Fiche de révision : Optimisation des processus administratifs

📋 Plan du Cours

1. Objectifs et structure des processus
2. Diagnostic et amélioration continue
3. Planification et coordination des activités
4. Procédures et contrôle qualité
5. Indicateurs et mesure de performance
6. Données et outils documentaires numériques
7. Projets, automatisation et changement

📖 1. Objectifs et structure des processus

🔑 Notions clés & Définitions

• Optimisation des processus administratifs : L’optimisation des processus administratifs vise à améliorer l’efficacité, la qualité et l’utilisation des ressources.
• Cartographie des processus : La cartographie des processus représente les étapes, les acteurs et les interactions d’un processus.
• Dysfonctionnement : Un dysfonctionnement est une anomalie qui perturbe le fonctionnement prévu d’un processus.

★ À maîtriser

📌 L’efficacité mesure l’atteinte des objectifs, tandis que l’efficience rapporte les résultats aux ressources mobilisées.

Compléments

• Un processus administratif peut mobiliser plusieurs services et nécessiter des échanges entre différents acteurs.

📖 2. Diagnostic et amélioration continue

★ À maîtriser

• Le diagramme d’Ishikawa sert à structurer la recherche des causes possibles d’un problème.

• Le diagramme de Pareto aide à hiérarchiser les causes ou catégories qui contribuent le plus à un problème.

• Dans la méthode PDCA, l’étape « Check » consiste à vérifier les résultats obtenus et à les comparer aux objectifs.

Compléments

• Après l’identification d’un problème, il faut en analyser les causes, définir des actions adaptées et suivre leurs effets.

📖 3. Planification et coordination des activités

🔑 Notions clés & Définitions

• Workflow : Un workflow organise ou automatise l’enchaînement des étapes d’un processus.

★ À maîtriser

• Un diagramme de Gantt positionne visuellement les tâches d’un projet dans le temps.

Compléments

📌 Lorsqu’une échéance légale tombe le jour même, elle doit être traitée avant une réunion à préparer pour le lendemain ou un classement sans échéance.

• Un agenda partagé facilite la comparaison des disponibilités et la coordination des rendez-vous entre collaborateurs.

• Un compte rendu de réunion conserve une trace des échanges, des décisions et des actions à mener.

📖 4. Procédures et contrôle qualité

🔑 Notions clés & Définitions

• Procédure : Une procédure décrit les étapes et les modalités à suivre pour réaliser une activité de manière homogène.
• Procédure de contrôle qualité : Une procédure de contrôle qualité vérifie que le travail respecte les critères et exigences définis.

★ À maîtriser

📌 Définir les responsabilités dans une procédure précise qui réalise, valide ou contrôle chaque étape.

Compléments

• Des contrôles de cohérence et, si possible, l’automatisation de la saisie peuvent limiter les erreurs répétitives.

📖 5. Indicateurs et mesure de performance

🔑 Notions clés & Définitions

• Indicateur de performance : Un indicateur de performance mesure et suit l’atteinte d’un objectif à partir de données.
• Indicateur de délai : Un indicateur de délai mesure le temps nécessaire à la réalisation d’une activité ou d’un processus.

★ À maîtriser

• Pour évaluer l’effet d’un changement sur un processus, il faut comparer des indicateurs mesurés avant et après sa mise en place.

Compléments

📐 Formule - Le rythme moyen de traitement se calcule en divisant le nombre de dossiers traités par le temps consacré : $80 \div 4 = 20$ dossiers par heure.

📖 6. Données et outils documentaires numériques

🔑 Notions clés & Définitions

• RGPD : Le RGPD protège les personnes et encadre le traitement de leurs données personnelles.
• Gestion électronique des documents : La gestion électronique des documents facilite le classement, la recherche et l’accès contrôlé aux documents numériques.

★ À maîtriser

📌 La collecte de données personnelles doit se limiter aux données adéquates, pertinentes et nécessaires à une finalité déterminée.

Compléments

• La sécurité des informations professionnelles repose notamment sur : des mots de passe robustes et uniques, des sauvegardes adaptées, des droits d’accès limités aux besoins professionnels

📌 La dématérialisation d’un document ne supprime pas les obligations de conservation et de sécurité.

📖 7. Projets, automatisation et changement

🔑 Notions clés & Définitions

• Parties prenantes : Les parties prenantes sont les personnes concernées par un projet ou capables de l’influencer, dont il faut repérer les attentes et l’influence.

📝 Points essentiels

📌 L’automatisation peut être étudiée pour les tâches répétitives fondées sur des règles stables.

• Accompagner et former les salariés lors de l’introduction d’un nouvel outil numérique facilite son appropriation et limite les difficultés de transition.