Fiche de révision : Archivistique générale

📋 Plan du Cours

1. Fondements de l’archivistique
2. Définitions et perceptions des archives
3. Histoire des institutions archivistiques
4. Réseau archivistique national
5. Réseaux territoriaux et privés
6. Science et méthodes archivistiques
7. Profession et déontologie archivistiques
8. Collecte et versement des archives
9. Élimination et conservation partielle
10. Versement des archives publiques
11. Entrées extraordinaires privées
12. Principes et niveaux du classement
13. Classement interne et récolement
14. Classement externe et séries publiques
15. Cadres des archives privées
16. Archivage des entreprises

📅 Repères chronologiques

1. premier quart du XIVe siècleLe Trésor des chartes est créé comme dépôt de chartes et de documents royaux.
2. 1540Les archives de Simancas deviennent un dépôt centralisé des archives de l’État espagnol.
3. 7 messidor an II (1794)Les Archives nationales sont créées à partir du fonds collecté par Armand Gaston Camus.
4. 26 octobre 1796Les Archives départementales sont créées pour réunir dans les chefs-lieux les titres et papiers appartenant à la République.
5. 6 mars 1808Le décret installe les Archives nationales au palais de Soubise et prévoit la concentration à Paris des archives existantes.
6. 3 janvier 1979La loi a mis en place le bordereau de versement.
7. 31 décembre 1979La circulaire AD 79-6 a créé la série W.
8. 1996Le Conseil international des archives rédige un Code de déontologie pour les archivistes.

📖 1. Fondements de l’archivistique

🔑 Notions clés & Définitions

• Archivistique : Science, technique et discipline qui étudie les fonds et les méthodes nécessaires à l’archiviste pour réaliser ses missions.

★ À maîtriser

• Les trois éléments clés sont:
  • les archives
  • l’archivistique
  • les archivistes

Compléments

• Antoine D’Estienne publie L’archiviste citoyen, ou Méthode précise pour arranger les archives en 1778 et défend une centralisation des archives sous le contrôle de l’État.

📖 2. Définitions et perceptions des archives

🔑 Notions clés & Définitions

• Archives : Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité, selon la loi du 3 janvier 1979.
• Archive : Archéologie du savoir — Pour Michel Foucault, l’archive est la masse des choses dites dans une culture, conservées, valorisées, réutilisées, répétées et transformées, ainsi que le jeu des règles qui détermine l’apparition et la disparition des énoncés.
• Archivalisation : Eric Ketelaar — L’archivalisation est le processus, à la fois personnel et social, par lequel certains documents sont sélectionnés pour être conservés ou détruits avant leur entrée éventuelle dans les archives.

★ À maîtriser

📌 La France considère le document comme une archive dès sa production, tandis que la Turquie distingue le document courant (« belge »), le document encore utilisé susceptible de devenir une archive (« arsivlik belge ») et le document d’archive définitif (« arsiv belgesi »).

Compléments

• Le classement archivistique peut déterminer les sujets ayant une existence archivistique, regrouper des phénomènes différents, séparer des documents liés, privilégier certaines langues, définir les informations recherchables et rendre certaines relations visibles ou invisibles.

• Le mot archives peut désigner:

  • des documents
  • des administrations, institutions ou services
  • des bâtiments

💡 Astuce mémo

Document conservé ≠ mécanisme social de sélection

📖 3. Histoire des institutions archivistiques

★ À maîtriser

• La Révolution française transforme la perception des archives en les faisant passer d’un usage administratif et personnel à une source de mémoire collective et d’histoire.

Compléments

• Le système allemand de la Registratur, apparu après la guerre de Trente Ans de 1618 à 1648, classe les documents en dossiers d’affaires plutôt qu’en fonds chronologiques.

• Le Manuel des Hollandais de Muller, Feith et Fruin, publié en 1898, est présenté comme un ouvrage fondateur de l’archivistique moderne. — Muller, Feith, Fruin

💡 Astuce mémo

Antiquité → chartriers → dépôts d’État → archives nationales

📖 4. Réseau archivistique national

★ À maîtriser

• Le tableau systématique des archives de l’Empire, publié par Daunou en 1811, organise les archives selon les institutions productrices et distingue les séries par des lettres simples pour les cartons et doubles pour les registres.

Compléments

• Depuis 2006, les Archives nationales sont un service à compétence nationale qui exerce des missions à l’échelle nationale sans être une administration centrale.

• Les trois principaux sites des Archives nationales sont Soubise, Pierrefitte et Fontainebleau, ce dernier ayant été fermé en 2016.

💡 Astuce mémo

Assemblée → Archives nationales → Soubise → Pierrefitte

📖 5. Réseaux territoriaux et privés

🔑 Notions clés & Définitions

• Durée d’utilité administrative : La durée d’utilité administrative est la période pendant laquelle une archive reste utile à la vie de l’entreprise, pendant les phases courante et intermédiaire.

