Fiche de révision : Système d’information et organisation administrative

📋 Plan du Cours

1. Information et système d’information
2. Processus et outils du système d’information
3. Recherche et structuration des données
4. Classement et archivage documentaire
5. GED et gestion documentaire numérique
6. Diagnostic et amélioration du travail
7. Accompagnement du changement
8. Répartition des tâches et compétences

📖 1. Information et système d’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Information : Donnée observée par un acteur et utilisée dans la prise de décision.
• Système d’information : Ensemble d’éléments en interaction ayant une finalité.

★ À maîtriser

• La qualité d’une information dépend de sa fiabilité, de son actualité, de sa pertinence, de sa disponibilité et de son coût d’obtention acceptable.

📌 Le système informatique désigne seulement la dimension technologique du système d’information et ne se confond pas avec le système d’information dans son ensemble.

Compléments

• Le système d’information comprend des moyens humains, des moyens matériels et immatériels, ainsi que des procédures et méthodes.

📖 2. Processus et outils du système d’information

🔑 Notions clés & Définitions

• PGI : Un PGI, ou progiciel de gestion intégré, gère plusieurs fonctions de la PME grâce à des modules indépendants qui partagent une base de données unique.
• Processus : Un processus est transversal et peut concerner plusieurs services de l’entreprise.
• Flux : Un flux est un transfert entre deux acteurs et peut être physique, monétaire ou informationnel.

★ À maîtriser

• Les quatre fonctions du système d’information sont :
  • l’acquisition
  • la mémorisation
  • l’exploitation
  • la diffusion de l’information

Compléments

• Le diagramme de flux représente les échanges et aide à repérer les dysfonctionnements, les redondances et les risques d’erreur.

📌 Le schéma Événement/Résultat est plus détaillé que le diagramme de flux, car il précise les tâches, les acteurs et les règles de fonctionnement.

• Les fonctions gérées par un PGI peuvent inclure :

  • la gestion commerciale
  • la comptabilité
  • les ressources humaines
  • la production
  • la relation client
  • la logistique

• Le système d’information évolue sous l’effet de changements :

  • législatifs ou réglementaires
  • organisationnels
  • techniques

💡 Astuce mémo

Acquérir → mémoriser → exploiter → diffuser

📖 3. Recherche et structuration des données

🔑 Notions clés & Définitions

• Moteur de recherche : Application permettant d’effectuer des recherches dans une base de données.
• Enregistrement : Ligne complète d’une table.
• SGBDR : Un SGBDR, ou système de gestion de base de données relationnelle, permet de gérer les bases de données relationnelles.
• Base de données : Ensemble organisé de données.
• Table : Regroupe des informations d’un même type.
• Champ : Colonne ou caractéristique d’une table.
• Valeur : Donnée contenue dans un champ.

📝 Points essentiels

• Pour effectuer une recherche, il faut formuler une question suffisamment précise, utiliser au besoin les opérateurs ET, OU et SAUF, puis affiner les résultats avec les filtres et outils de recherche.

💡 Astuce mémo

Base → table → enregistrement → champ → valeur

📖 4. Classement et archivage documentaire

★ À maîtriser

• 🔄 Le classement documentaire consiste à : créer des dossiers et sous-dossiers, classer les documents dans le dossier approprié, renommer les documents de manière claire et cohérente

• L’archivage vise à respecter les obligations légales et à préserver le patrimoine informationnel de l’entreprise.

• Les documents comptables, les justificatifs et les contrats sont à conserver 10 ans.

Compléments

• Les statuts et documents relatifs à la société sont à conserver sans limite de durée.

• Les documents d’acquisition, les actifs professionnels et les brevets sont à conserver 30 ans.

• Les documents sociaux sont à conserver 3 à 5 ans.

• Le livre de paie et le registre du personnel sont à conserver 5 ans.

• Les déclarations fiscales de l’entreprise sont à conserver 6 ans à compter de leur date d’établissement.

