QCM : Procédures internes de la structure (16 questions)

Questions et réponses du QCM

1. Qu’est-ce qui caractérise une procédure dans une organisation ?

Un document de contrôle qui évalue les résultats sans décrire la manière d’effectuer le travail.
Une suite d’étapes formalisées, ordonnées et validées qui précise les rôles, les outils et les délais d’exécution.
Un ensemble de consignes orales qui répartit les responsabilités au gré des situations rencontrées.
Une liste indicative de tâches qui laisse à chaque collaborateur le choix de leur ordre et de leurs modalités.

Une suite d’étapes formalisées, ordonnées et validées qui précise les rôles, les outils et les délais d’exécution.

Explication

Une procédure décrit une manière standard d’exécuter une tâche en précisant les étapes, les responsabilités, les outils et les délais. Une liste indicative ne garantit pas que les étapes soient ordonnées et validées.

2. Lorsqu’un collaborateur est remplacé, quel rôle le respect des procédures joue-t-il dans la continuité du travail ?

Il remplace les échanges entre services par une centralisation de toutes les tâches auprès du responsable.
Il permet au remplaçant de poursuivre les tâches selon des modalités cohérentes et de maintenir la qualité des actions.
Il transfère au remplaçant la responsabilité de redéfinir les méthodes propres à chaque service.
Il permet de suspendre les tâches jusqu’au retour du collaborateur habituellement chargé de les réaliser.

Il permet au remplaçant de poursuivre les tâches selon des modalités cohérentes et de maintenir la qualité des actions.

Explication

Des procédures respectées favorisent la cohérence et la qualité tout en assurant la continuité lorsque quelqu’un est remplacé. Redéfinir les méthodes à chaque remplacement va à l’encontre de leur rôle de standardisation.

3. Une secrétaire comptable doit traiter un dossier selon une procédure interne : quelle démarche respecte l’ordre général d’application prévu ?

Lire la procédure, archiver le document, réunir les ressources, informer les destinataires, puis exécuter les étapes et vérifier le résultat.
Identifier la procédure, la lire entièrement, réunir les ressources requises, suivre les étapes, contrôler le résultat, puis archiver et informer les destinataires.
Réunir les ressources, identifier la procédure, exécuter les étapes, informer les destinataires, puis lire le document et contrôler le résultat.
Identifier la procédure, commencer les premières étapes, lire le reste ensuite, contrôler le résultat, puis réunir les ressources et informer les destinataires.

Identifier la procédure, la lire entièrement, réunir les ressources requises, suivre les étapes, contrôler le résultat, puis archiver et informer les destinataires.

Explication

L’application commence par l’identification et la lecture complète, puis la préparation et l’exécution ordonnée, avant le contrôle, l’archivage et l’information des destinataires. Commencer à agir avant d’avoir lu toute la procédure inverse l’ordre prescrit.

4. Une étape d’une procédure interne paraît ambiguë à une secrétaire comptable : que doit-elle faire avant d’agir ?

Appliquer directement l’interprétation qui permet de terminer le traitement dans le délai prévu.
Écarter l’étape ambiguë et poursuivre l’application des consignes qui paraissent plus claires.
Consulter son responsable hiérarchique afin d’obtenir une clarification sur l’interprétation de l’étape.
Demander à un collègue d’un autre service de choisir l’interprétation qui lui semble la plus pratique.

Consulter son responsable hiérarchique afin d’obtenir une clarification sur l’interprétation de l’étape.

Explication

En cas de doute sur l’interprétation d’une étape, la secrétaire comptable doit consulter son responsable hiérarchique avant d’agir. Choisir seule l’interprétation la plus pratique ne permet pas de résoudre le doute selon la règle prévue.

5. Quand un acte ou un document est-il conforme sur le plan procédural ?

Lorsqu’il respecte l’ensemble des règles, des étapes et des formes prescrites par la procédure applicable.
Lorsqu’il atteint le résultat attendu, même si certaines étapes ou formes prévues n’ont pas été respectées.
Lorsqu’il est validé par un responsable, même si les règles applicables n’ont pas toutes été suivies.
Lorsqu’il contient les informations principales, même si son traitement s’est écarté de la procédure.

Lorsqu’il respecte l’ensemble des règles, des étapes et des formes prescrites par la procédure applicable.

Explication

La conformité procédurale signifie que l’acte ou le document respecte toutes les règles, étapes et formes prescrites. Obtenir le résultat attendu ne suffit pas si la procédure applicable n’a pas été respectée.

6. Quelle conséquence la non-conformité procédurale peut-elle entraîner ?

Une suspension provisoire des échanges entre services ou une nouvelle étape de validation.
Une prolongation automatique des délais de traitement ou une révision du calendrier.
Une modification du circuit de transmission ou une réaffectation des responsabilités.
La nullité d’un acte ou une sanction administrative.

