Fiche de révision : Système d’information et flux

📋 Plan du Cours

1. Information et qualité
2. Définition du système d’information
3. Fonctions essentielles du SI
4. Composantes du système d’information
5. Processus organisationnels
6. Flux et diagrammes
7. Construction et interprétation des flux

📖 1. Information et qualité

🔑 Notions clés & Définitions

• Information : Donnée observée par un acteur, éventuellement sélectionnée pour participer à un processus de prise de décision.
• Qualité de l'information : La qualité d'une information se mesure en confrontant sa valeur à son coût.

★ À maîtriser

• Une information a de la valeur si elle réduit l'incertitude, améliore la prise de décision et évite de commettre des erreurs.

• La fiabilité d'une information s'évalue en vérifiant sa source, son auteur et son exactitude.

Compléments

• Une information peut prendre les formes suivantes:

  • écrite
  • picturale
  • sonore

• La qualité d'une information dépend aussi de son actualité, de sa pertinence et de sa disponibilité, ainsi que du caractère acceptable de son coût d'obtention.

💡 Astuce mémo

Fiabilité, Actualité, Pertinence, Disponibilité, Coût : FAPDC

📖 2. Définition du système d’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Système d'information : Ensemble d'éléments fonctionnant en interaction et ayant une finalité.
• Moyens humains : Individus qui reçoivent, manipulent et émettent de l'information.
• Moyens matériels et immatériels : Outils et machines permettant de recevoir, de manipuler et d'émettre de l'information.
• Procédures et méthodes : Règles suivies et appliquées dans le système d'information.

📝 Points essentiels

• Un système d'information comprend:
  • des moyens humains
  • des moyens matériels et immatériels
  • des procédures et des méthodes

📖 3. Fonctions essentielles du SI

🔑 Notions clés & Définitions

• Collecte : La collecte consiste à obtenir des informations provenant de sources externes ou internes.
• Stockage : Le stockage conserve les informations de manière durable et stable afin de permettre leur utilisation ultérieure, souvent sur des supports informatisés organisés en bases de données.
• Traitement : Le traitement utilise manuellement les informations ou des programmes informatiques afin de prendre des décisions ou de produire de nouvelles informations.
• Diffusion : La diffusion consiste à transmettre les informations entre les acteurs internes ou externes.

📝 Points essentiels

• 🔄 Les quatre fonctions du système d'information se succèdent ainsi:
  1. collecter
  2. stocker
  3. transformer ou traiter
  4. diffuser

💡 Astuce mémo

Collecter → stocker → traiter → diffuser

📖 4. Composantes du système d’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Composante organisationnelle : La composante organisationnelle regroupe les méthodes de fonctionnement du système d'information, notamment les consignes d'utilisation et de maintenance, les aides en ligne et les manuels d'utilisateurs.

★ À maîtriser

• Les variations du système d'information dépendent de:

  • les besoins de l'entreprise
  • le volume d'informations à traiter
  • les compétences des utilisateurs
  • les moyens financiers disponibles

• Tous les éléments humains, matériels et organisationnels du système d'information interagissent et participent à différents niveaux de l'activité de l'entreprise.

• La composante matérielle comprend notamment:

  • les serveurs
  • les ordinateurs de bureau
  • les imprimantes
  • les scanners
  • les logiciels
  • le système d'archivage numérique
  • le système de télécommunications
  • les matériels nomades

• Les droits d'action peuvent porter sur:

  • la collecte
  • la création
  • la modification
  • l'archivage
  • la destruction

Compléments

• Les prestataires externes peuvent assurer:
  • l'hébergement de sites
  • les services informatiques
  • la maintenance
  • l'archivage délocalisé

💡 Astuce mémo

HMO : Humains, Matériels, Organisation

📖 5. Processus organisationnels

🔑 Notions clés & Définitions

• Processus : Ensemble d'activités successives, coordonnées et organisées, visant à atteindre un résultat en transformant des éléments d'entrée en éléments de sortie.

★ À maîtriser

• Les processus métiers concourent directement à la réalisation du bien ou du service produit par l'organisation et représentent son cœur de métier.

• Les processus support accompagnent les processus métiers en fournissant les ressources et les outils nécessaires, et sont déclenchés par un besoin d'un processus métier.

• Les processus de pilotage assurent la cohérence, le contrôle et le pilotage des autres processus en permettant leur mesure et leur suivi.

Compléments

• Des exemples de processus par service sont: la facturation pour le service comptable, la préparation de la commande pour le service de gestion des stocks, l'élaboration d'un devis pour le service commercial

💡 Astuce mémo

Métier produit, support équipe, pilotage contrôle

📖 6. Flux et diagrammes

🔑 Notions clés & Définitions

• Flux : Transfert entre deux acteurs du système d'information.

• Diagramme de flux : Un diagramme de flux représente l'ensemble des flux d'informations entre les acteurs d'un processus donné et distingue les acteurs internes et externes à l'entreprise.

★ À maîtriser

• Un flux peut être:
  • physique
  • monétaire
  • informationnel

Compléments

📌 Les flux d'un diagramme sont généralement représentés dans l'ordre chronologique et peuvent être numérotés pour faciliter la lecture.

📌 Un flux est conditionnel lorsqu'il n'a lieu que si une condition est remplie, laquelle peut être indiquée entre crochets.

📖 7. Construction et interprétation des flux

★ À maîtriser

• La construction d'un diagramme de flux consiste à définir l'activité et ses limites, lister les acteurs internes et externes, repérer et classer les flux, puis tracer le diagramme.

• La représentation utilise: des cercles pour les acteurs, un cadre pour regrouper les acteurs internes, l'extérieur du cadre pour les acteurs externes, des flèches pour les flux

• Un diagramme de flux sert à expliquer le fonctionnement d'une activité et à repérer des dysfonctionnements afin de proposer une évolution du système d'information améliorant la performance organisationnelle.

• Des transmissions d'informations non prévues peuvent générer des retards ou des erreurs, et une chronologie illogique peut placer le contrôle de la solvabilité d'un client après la réalisation de tâches qui devraient le précéder.

Compléments

📌 La représentation doit partir du tableau d'analyse des tâches et mettre en évidence la chronologie des tâches, les personnes et les outils utilisés.

• Les dysfonctionnements peuvent être: des incohérences dans la circulation de l'information, des redondances, des risques d'erreur, de la lourdeur organisationnelle

• Des échanges multiples entre deux personnes peuvent provoquer des retards ou des surcharges de travail, tandis qu'un responsable central souvent en déplacement peut retarder les validations.

💡 Astuce mémo

Flux mal organisé → retards, erreurs et baisse de performance

📊 Tableaux de synthèse

Les composantes du système d'information

Les types de processus