★ À maîtriser

• Les Archives départementales conservent notamment: les archives d’Ancien Régime, les archives du conseil départemental depuis la Révolution, certaines archives communales, les archives des préfectures

• Selon la loi du 3 janvier 1979, les archives privées sont toutes les archives qui ne revêtent pas le caractère légal d’archives publiques.

Compléments

• Les principales cotes des archives privées sont la série J aux Archives départementales, la série Z aux Archives municipales, et les séries AP, AQ, AR et AS aux Archives nationales.

💡 Astuce mémo

Public : obligation de versement ; privé : conservation selon le propriétaire

📖 6. Science et méthodes archivistiques

🔑 Notions clés & Définitions

• Records management : Le records management est le processus qui consiste à identifier, classer, stocker, sécuriser, sauvegarder, suivre, puis détruire ou conserver définitivement les documents produits.

★ À maîtriser

• Les quatre missions fondamentales sont:
  • collecter
  • classer
  • conserver
  • communiquer

📌 La valeur primaire d’un document correspond à la raison pour laquelle son producteur doit le conserver et à sa valeur probante, tandis que la valeur secondaire correspond à sa valeur patrimoniale et historique. — Theodor Schalenberg

Compléments

• La norme ISO 15489 fournit des critères internationaux communs pour l’analyse et la catégorisation des documents dans le records management.

💡 Astuce mémo

Collecter → classer → conserver → communiquer

📖 7. Profession et déontologie archivistiques

🔑 Notions clés & Définitions

• Archiviste : Personne qui, dans une administration ou une entreprise, prend en charge le service d’archives, sa politique de gestion et sa conservation, ainsi que le conseil et la communication.
• Déontologie : Ensemble des devoirs qu’impose à des professionnels l’exercice de leur métier.

📝 Points essentiels

• La déontologie interdit:
  • la suppression des documents
  • toute atteinte à leur intégrité physique
  • toute atteinte à leur authenticité
  • le refus de la communication

📖 8. Collecte et versement des archives

🔑 Notions clés & Définitions

• Collecte : Action active qui consiste à rechercher et recueillir des archives auprès de leurs producteurs selon différentes modalités.

📝 Points essentiels

📌 La collecte est une démarche active et ponctuelle de recherche d’archives, tandis que l’accroissement est une réception passive, régulière et prévisible des documents par un service d’archives.

• Le registre des entrées est obligatoire depuis 1921 et permet d’identifier et de retracer toutes les entrées d’archives publiques ou privées dans un service d’archives.

💡 Astuce mémo

Collecter → sélectionner → décider → mettre en œuvre

📖 9. Élimination et conservation partielle

🔑 Notions clés & Définitions

• Copie fiable : Associe une copie fidèle, dans laquelle le document numérique est équivalent au document papier, et une copie durable, qui garantit la pérennité de l’accès, et possède la même force probante que l’original.

★ À maîtriser

• 🔄 Le traitement de l’élimination comprend trois phases:
  1. Sélection
  2. Décision de conserver ou d’éliminer
  3. Mise en œuvre de l’action finale

📌 L’élimination des archives est matérialisée par un bordereau d’élimination de documents pour les mètres linéaires et par un bordereau d’élimination d’archives pour les volumes numériques en gigaoctets.

Compléments

• La conservation partielle peut reposer sur:
  • Des documents synthétiques comme les comptes-rendus
  • Un échantillonnage représentatif accompagné de calculs statistiques
  • Un échantillonnage qualitatif destiné à valoriser un personnage selon un critère choisi

💡 Astuce mémo

Sélection → décision → mise en œuvre

📖 10. Versement des archives publiques

🔑 Notions clés & Définitions

• Versement : Ensemble des opérations qui transfèrent des documents du producteur à un service d’archives, avec transfert physique, de responsabilité et de propriété, et désigne aussi l’ensemble des documents d’une même provenance entrés à une même date.
• Bordereau de versement : Document obligatoire qui atteste le versement, matérialise le transfert de propriété, tient lieu de procès-verbal et d’instrument de recherche, et permet de retrouver les documents versés.

📝 Points essentiels

📌 Les archives publiques doivent être versées à un service d’archives publiques conformément à l’article L212-4 du Code du patrimoine, tandis que les services départementaux doivent recevoir et gérer les archives des services déconcentrés de l’État ayant leur siège dans le département conformément à l’article L212-8.