La nullité d’un acte ou une sanction administrative.

Explication

La non-conformité à une procédure peut entraîner la nullité d’un acte ou une sanction administrative. Une simple modification du circuit de transmission n’est pas l’une des conséquences indiquées pour cette non-conformité.

7. Une direction souhaite ajuster une procédure à l’organisation de sa structure. Quelle distinction détermine si elle peut le faire ?

Elle peut modifier une procédure interne après validation légale, tandis qu’une procédure réglementaire relève du responsable de service.
Elle peut modifier une procédure réglementaire, tandis qu’une procédure interne doit être approuvée par une autorité publique.
Elle peut modifier les deux procédures dès lors que les salariés en sont informés.
Elle peut modifier une procédure interne, tandis qu’une procédure réglementaire s’impose telle qu’elle est prévue par le texte.

Elle peut modifier une procédure interne, tandis qu’une procédure réglementaire s’impose telle qu’elle est prévue par le texte.

Explication

La structure établit ses procédures internes selon ses besoins, et la direction peut les modifier ; une procédure réglementaire est imposée par un texte et ne peut pas être adaptée par la structure. L’idée qu’une procédure réglementaire peut être modifiée par la direction confond la décision interne avec une règle imposée.

8. Une structure ne respecte pas une procédure réglementaire. Quel type de risque distingue cette situation du non-respect d’une procédure interne ?

Le manquement interne entraîne des sanctions administratives, alors que la violation réglementaire affecte l’organisation interne.
La violation réglementaire peut entraîner des sanctions légales, administratives ou financières, alors que le manquement interne présente un risque organisationnel.
Les deux situations entraînent principalement un risque organisationnel, mais leur traitement relève de responsables différents.
La violation réglementaire présente un risque organisationnel, alors que le manquement interne entraîne des sanctions légales ou financières.

La violation réglementaire peut entraîner des sanctions légales, administratives ou financières, alors que le manquement interne présente un risque organisationnel.

Explication

Le non-respect d’une procédure réglementaire expose à des sanctions légales, administratives ou financières, tandis que celui d’une procédure interne constitue un risque organisationnel interne. Attribuer les sanctions légales au manquement interne inverse précisément cette distinction.

9. Avant d’appliquer une procédure, le secrétaire comptable constate qu’elle n’a pas été révisée depuis longtemps, même si l’équipe la suit par habitude. Que doit-il faire ?

Continuer à l’appliquer jusqu’à ce qu’un incident démontre que sa mise à jour est nécessaire.
Vérifier la date de sa dernière révision et signaler au responsable toute procédure qui semble dépassée.
Demander aux utilisateurs de confirmer que la procédure est encore adaptée avant de consulter sa date de révision.
Modifier lui-même les étapes qui paraissent anciennes, puis informer le responsable du changement.

Vérifier la date de sa dernière révision et signaler au responsable toute procédure qui semble dépassée.

Explication

Avant toute application, le secrétaire comptable vérifie la date de dernière révision et signale au responsable une procédure qui semble dépassée ; l’habitude ne suffit pas à la maintenir en usage. Continuer jusqu’à un incident ne répond pas à cette vérification préalable.

10. Lors d’un contrôle, une équipe doit prouver quelles consignes écrites ou numériques formalisaient la procédure suivie. À quoi sert le document de procédure ?

À remplacer les règles réglementaires par des consignes internes adaptées aux pratiques de l’équipe.
À enregistrer les résultats d’une procédure sans décrire les étapes attendues par les utilisateurs.
À formaliser la procédure dans un support écrit ou numérique qui peut servir de référence en cas de litige ou de contrôle.
À transmettre oralement les consignes de travail sans constituer une référence utilisable lors d’un contrôle.

À formaliser la procédure dans un support écrit ou numérique qui peut servir de référence en cas de litige ou de contrôle.

Explication

Un document de procédure formalise une procédure sur un support écrit ou numérique et constitue une référence opposable en cas de litige ou de contrôle. Un document qui ne ferait qu’enregistrer les résultats, sans formaliser la procédure, ne remplit pas cette fonction.

11. Dans une structure, un message part d’un émetteur et passe par des canaux définis avant d’arriver aux personnes concernées. Quel concept décrit ce parcours organisé ?

Un contrôle de premier niveau, qui permet de repérer une anomalie ou une étape manquante.
Un circuit d’information, organisé selon la hiérarchie, les procédures et les canaux définis.
Une validation formelle, qui autorise la révision d’une procédure par le responsable désigné.
Un document de procédure, qui consigne les consignes et les étapes à suivre dans la structure.

