Fiche de révision : Système d’information et processus

📋 Plan du Cours

1. Caractéristiques et qualité de l’information
2. Composition et fonctions du système d’information
3. Processus et catégories organisationnelles
4. Flux et diagramme de flux
5. Diagnostic et évolution du système d’information
6. Schéma événement résultat
7. Exemple de vente et évolution du schéma

📖 1. Caractéristiques et qualité de l’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Information : Donnée observée par un acteur, éventuellement sélectionnée pour participer à un processus de prise de décision.

★ À maîtriser

• La valeur d’une information tient à sa capacité à réduire l’incertitude, améliorer la prise de décision et éviter les erreurs, et elle se compare au coût de recherche, de traitement, de stockage ou de destruction de cette information.

• La qualité de l’information s’évalue en confrontant sa valeur à son coût.

• Les critères de qualité de l’information sont :

  • la fiabilité
  • l’actualité
  • la pertinence
  • la disponibilité
  • le coût

Compléments

• Une information peut être écrite, picturale ou sonore ; lorsqu’elle est écrite, elle peut être alphanumérique, comme le code client « BAS217 », ou numérique.

📖 2. Composition et fonctions du système d’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Système : Ensemble d’éléments qui fonctionnent en interaction et poursuivent une finalité.

★ À maîtriser

• Le système d’information comprend :
  • des moyens humains
  • des moyens matériels et immatériels
  • des procédures et des méthodes

📌 Les moyens matériels et immatériels constituent la dimension technologique du système d’information, mais le système d’information ne se confond pas avec le système informatique.

• Les quatre fonctions du système d’information sont :
  • l’acquisition
  • la mémorisation
  • l’exploitation
  • la diffusion

Compléments

• L’acquisition obtient des informations de sources internes ou externes, la mémorisation les conserve durablement, l’exploitation les utilise pour décider ou produire de nouvelles informations, et la diffusion les transmet entre acteurs internes ou externes.

📖 3. Processus et catégories organisationnelles

🔑 Notions clés & Définitions

• Processus : Ensemble d’activités successives, coordonnées et organisées qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie afin d’atteindre un résultat.

★ À maîtriser

📌 Une organisation peut être découpée en fonctions selon la nature des activités, tandis qu’un processus est transversal et mobilise plusieurs fonctions.

• Les processus métier concourent directement à la réalisation du bien ou du service et sont déclenchés par un besoin externe auquel l’organisation répond.

• Les processus support répondent à un besoin d’un processus métier en lui fournissant les ressources et les outils nécessaires.

• Les processus de pilotage assurent la cohérence, le contrôle et le pilotage des autres processus en permettant leur mesure et leur suivi.

Compléments

• La gestion des factures est un processus support dans une entreprise industrielle, mais un processus métier dans un cabinet d’expertise comptable où elle constitue une prestation destinée au client.

📖 4. Flux et diagramme de flux

🔑 Notions clés & Définitions

• Flux : Transfert entre deux acteurs du système d’information, qui peut être physique, monétaire ou informationnel.
• Diagramme de flux : Représentation de l’ensemble des flux d’information entre les acteurs d’un processus, distinguant les acteurs internes des acteurs externes à l’entreprise.

★ À maîtriser

• 🔄 Pour construire un diagramme de flux, il faut : délimiter clairement l’activité étudiée, lister les acteurs internes et externes concernés, repérer et classer les flux entre les acteurs, tracer le diagramme

Compléments

• Dans un diagramme de flux, les acteurs sont représentés par des cercles, les acteurs internes sont regroupés dans un cadre et les acteurs externes sont placés à l’extérieur de ce cadre.

• Les flux d’un diagramme sont représentés par des flèches, le plus souvent dans l’ordre chronologique ; ils peuvent être numérotés et un flux conditionnel peut porter sa condition entre crochets.

📖 5. Diagnostic et évolution du système d’information

★ À maîtriser

• Le diagramme de flux aide à expliquer une activité et à repérer des dysfonctionnements tels que les incohérences de circulation, les redondances, les risques d’erreur et les lourdeurs.

Compléments

📌 Lorsqu’un acteur reçoit trop de flux, la surcharge peut provoquer des retards ou des problèmes de respect des délais ; la charge peut être répartie entre les acteurs.

📌 Lorsqu’un acteur central est régulièrement absent ou en déplacement, il peut bloquer la circulation de l’information ; la délégation de responsabilités ou des outils de travail à distance peuvent limiter les retards.

• Si le comptable doit rapprocher le bon de commande et le bon de livraison avant de facturer, le service livraison doit transmettre une copie du bon de livraison au comptable pour limiter les erreurs de facturation.

• Si l’expédition attend la vérification de solvabilité par le service commercial, la commande reçue par l’accueil peut être envoyée directement au commercial, qui ne transmettra à l’expédition que les commandes validées.

💡 Astuce mémo

Un acteur surchargé ou absent bloque les échanges et peut provoquer retards et erreurs.

📖 6. Schéma événement résultat

★ À maîtriser

📌 Le diagramme de flux se concentre sur les échanges d’information entre acteurs, tandis que le schéma événement/résultat détaille les tâches réalisées et les règles de synchronisation et d’émission.

• Le schéma événement/résultat identifie :
  • les acteurs
  • les événements déclencheurs
  • les activités
  • les règles de synchronisation
  • les règles d’émission
  • les résultats

📌 La synchronisation « ET » ou « OU » conditionne le démarrage d’une activité lorsque plusieurs événements déclencheurs interviennent, tandis que la règle d’émission conditionne la production des résultats ; sans règle particulière, l’émission est « TOUJOURS ».

Compléments

• Les acteurs d’un schéma E/R peuvent être des personnes physiques, des entités structurelles comme un service, ou des machines.

• Un événement déclencheur peut être un flux d’information provenant d’un acteur externe, formalisé par un écrit ou une demande orale, ou une échéance temporelle.

💡 Astuce mémo

Le diagramme de flux montre les échanges ; le schéma E/R détaille aussi tâches et règles.

📖 7. Exemple de vente et évolution du schéma

★ À maîtriser

• 🔄 Le processus de vente en ligne se déroule ainsi : le client remplit son panier et le règlement doit être validé pour enregistrer la commande, les produits indisponibles sont mis en attente de réapprovisionnement, les produits disponibles sont préparés et expédiés avec un bon de livraison, le double du bon de livraison déclenche la facturation par le service comptable

• Le schéma E/R peut servir à simuler l’évolution du système d’information en intégrant de nouvelles étapes, en vérifiant la faisabilité et les points de blocage, puis en corrigeant le schéma jusqu’à obtenir un processus jugé performant à mettre en place.

Compléments

• Dans l’exemple de vente en ligne, le traitement de la commande produit systématiquement l’envoi de la commande et du bon de livraison au client, la mise à jour du statut informatique et l’envoi du double du bon de livraison au service comptable.

💡 Astuce mémo

Commande validée → préparation et expédition → facturation.