📖 5. GED et gestion documentaire numérique

🔑 Notions clés & Définitions

• GED : La GED, ou gestion électronique des documents, regroupe les moyens informatiques permettant de gérer les documents afin de faciliter leur recherche, leur consultation et leur stockage.

★ À maîtriser

• La gestion électronique des documents suit les étapes de :
  • création
  • gestion
  • stockage
  • diffusion

Compléments

• Dans une GED, un document est créé par numérisation ou sous forme numérique, classé avec des droits d’accès, stocké dans le cloud avec un accès sécurisé, puis diffusé par e-mail ou partagé entre utilisateurs.

💡 Astuce mémo

Créer → gérer → stocker → diffuser

📖 6. Diagnostic et amélioration du travail

★ À maîtriser

📌 Un processus est un ensemble d’activités aboutissant à la création d’un bien ou d’un service, tandis qu’une procédure décrit pas à pas la réalisation d’une activité.

• Le diagnostic cherche les causes d’un problème et mobilise notamment le diagramme d’Ishikawa et le questionnement QQOQCP.

• Le choix et la mise en œuvre d’une solution nécessitent de comparer les avantages et les inconvénients des propositions, de les présenter dans un plan opérationnel ou plan d’action et de prendre en compte les contraintes organisationnelles, techniques et financières.

Compléments

• Dans un logigramme, le symbole début/fin marque le commencement ou la fin, le losange représente une question ou un choix et le rectangle représente une action.

• Les méthodes collectives comprennent :

  • le remue-méninges
  • le brainstorming
  • les post-it
  • l’arbre des causes

• Le questionnement QQOQCP identifie les personnes concernées par QUI et examine par QUOI les documents à améliorer, dématérialiser ou créer.

• L’ordonnancement consiste à :

  • modifier des tâches
  • supprimer des tâches
  • ajouter des tâches
  • réorganiser des tâches

📖 7. Accompagnement du changement

★ À maîtriser

• 🔄 L’accompagnement du changement consiste à : préparer les acteurs et proposer des formations, communiquer par des réunions, l’intranet ou des informations aux personnes concernées, contrôler les résultats avec des indicateurs et des tableaux de bord, relancer l’accompagnement si les résultats ne sont pas satisfaisants

Compléments

• L’accompagnement du changement peut entraîner des perturbations, du stress et des conflits.

💡 Astuce mémo

Préparer → communiquer → contrôler → relancer

📖 8. Répartition des tâches et compétences

🔑 Notions clés & Définitions

• TRT : Le tableau de répartition des tâches analyse la répartition des tâches en tenant compte des compétences et de la charge de travail de chacun.
• Tableau des compétences : Détermine le degré de compétence et de formation de chaque salarié pour les tâches à effectuer.

★ À maîtriser

📐 Formule - La charge nette se calcule en multipliant la charge totale par 1,15 : $\text{Charge nette} = \text{Charge totale} \times 1{,}15$.

📐 Formule - Le taux d’engagement est le rapport de la charge nette au temps de travail théorique, multiplié par 100 : $\text{Taux d’engagement} = \frac{\text{Charge nette}}{\text{Temps de travail théorique}} \times 100$.

• Un taux d’engagement inférieur à 95 % indique un poste non saturé, un taux de 95 à 99 % un poste saturé et un taux supérieur à 100 % un poste surchargé.

• Le nouveau TRT vise à : ajuster le volume horaire pour éviter la sous-activité ou la surcharge, répartir les tâches selon les compétences, prévoir des actions de formation, envisager une nouvelle embauche si nécessaire

Compléments

• 🔄 L’analyse d’un poste pour le TRT repose sur : le questionnement et l’observation du salarié, le regroupement des tâches par type d’activité, le relevé des heures réalisées

• Les temps non productifs comprennent notamment :

  • les pauses
  • les aléas
  • les différences de vitesse d’exécution

• Pour une charge totale de 100 h, la charge nette est de 115 h.

• Le tableau des compétences permet d’identifier :

  • les salariés autonomes
  • les salariés ayant besoin d’assistance
  • les salariés ayant besoin de contrôle
  • les salariés ayant besoin de formation