Fiche de révision : Organiser les déplacements du personnel

📋 Plan du Cours

1. Définition et motifs du déplacement
2. Planification et dates butoirs
3. Agendas et choix des trajets
4. Ordre de mission et protection
5. Règles de transport et hébergement
6. Location de véhicule et assurances
7. Budget prévisionnel du déplacement
8. État budgétaire et écarts
9. Budgets annuels et itinéraires

📖 1. Définition et motifs du déplacement

🔑 Notions clés & Définitions

• Déplacement professionnel : Mission temporaire effectuée par un salarié en dehors de son lieu de travail habituel.

★ À maîtriser

• Les principaux motifs sont : la visite de clients, de prospects ou de fournisseurs, la participation à un salon professionnel, la participation à une réunion ou à une formation, le besoin de main-d’œuvre sur un autre site de l’organisation

Compléments

• Les déplacements professionnels concernent aussi bien les travailleurs itinérants que les travailleurs sédentaires.

💡 Astuce mémo

Déplacement professionnel hors du lieu habituel, contrairement au télétravail à domicile

📖 2. Planification et dates butoirs

★ À maîtriser

• L’organisation d’un voyage d’affaires comprend la planification, l’établissement et la validation du budget prévisionnel, les réservations après validation, puis la vérification finale et l’établissement des ordres de mission.

• La planification du voyage, le budget prévisionnel et sa soumission doivent être réalisés au plus tard 45 jours avant le départ.

• Les différentes réservations doivent être effectuées au plus tard 30 jours avant le départ, après validation du dossier voyage par la direction.

Compléments

• Une semaine avant le départ, l’organisateur doit confirmer les réservations, procéder aux ajustements nécessaires et établir les ordres de mission individuels.

💡 Astuce mémo

Planifier → budgéter → réserver → finaliser

📖 3. Agendas et choix des trajets

🔑 Notions clés & Définitions

• Conflit d’agenda : Un conflit d’agenda se produit lorsque deux événements viennent se chevaucher.

★ À maîtriser

• 🔄 La résolution d’un conflit d’agenda consiste à :
  1. identifier les événements qui se chevauchent
  2. reporter l’un des événements
  3. libérer la date du déplacement

Compléments

• Un agenda partagé électronique permet à tous les collaborateurs de consulter les agendas et d’intervenir sur ceux de chacun afin d’identifier les conflits et de programmer des rappels.

• Pour le déplacement au salon Texworld, le trajet aller retenu est le train de 16 h 30 d’Avignon TGV à Paris Gare de Lyon, et le trajet retour retenu est celui de 19 h 38 de Paris Gare de Lyon à Avignon TGV.

💡 Astuce mémo

Conflit d’agenda → report d’un événement

📖 4. Ordre de mission et protection

🔑 Notions clés & Définitions

• Ordre de mission : Autorisation individuelle sollicitée par le salarié auprès de sa hiérarchie avant un déplacement professionnel, puis vérifiée et validée par le supérieur hiérarchique ou le service approprié.

★ À maîtriser

• L’ordre de mission ouvre au salarié les mêmes droits que sur son lieu de travail, le remboursement des frais professionnels et la protection du Code du travail en cas d’accident du travail pendant la mission ou le trajet.

Compléments

• L’ordre de mission doit notamment préciser : l’identification du salarié, le motif, la durée, le lieu et les dates de la mission, les lieux de départ et de retour, le moyen de transport et les horaires de travail, les résidences administrative et personnelle, les modalités de prise en charge des frais

💡 Astuce mémo

Avec ordre de mission : déplacement professionnel ; sans lui : déplacement personnel

📖 5. Règles de transport et hébergement

★ À maîtriser

📌 La direction et les chefs d’équipe voyagent en première classe, et les billets de train doivent être modifiables ou remboursables sans frais au moins jusqu’au départ du train.

📌 Les personnels en voyage d’affaires séjournent dans un hôtel 3 ou 4 étoiles, avec une prise en charge plafonnée à 85 € par nuitée et 20 € par repas en province, ou à 125 € par nuitée et 30 € par repas à Paris et en région parisienne.

Compléments

📌 Le petit déjeuner pris à l’hôtel est intégralement pris en charge, et la réservation hôtelière doit pouvoir être modifiée ou annulée sans frais.

💡 Astuce mémo

Confort encadré, mais surtout réservations modifiables ou annulables sans frais

📖 6. Location de véhicule et assurances

★ À maîtriser

📌 Le véhicule choisi doit correspondre aux besoins du déplacement, notamment à la catégorie, à la boîte de vitesses, au GPS, à la climatisation et au niveau d’assurance demandé.

📌 Le pack Basic laisse une franchise réduite à 1 100 €, le pack Medium à 350 €, tandis que le pack Premium la réduit à 0 € et inclut les protections complémentaires contre les dommages, le vol, les accidents personnels, le bris de glace, les phares, les pneumatiques et les affaires personnelles.

Compléments

• Pour le déplacement au salon Texworld, la Citroën C3 avec GPS et pack Premium est retenue car elle possède une boîte manuelle, la climatisation et les équipements demandés.

💡 Astuce mémo

Basic laisse une franchise de 1 100 €, Premium la réduit à 0 €

📖 7. Budget prévisionnel du déplacement

🔑 Notions clés & Définitions

• Budget prévisionnel : Établi avant le déplacement afin de calculer au plus juste l’ensemble des coûts prévus, notamment le transport, l’hébergement, la restauration, le véhicule de location et les frais annexes.

📝 Points essentiels

• Pour le déplacement de deux personnes à Texworld, le budget prévisionnel estimait le transport à 640 €, l’hébergement à 486 €, les repas à 300 €, la location du véhicule à 183,19 € et le total du déplacement à 1 609,19 €.

💡 Astuce mémo

Transport → hébergement → repas → véhicule → total

📖 8. État budgétaire et écarts

🔑 Notions clés & Définitions

• État budgétaire : Tableau établi au retour de la mission pour recenser les dépenses réelles et calculer, pour chaque poste, l’écart entre le coût réel et le coût budgétisé.

★ À maîtriser

📐 Formule - L’écart budgétaire en euros se calcule ainsi : $\text{écart} = \text{coût réel} - \text{coût prévisionnel}$.

Compléments

• Pour le déplacement à Texworld, le coût réel total est de 1 488,41 € contre 1 609,19 € prévus, soit un écart total de −120,78 €.

• Les justificatifs comprennent notamment :

  • les billets de train
  • les reçus de restaurant
  • les reçus de station-service

💡 Astuce mémo

Dépenses réelles − dépenses prévues → écart budgétaire

📖 9. Budgets annuels et itinéraires

★ À maîtriser

📐 Formule - Pour prévoir le coût d’usage d’un véhicule, il faut multiplier la distance parcourue par le coût par kilomètre : $\text{coût d’usage} = \text{distance} \times \text{coût par kilomètre}$.

Compléments

• Pour l’itinéraire de M. Baudin, la distance totale est de 851 km et le coût d’usage de la Volkswagen Golf est de 0,548 € par kilomètre, soit 466,35 € de coût d’usage.

📐 Formule - La variation budgétaire en pourcentage se calcule ainsi : $\text{variation} = \frac{\text{dépense réelle} - \text{dépense prévisionnelle}}{\text{dépense prévisionnelle}} \times 100$.

📊 Tableaux de synthèse

Étapes et échéances d’un voyage d’affaires

Comparaison des packs d’assurance