QCM : Système d’information et organisation administrative (23 questions)

Explication

Une donnée devient une information lorsqu’un acteur l’observe et l’utilise dans une prise de décision. La source vérifiée relève de la fiabilité, l’accès opportun de la disponibilité, et le caractère récent de l’actualité.

Explication

La qualité dépend de plusieurs critères, dont un coût d’obtention acceptable : le second rapport satisfait donc mieux l’ensemble des critères décrits. La pertinence ne compense pas automatiquement un coût excessif, l’actualité ne suffit pas à établir la qualité globale, et l’accessibilité ne prouve pas la fiabilité.

Explication

Un système d’information est un ensemble d’éléments en interaction orientés vers une finalité. Le réduire aux équipements informatiques, aux données ou aux seules procédures en omet des composantes et leur interaction.

Explication

Le système informatique correspond à la dimension technologique du système d’information, qui comprend aussi d’autres éléments. Assimiler le système d’information aux outils néglige les personnes, procédures et méthodes ; le changement matériel ne fait pas disparaître l’ensemble.

Explication

Les fonctions suivent la séquence acquisition, mémorisation, exploitation et diffusion. Exploiter avant de mémoriser inverse deux étapes, tandis que commencer par la diffusion ou la mémorisation ne respecte pas l’ordre fonctionnel.

Explication

Un PGI gère plusieurs fonctions grâce à des modules indépendants qui partagent une base de données unique. Des applications sans base commune, des bases distinctes ou la gestion d’une seule fonction ne correspondent pas à cette caractéristique.

Explication

Un moteur de recherche est une application qui permet d’effectuer des recherches dans une base de données. Une table regroupe des informations, un SGBDR gère les bases relationnelles et un enregistrement correspond à une ligne complète.

Explication

Un enregistrement est une ligne complète d’une table. Un champ désigne une colonne ou une caractéristique, tandis qu’une base de données regroupe des données organisées et qu’un SGBDR est un outil de gestion.

Explication

Un SGBDR permet de gérer les bases de données relationnelles. Un moteur de recherche sert à effectuer des recherches, un enregistrement est une ligne et une base de données est un ensemble organisé de données.

Explication

Le classement documentaire consiste à organiser les dossiers, placer les documents dans le dossier approprié et les renommer clairement pour les retrouver facilement. L’archivage vise la conservation, tandis que la création numérique et la diffusion relèvent d’autres opérations.

Explication

L’archivage répond à deux objectifs : respecter les obligations légales et préserver le patrimoine informationnel de l’entreprise. La rapidité de recherche et le partage sont plutôt des finalités associées à la gestion électronique des documents.

Explication

Les documents comptables, les justificatifs et les contrats sont à conserver 10 ans. La durée de 30 ans concerne notamment les documents d’acquisition et les brevets, celle de 3 à 5 ans les documents sociaux, et les statuts sont conservés sans limite de durée.

Explication

La GED regroupe des moyens informatiques destinés à gérer les documents et à faciliter leur recherche, leur consultation et leur stockage. Un système d’information est plus large, tandis qu’un moteur de recherche ou un outil de modélisation ne couvre pas cette fonction documentaire complète.

Explication

Le processus de GED suit l’ordre création, gestion, stockage puis diffusion. Placer le stockage avant la gestion inverse deux étapes, commencer par la diffusion inverse le processus, et la consultation ne remplace pas l’étape de gestion.

Explication

Le processus désigne un ensemble d’activités aboutissant à la création d’un bien ou d’un service, tandis que la procédure décrit pas à pas la réalisation d’une activité. Inverser ces notions confond la vue globale et les étapes détaillées; un logigramme est une représentation, pas l’une de ces deux définitions.

Explication

Le diagnostic vise à rechercher les causes d’un problème et peut mobiliser Ishikawa ainsi que le questionnement QQOQCP. Choisir directement une solution saute l’analyse, décrire des tâches relève d’une procédure, et mesurer des résultats correspond au contrôle.

Explication

La mise en œuvre suppose de comparer les avantages et les inconvénients, de présenter la solution dans un plan opérationnel ou plan d’action et de tenir compte des contraintes organisationnelles, techniques et financières. Choisir sans comparaison, se limiter au diagnostic ou ignorer les contraintes omet des éléments essentiels de cette démarche.

Explication

L’accompagnement suit une démarche de préparation, communication et contrôle à l’aide d’indicateurs, puis il est relancé si les résultats ne sont pas satisfaisants. Reprendre la formation seule omet le contrôle, tandis que remplacer les indicateurs ou interrompre le suivi ne respecte pas cette démarche.

Explication

Le changement peut provoquer des perturbations, du stress et des conflits parmi les acteurs concernés. Les pannes relèvent de difficultés techniques, tandis que les indicateurs et les formations sont des moyens d’accompagnement.

Explication

Le tableau de répartition des tâches analyse la répartition en tenant compte des compétences et de la charge de travail de chacun. Le relevé des heures documente l’activité, le tableau des compétences décrit les compétences, et la charge nette correspond à un calcul de volume.

Explication

La charge nette correspond à la charge totale multipliée par $1{,}15$ : $80 \times 1{,}15 = 92$ heures. Retenir 80 heures oublie la majoration, ajouter 15 heures confond pourcentage et valeur fixe, et 105,8 heures applique un facteur excessif.

Explication

Un taux compris entre 95 % et 99 % indique un poste saturé. Le poste non saturé correspond à un taux inférieur à 95 %, tandis que le poste surchargé dépasse 100 %.

Explication

Le nouveau TRT ajuste les volumes horaires pour limiter sous-activité et surcharge, répartit les tâches selon les compétences et prévoit des formations; une embauche peut aussi être envisagée si nécessaire. Répartir au hasard néglige les compétences, et former sans ajuster les heures ne corrige pas le déséquilibre de charge.