Fiche de révision : Système d’information et processus

📋 Plan du Cours

1. Information et qualité
2. Définition du système d’information
3. Fonctions essentielles du SI
4. Composantes du SI en PME
5. Processus organisationnels
6. Flux et diagrammes
7. Construction et interprétation

📖 1. Information et qualité

🔑 Notions clés & Définitions

• Information : Donnée observée par un acteur, éventuellement sélectionnée pour participer à un processus de prise de décision.
• Valeur de l’information : Une information a de la valeur si elle réduit l’incertitude, améliore la prise de décision et évite de commettre des erreurs.

★ À maîtriser

📌 La qualité d’une information se mesure en confrontant sa valeur à son coût.

• La qualité d’une information dépend aussi de son actualité, de sa pertinence, de sa disponibilité et de l’acceptabilité de son coût.

Compléments

• Une information peut prendre plusieurs formes:

  • écrite
  • picturale
  • sonore

• La fiabilité d’une information s’évalue en vérifiant sa source, son auteur et son exactitude.

💡 Astuce mémo

Fiabilité, Actualité, Pertinence, Disponibilité, Coût : FAPDC

📖 2. Définition du système d’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Système d’information : Ensemble d’éléments fonctionnant en interaction et ayant une finalité.
• Procédures et méthodes : Règles suivies et appliquées dans le système d’information.

★ À maîtriser

• Les moyens humains du système d’information regroupent les individus qui reçoivent, manipulent et émettent de l’information.

Compléments

• Les moyens matériels et immatériels regroupent les outils et les machines permettant de recevoir, de manipuler et d’émettre de l’information.

📖 3. Fonctions essentielles du SI

★ À maîtriser

• 🔄 Les quatre fonctions essentielles du système d’information sont:

  1. collecter l’information
  2. stocker l’information
  3. transformer et traiter l’information
  4. diffuser l’information

• Collecter consiste à obtenir des informations provenant de sources externes ou internes.

• Stocker consiste à conserver les informations de manière durable et stable afin de permettre leur utilisation ultérieure, souvent sur des supports informatisés organisés en bases de données.

• Transformer et traiter consiste à utiliser les informations manuellement ou avec des programmes informatiques pour prendre des décisions ou produire de nouvelles informations.

Compléments

• Diffuser consiste à transmettre les informations entre les acteurs internes ou externes.

💡 Astuce mémo

Collecter → stocker → traiter → diffuser

📖 4. Composantes du SI en PME

🔑 Notions clés & Définitions

• Composante organisationnelle : Méthodes permettant de faire fonctionner le système d’information, comme les consignes d’utilisation et de maintenance, les aides en ligne et les manuels d’utilisateurs.

★ À maîtriser

• Les variations du système d’information dépendent de:

  • les besoins de l’entreprise
  • le volume d’informations à traiter
  • les compétences des utilisateurs
  • les moyens financiers disponibles

• Tous les éléments humains, matériels et organisationnels du système d’information interagissent et participent à différents niveaux de l’activité de l’entreprise.

• La composante matérielle comprend notamment:

  • le papier
  • les serveurs
  • les ordinateurs de bureau
  • les imprimantes
  • les scanners
  • les logiciels
  • le système d’archivage numérique
  • le système de télécommunications
  • les matériels nomades

• Les droits d’action peuvent porter sur:

  • la collecte
  • la création
  • la modification
  • l’archivage
  • la destruction

Compléments

• Les prestataires externes peuvent assurer:
  • l’hébergement de sites
  • les services informatiques
  • la maintenance
  • l’archivage délocalisé

📖 5. Processus organisationnels

🔑 Notions clés & Définitions

• Processus : Ensemble d’activités successives, coordonnées et organisées, visant à atteindre un résultat en transformant des éléments d’entrée en éléments de sortie.

★ À maîtriser

• Les processus métiers concourent directement à la réalisation du bien ou du service produit par l’organisation et représentent son cœur de métier.

• Les processus support accompagnent les processus métiers en fournissant les ressources et les outils nécessaires, et sont déclenchés par un besoin d’un processus métier.

• Les processus de pilotage assurent la cohérence, le contrôle et le pilotage des autres processus grâce à la mesure et au suivi de l’organisation.

Compléments

• Des exemples d’activités par service sont: la facturation pour le service comptable, la préparation de la commande pour le service de gestion des stocks, l’élaboration d’un devis pour le service commercial

💡 Astuce mémo

Entrées transformées par des activités → sorties attendues

📖 6. Flux et diagrammes

🔑 Notions clés & Définitions

• Flux : Transfert entre deux acteurs du système d’information.
• Diagramme de flux : Représentation de l’ensemble des flux d’informations entre les acteurs d’un processus donné, distinguant les acteurs internes et externes à l’entreprise.

★ À maîtriser

• Un flux peut être physique, comme un produit livré, monétaire, comme le règlement d’une facture, ou informationnel, comme le signalement d’une rupture de stock.

• Dans un diagramme de flux, les acteurs sont représentés par des cercles, les acteurs internes sont regroupés dans un cadre, les acteurs externes sont placés à l’extérieur du cadre et les flux sont représentés par des flèches.

Compléments

📌 Les flux d’un diagramme sont généralement représentés dans l’ordre chronologique, peuvent être numérotés pour faciliter la lecture et peuvent être conditionnels lorsque leur réalisation dépend d’une condition indiquée entre crochets.

💡 Astuce mémo

Acteurs internes dans le cadre, acteurs externes hors du cadre

📖 7. Construction et interprétation

★ À maîtriser

• La construction d’un diagramme de flux consiste à définir l’activité et ses limites, lister les acteurs internes et externes, repérer et classer les flux, puis tracer le diagramme.

• Un diagramme de flux sert à expliquer le fonctionnement d’une activité et à repérer les incohérences, les redondances, les risques d’erreur et les lourdeurs.

• Des échanges multiples ou trop nombreux entre deux personnes peuvent provoquer des retards, des surcharges de travail et une perte de temps.

• Une chronologie illogique peut placer le contrôle de la solvabilité d’un client après la réalisation de tâches, alors que ce contrôle devrait être effectué au préalable pour éviter des problèmes ultérieurs.

Compléments

📌 La représentation d’un diagramme de flux doit partir du tableau d’analyse des tâches et mettre en évidence la chronologie des tâches, les personnes et les outils utilisés.

• Le rôle central d’un responsable souvent en déplacement peut générer des retards de validation.

• Des transmissions d’informations non prévues dans l’organisation peuvent générer des retards ou des erreurs.

💡 Astuce mémo

Définir → lister → repérer → tracer → interpréter

📊 Tableaux de synthèse

Les composantes du système d’information

Les types de processus