Fiche de révision : Maîtriser les écrits professionnels

📋 Plan du Cours

1. Qualités et préparation des écrits
2. Choisir le bon écrit professionnel
3. Rédiger un courriel professionnel
4. Structurer courrier et note de service
5. Rédiger un compte rendu fiable

📖 1. Qualités et préparation des écrits

★ À maîtriser

• Avant d'écrire, il faut préciser qui écrit et son rôle, à qui le texte s'adresse, pourquoi il est écrit et quel contenu doit être transmis.

• Un écrit professionnel doit être clair, concis, correct et courtois, afin que le lecteur comprenne en 30 secondes qui écrit, à qui, pourquoi et ce qui est attendu de lui.

Compléments

• Un écrit clair présente une idée par phrase, emploie des mots simples et évite le jargon inutile.

• Un écrit concis va à l'essentiel et privilégie des phrases de moins de 25 mots.

• La méthode QQOQCCP examine les questions suivantes : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi

💡 Astuce mémo

QQOQCCP : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi.

📖 2. Choisir le bon écrit professionnel

★ À maîtriser

📌 Le courriel sert aux échanges rapides et quotidiens, en interne ou en externe, tandis que le courrier sert à un échange officiel qui laisse une trace écrite et s'adresse plutôt à l'externe.

📌 La note de service donne une consigne ou une règle à appliquer à un ou plusieurs services internes, tandis que la note d'information informe en interne sans exiger d'action.

Compléments

📌 Le compte rendu conserve la trace de ce qui a été dit ou décidé lors d'une réunion ou d'un entretien et s'adresse aux participants et aux absents.

📌 La note de synthèse résume plusieurs documents en un seul à l'intention d'un décideur.

💡 Astuce mémo

La note de service prescrit ; la note d'information informe sans exiger d'action.

📖 3. Rédiger un courriel professionnel

★ À maîtriser

• Un courriel professionnel comprend :

  • les destinataires
  • un objet
  • une formule d'appel
  • le corps du message
  • une formule de politesse
  • une signature
  • la mention des pièces jointes dans le texte

• Dans un courriel, « à » désigne le ou les destinataires concernés par l'action attendue, « cc » les destinataires informés et « cci » les destinataires en copie confidentielle.

Compléments

• L'objet d'un courriel doit être court et précis : « Demande de devis – 15 chaises de bureau » est préférable à « Demande ».

• Le corps d'un courriel expose le contexte, la demande, le délai et le remerciement, tandis que la signature indique le prénom, le nom, la fonction, l'entreprise et le téléphone.

📖 4. Structurer courrier et note de service

★ À maîtriser

• Un courrier comporte l'expéditeur, le destinataire, le lieu et la date, les références, l'objet, les pièces jointes, la formule d'appel, le corps en trois temps, la formule de politesse et la signature.

• Une note de service comporte :

  • l'en-tête de l'entreprise et du service
  • le titre « NOTE DE SERVICE »
  • l'émetteur
  • les destinataires
  • la date
  • l'objet
  • le texte
  • la signature

Compléments

• Dans le corps d'un courrier, l'introduction explique pourquoi l'on écrit, le développement présente les faits et la demande, et la conclusion précise ce qui est attendu et le délai.

• Le texte d'une note de service présente le contexte, la consigne puis la date d'application ; la note ne contient ni formule d'appel ni formule de politesse.

💡 Astuce mémo

Le courrier s'adresse à un destinataire ; la note de service expose une consigne sans formule d'appel.

📖 5. Rédiger un compte rendu fiable

★ À maîtriser

• Un compte rendu comprend : un titre, la date, le lieu, les participants, les absents ou excusés, l'ordre du jour, ce qui a été dit et décidé pour chaque point, un tableau des actions indiquant qui fait quoi et pour quand

Compléments

• Un compte rendu est rédigé de façon neutre et objective, au présent ou au passé de manière cohérente.

• Les erreurs fréquentes comprennent : un objet vide ou trop vague, l'oubli du délai de réponse, un message trop long réunissant plusieurs sujets, l'absence de formule de politesse dans un courriel ou un courrier, l'emploi d'une formule de politesse dans une note de service, le mélange du tutoiement et du vouvoiement, l'emploi d'abréviations de SMS, l'absence de relecture

💡 Astuce mémo

Pour chaque point : dit, décidé, puis qui fait quoi et pour quand.