Fiche de révision : Structurer les procédures administratives

📋 Plan du Cours

1. Rôle et notions des procédures
2. Contenu et rédaction d’une procédure
3. Traitement d’une facture fournisseur
4. Logigramme et règles de lecture
5. Amélioration et erreurs à éviter

📖 1. Rôle et notions des procédures

🔑 Notions clés & Définitions

• Procédure : Ensemble d’étapes ordonnées pour réaliser une activité, comme traiter une facture fournisseur.
• Processus : Vue plus large allant de la demande au résultat final et pouvant regrouper plusieurs procédures.
• Mode opératoire : Détaille la manière pratique de réaliser une étape, par exemple comment saisir une facture dans un logiciel.
• Logigramme : Schéma qui représente une procédure à l’aide de symboles.

★ À maîtriser

• Une procédure précise étape par étape qui fait quoi, quand et comment afin de réaliser une tâche toujours de la même façon.

Compléments

• Une procédure sert à gagner du temps, à limiter les erreurs et à permettre à un remplaçant d’effectuer le travail sans aide.

💡 Astuce mémo

Le processus embrasse le parcours entier ; la procédure ordonne ses étapes.

📖 2. Contenu et rédaction d’une procédure

★ À maîtriser

📌 Chaque étape doit présenter une seule action, commencer par un verbe d’action et préciser qui agit, quand et avec quel document ou outil.

• Une procédure écrite comprend le titre, le numéro de version et la date de mise à jour, ainsi que l’objectif et le domaine d’application.

• Une procédure écrite identifie les éléments suivants : les acteurs et leur fonction, les documents utilisés, tels que formulaires et modèles, les outils utilisés, tels que les logiciels

• Les étapes d’une procédure écrite sont ordonnées et indiquent l’acteur et le délai.

Compléments

• Une procédure écrite précise les règles et cas particuliers, ainsi que le lieu et la durée de conservation des documents.

• La rédaction des étapes doit rester courte ; un tableau est plus lisible qu’un paragraphe.

📖 3. Traitement d’une facture fournisseur

★ À maîtriser

• Le traitement d’une facture fournisseur suit six étapes, de sa réception à son archivage.

Compléments

• Lors du contrôle d’une facture, l’assistante contacte le fournisseur à J+2 s’il existe un écart entre la facture et les pièces comparées.

• Le responsable valide la facture avec le bon à payer à J+3, puis le comptable la comptabilise et programme le paiement à l’échéance à J+5.

• L’archivage de la facture et du dossier d’achat a lieu après le paiement.

💡 Astuce mémo

Réceptionner, comparer, traiter l’écart, valider, comptabiliser, archiver.

📖 4. Logigramme et règles de lecture

★ À maîtriser

📌 Un logigramme comporte un seul début et au moins une fin.

📌 Dans un logigramme, un losange doit toujours avoir deux sorties, correspondant aux réponses Oui et Non.

• Dans un logigramme, l’ovale représente le début ou la fin, le rectangle une action, le losange une décision, la forme ondulée en bas un document et la flèche le sens des étapes.

Compléments

📌 Un logigramme se lit de haut en bas et de gauche à droite.

📖 5. Amélioration et erreurs à éviter

★ À maîtriser

• L’amélioration d’une procédure consiste à observer la procédure actuelle, repérer les dysfonctionnements, chercher leurs causes, proposer des solutions, mesurer les gains avec des indicateurs, puis diffuser la nouvelle version et informer les personnes concernées.

• Les erreurs fréquentes sont l’oubli d’un acteur ou d’un délai, le regroupement de plusieurs actions dans une étape, l’absence de réponse Non dans un losange, une amélioration sans constat chiffré et l’absence d’archivage prévu.

Compléments

• Le diagramme causes-effets et les 5 pourquoi sont des outils pour rechercher les causes des dysfonctionnements.

• Les indicateurs de gain peuvent être :

  • le temps de traitement
  • le nombre d’erreurs
  • le coût

💡 Astuce mémo

Observer, diagnostiquer, chercher les causes, agir, mesurer, diffuser.