Fiche de révision : Outils d’organisation professionnelle

📋 Plan du Cours

1. Gestion du temps et planification
2. Modélisation des processus
3. Démarche qualité et amélioration
4. Outils numériques et systèmes d’information
5. Communication professionnelle
6. Analyse et suivi d’une mission

📖 1. Gestion du temps et planification

🔑 Notions clés & Définitions

• Matrice d’Eisenhower : Organise les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance.
• Tableau de répartition des tâches : Le tableau de répartition des tâches (TRT) détermine qui réalise chaque tâche et attribue les responsabilités.
• To-do list / Check-list : Une to-do list ou check-list établit une liste des tâches à effectuer et permet de contrôler celles qui sont terminées.
• Réseau PERT : Organise les étapes d’un projet, leur durée et leur progression dans le temps.
• Diagramme de Gantt : Présente les tâches d’un projet, leur durée et leur progression dans le temps.

📝 Points essentiels

• 🔄 La méthode NERAC suit cinq étapes :
  1. Noter les tâches
  2. Évaluer leur durée
  3. Réserver du temps
  4. Agir
  5. Contrôler

📖 2. Modélisation des processus

🔑 Notions clés & Définitions

• Processus / Procédure : Un processus ou une procédure présente les différentes étapes d’une activité et explique comment réaliser un travail.
• Logigramme : Illustre le déroulement d’une activité ainsi que les choix possibles.
• Modèle BPMN : Le modèle BPMN décrit un processus à l’aide d’événements, de tâches et de points de décision.

📖 3. Démarche qualité et amélioration

🔑 Notions clés & Définitions

• Diagramme d’Ishikawa : Le diagramme d’Ishikawa sert à identifier les différentes causes pouvant expliquer un problème.
• Loi de Pareto : La loi de Pareto (80/20) aide à repérer les causes principales qui ont le plus d’impact sur une situation.
• Méthode QQOQCCP : La méthode QQOQCCP analyse une situation en répondant aux questions qui, quoi, où, quand, comment, combien et pourquoi.

📝 Points essentiels

• La roue de Deming (PDCA) améliore les pratiques en planifiant, réalisant, contrôlant et ajustant les actions.

💡 Astuce mémo

PDCA : Planifier, réaliser, contrôler, ajuster

📖 4. Outils numériques et systèmes d’information

🔑 Notions clés & Définitions

• PGI / ERP : Un PGI ou ERP regroupe les informations et facilite la gestion des différentes activités de l’organisation.
• GED et traçabilité : La GED et la traçabilité permettent d’archiver, de retrouver et de protéger les documents professionnels, ainsi que d’en suivre le parcours.
• Workflow : Organise et automatise la circulation des documents ainsi que les étapes de validation.

📖 5. Communication professionnelle

🔑 Notions clés & Définitions

• E-mail / Courrier / Note informative : Un e-mail, un courrier ou une note informative permet de faire circuler une information, de communiquer une décision ou d’apporter une réponse à une demande.
• Fiche de message téléphonique : Une fiche de message téléphonique enregistre les informations de l’appelant, l’objet de son appel et les actions à prévoir.
• Fiche d’accueil : Une fiche d’accueil recueille les informations du visiteur, identifie sa demande et le dirige vers le bon interlocuteur.

📖 6. Analyse et suivi d’une mission

🔑 Notions clés & Définitions

• Tableau de suivi : Un tableau de suivi contrôle les tâches réalisées, les personnes responsables, les échéances et les résultats obtenus.
• Indicateurs de performance : Les indicateurs de performance évaluent les résultats à l’aide de données et mesurent l’efficacité des actions menées.
• Analyse des besoins et des contraintes : L’analyse des besoins et des contraintes définit les objectifs et repère les moyens disponibles, le budget nécessaire et les délais à respecter.