• Ordre de mission : Autorisation individuelle demandée par le salarié à sa hiérarchie avant le déplacement professionnel, puis vérifiée et validée par le supérieur hiérarchique ou le service approprié.

📝 Points essentiels

• L’ordre de mission garantit au salarié : les mêmes droits que sur son lieu de travail, le remboursement des frais professionnels, la protection du Code du travail en cas d’accident du travail pendant la mission ou le trajet

📖 4. Choix des transports et hébergements

★ À maîtriser

📌 La direction et les chefs d’équipe voyagent en première classe, et leurs billets de train doivent être modifiables ou remboursables sans frais au moins jusqu’au départ du train.

📌 Les personnels en voyage d’affaires séjournent dans un hôtel de trois ou quatre étoiles, avec une prise en charge maximale de 85 euros par nuit et 20 euros par repas en province, ou de 125 euros par nuit et 30 euros par repas à Paris et en région parisienne.

Compléments

• Le choix du véhicule doit tenir compte de :
  • la catégorie
  • la boîte de vitesses
  • le GPS
  • le dimensionnement
  • le niveau de carburant demandé

💡 Astuce mémo

Province : 85 € la nuit et 20 € le repas ; Paris : 125 € et 30 €

📖 5. Budgets prévisionnels et écarts

🔑 Notions clés & Définitions

• Budget prévisionnel : Établi avant le déplacement afin d’évaluer au plus juste l’ensemble des coûts prévus.

★ À maîtriser

• Les coûts à prévoir comprennent notamment :

  • le transport
  • l’hébergement
  • la restauration
  • le véhicule de location
  • les frais divers

• Un état budgétaire recense les dépenses réelles et permet de calculer les écarts par rapport au budget prévisionnel afin de contrôler les dépenses.

• L’écart en euros se calcule par $\text{dépenses réelles} - \text{dépenses prévisionnelles}$.

📐 Formule - L’écart en pourcentage se calcule par $\frac{\text{dépenses réelles} - \text{dépenses prévisionnelles}}{\text{dépenses prévisionnelles}} \times 100$.

Compléments

• Dans l’état budgétaire du déplacement au salon TEXWORLD, le total prévisionnel est de 1 609,19 euros, le total réel de 1 488,41 euros et l’écart de −120,78 euros.

• Dans l’exemple TEXWORLD, l’écart de l’hôtel s’explique par une taxe de séjour qui n’avait pas été comprise dans le montant prévisionnel.

📖 6. Coût d’usage et choix du véhicule

★ À maîtriser

• Le coût d’usage d’un véhicule se calcule en multipliant la distance parcourue par le coût par kilomètre du véhicule.

Compléments

• Les coûts par kilomètre, carburant inclus, sont :

  • 0,523 euro pour une Renault Clio
  • 0,548 euro pour une Volkswagen Golf
  • 0,601 euro pour une Peugeot 308

• Pour établir le budget prévisionnel de l’année N+1, les dépenses de l’année N sont ajustées selon les consignes : augmentation d’un tiers pour les dépenses concernées par l’arrivée d’un commercial, baisse de 7 % des assurances, hausse de 4 % du carburant, maintien des frais d’entretien, plafonnement de la restauration à 10 000 euros et arrondi des frais divers au millier d’euros supérieur.

• Pour un déplacement de 851 kilomètres en Volkswagen Golf, le coût d’usage prévu est de 466,35 euros, selon le calcul 851 × 0,548.