Un circuit d’information, organisé selon la hiérarchie, les procédures et les canaux définis.

Explication

Un circuit d’information est le chemin organisé suivi par une information entre un émetteur et un ou plusieurs destinataires, selon la hiérarchie, les procédures et les canaux définis. Un contrôle de premier niveau porte sur le repérage d’anomalies, pas sur le parcours de transmission lui-même.

12. En vérifiant un dossier, le secrétaire comptable repère qu’un délai prévu n’a pas été respecté. Quel rôle exerce-t-il dans cette situation ?

Un rôle de révision réglementaire, qui consiste à adapter les règles applicables à l’organisation.
Un rôle de contrôle de premier niveau, qui comprend le repérage d’anomalies ou de délais non respectés.
Un rôle de destinataire, qui consiste à recevoir les informations après la fin du traitement.
Un rôle de validation finale, qui lui permet d’approuver les actes produits par les autres responsables.

Un rôle de contrôle de premier niveau, qui comprend le repérage d’anomalies ou de délais non respectés.

Explication

Le secrétaire comptable exerce un contrôle de premier niveau et peut notamment détecter une anomalie, un délai non respecté ou une étape manquante. Repérer un délai ne lui confère pas pour autant le pouvoir de valider les actes des autres responsables.

13. Avant d’engager le traitement d’une information, quels éléments le secrétaire comptable doit-il identifier ?

Les suggestions d’amélioration, les modifications envisagées et les validations obtenues après leur application.
Les dates de révision des procédures, les textes réglementaires et les sources officielles consultées.
Les anomalies déjà détectées, les sanctions possibles, les responsabilités juridiques et les voies de recours.
Les acteurs et leurs rôles, les destinataires, les délais et les formes de transmission prévus.

Les acteurs et leurs rôles, les destinataires, les délais et les formes de transmission prévus.

Explication

Avant d’engager le traitement, le secrétaire comptable identifie les acteurs, leurs rôles, les destinataires, les délais et les formes de transmission prévus. Vérifier les dates de révision et les sources réglementaires concerne l’actualité des procédures, pas la préparation du circuit de traitement.

14. Une secrétaire comptable pense qu’une étape de procédure devrait être améliorée. Quelle démarche respecte son rôle ?

Mettre immédiatement en place l’étape améliorée et demander ensuite au responsable de la confirmer par écrit.
Présenter la suggestion aux utilisateurs et la faire appliquer si la majorité de l’équipe l’approuve.
Modifier provisoirement la procédure et avertir le responsable si le changement produit un résultat favorable.
Transmettre sa suggestion par écrit au responsable désigné et attendre la révision formelle et sa validation avant de l’appliquer.

Transmettre sa suggestion par écrit au responsable désigné et attendre la révision formelle et sa validation avant de l’appliquer.

Explication

Une suggestion d’amélioration doit être transmise par écrit au responsable désigné et ne peut être appliquée unilatéralement avant la révision formelle et la validation. L’approbation informelle de l’équipe ne remplace pas cette démarche.

15. Après un accident du travail, dans quel délai l’employeur doit-il le déclarer à la CPAM ?

Dans les 72 heures
Dans les 48 heures
Dans les 24 heures
Dans les huit jours

Dans les 48 heures

Explication

L’employeur doit déclarer l’accident du travail à la CPAM sous 48 heures, parmi les procédures prévues par le Code du travail. Un délai de 72 heures ne correspond pas à celui indiqué pour cette déclaration.

16. Une entreprise emploie un salarié et dispose déjà d’un DUERP. Quelle règle s’applique à ce document ?

Il devient obligatoire à partir de onze salariés et doit être actualisé tous les deux ans.
Il devient obligatoire à partir de onze salariés et doit être actualisé chaque année.
Il est obligatoire dès un salarié et doit être actualisé chaque année.
Il est obligatoire dès un salarié et doit être actualisé tous les deux ans.

Il est obligatoire dès un salarié et doit être actualisé chaque année.

Explication

Le DUERP est requis dès qu’une entreprise emploie un salarié et doit être actualisé chaque année. Le seuil de onze salariés concerne l’obligation de mettre en place un CSE, et non celle de tenir le DUERP.

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Qu’est-ce qu’une procédure ?

Une suite d’étapes formalisées, ordonnées et validées décrivant l’exécution standard d’une tâche ou le traitement d’une situation.

Quels éléments une procédure précise-t-elle sur l’exécution d’une tâche ?

Qui fait quoi, dans quel ordre, avec quels outils et quels délais.

Qu’assure le respect des procédures pour les actions de l’organisation ?

La cohérence et la qualité des actions.

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