💡 Astuce mémo

Versement → transfert physique, responsabilité et propriété

📖 11. Entrées extraordinaires privées

★ À maîtriser

• Les entrées privées peuvent:

  • Transférer la propriété par don ou donation
  • Transférer la propriété par legs
  • Transférer la propriété par achat
  • Transférer la propriété par dation
  • Transférer la propriété par dévolution
  • Ne pas transférer la propriété par dépôt révocable

• Les archives privées transférées acquièrent:

  • L’inaliénabilité
  • L’imprescriptibilité
  • L’insaisissabilité

Compléments

📌 La revendication d’archives publiques détenues par un organisme privé peut être engagée par le ministère de la Culture selon l’article L112-22, par une action en nullité fondée sur l’inaliénabilité et l’imprescriptibilité.

• Dans les archives départementales, les archives privées sont principalement classées en série J, tandis que les documents isolés relèvent notamment de la série 1J.

💡 Astuce mémo

Don, legs et achat transfèrent la propriété ; dépôt révocable la conserve au déposant

📖 12. Principes et niveaux du classement

🔑 Notions clés & Définitions

• Respect des fonds : Natalis de Wailly, 1841 — Consiste à rassembler les documents selon leur provenance, à préserver l’intégrité matérielle et intellectuelle de chaque fonds et à ne pas les répartir artificiellement selon leur pertinence thématique.
• Fonds : Ensemble des documents de toute nature constitué organiquement par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités et selon ses attributions.
• Article : Unité intellectuelle de description et l’unité matérielle de cotation qui porte la cote, sans constituer un niveau de description ; il peut regrouper plusieurs pièces et ne doit pas dépasser une unité matérielle de conditionnement de 10 cm.

📝 Points essentiels

📌 Le classement distingue le niveau intellectuel de description, qui répartit les documents en fonds, séries, dossiers et pièces, de l’unité matérielle de conditionnement, comme une boîte.

💡 Astuce mémo

Fonds = provenance ; collection = regroupement thématique

📖 13. Classement interne et récolement

🔑 Notions clés & Définitions

• Récolement : Vérification physique de la présence des documents et de leur adéquation avec les inventaires et registres existants, afin de comparer la réalité des rayonnages avec les instruments de recherche.

★ À maîtriser

• Le classement interne d’un dossier comprend l’élimination des documents éliminables, puis la mise en ordre des pièces à l’intérieur du dossier, notamment par regroupement des correspondances et estampillage des pièces isolées importantes.

📌 Pour les archives publiques, l’élimination nécessite le visa du ministre de la Culture selon l’article R212-14, et une destruction irrégulière peut entraîner 3 ans d’emprisonnement et 45 M€ d’amende.

Compléments

• Le récolement se déroule en trois étapes : préparation du périmètre et des instruments, vérification sur le terrain étagère par étagère, puis constat et enregistrement des anomalies dans un rapport ou un procès-verbal.

💡 Astuce mémo

Préparer → vérifier → constater et enregistrer

📖 14. Classement externe et séries publiques

🔑 Notions clés & Définitions

• Plan de classement : Système qui organise les archives courantes et intermédiaires d’un bureau selon les activités du producteur, afin de les ranger, de les retrouver et de déterminer leur sort avec le tableau de gestion.

★ À maîtriser

• Les principaux niveaux de description sont:

  • Fonds
  • Sous-fonds
  • Série organique
  • Sous-série organique
  • Dossier
  • Pièce

• La série W des archives départementales applique une cotation en continu fondée sur l’ordre chronologique des versements, chaque versement recevant un numéro d’entrée.

Compléments

📌 Les fonds clos ne reçoivent plus de versements parce que le producteur n’existe plus, tandis que les fonds ouverts continuent de s’accroître quantitativement.

• Dans la cote 222 W 50537, 222 désigne le versement, W la série et 50537 le numéro de l’article ; il s’agit donc du 50537e article du 222e versement.

💡 Astuce mémo

Fonds → série → dossier → article → pièce

📖 15. Cadres des archives privées

★ À maîtriser

• Les archives diocésaines ne peuvent pas être classées selon un cadre unique et leur plan de classement doit être adapté à l’organigramme interne ou à l’histoire de l’institution.

📌 En Alsace sous régime concordataire, la gestion du culte reste privée, tandis que la gestion administrative de certains organismes cultuels relève des archives publiques et du contrôle scientifique et technique de l’État.

Compléments

• À Colmar, les périodes sont classées ainsi:

  • AL1 : 1871-1918
  • AL2 : 1919-1940
  • AL3 : 1940-1945
  • W : à partir de 1945

• À Strasbourg, les périodes sont classées ainsi:

  • AL : 1871-1918
  • D : 1919-1945
  • W : à partir de 1945

📖 16. Archivage des entreprises

📝 Points essentiels

• Les archives d’entreprises peuvent être confiées à un service de tiers-archivage dans le cadre de l’externalisation des archives.

📊 Tableaux de synthèse

Valeurs et phases des documents

Niveaux et unités du classement