Fiche de révision : Organisation d’un concours équestre

📋 Plan du Cours

1. Cadre technique et divisions
2. Préparation administrative et matérielle
3. Installation et déroulement
4. Bilan et obligations postérieures
5. Budget et financement
6. Communication et attractivité
7. Sponsoring et partenariat
8. Gestion financière FFE

📖 1. Cadre technique et divisions

📝 Points essentiels

📌 Toute personne, société ou association qui organise un concours doit être affiliée à la FFE et à jour de cotisation.

📌 Chaque type de concours possède un règlement propre, qui varie selon la discipline, et les installations doivent répondre aux besoins de cette discipline.

• Les divisions de concours sont:
  • Club
  • Amateur
  • Circuit des as
  • Pro
  • Jeunes chevaux (SHF)
  • International (FEI)

📖 2. Préparation administrative et matérielle

★ À maîtriser

• 🔄 La préparation comprend:
  1. Le choix de la date
  2. L’évaluation des besoins
  3. La publication du programme
  4. La confirmation des officiels
  5. Les demandes d’autorisation

📌 Au minimum un mois avant l’événement, le programme doit être élaboré sur le site de la FFE avec le lieu, les épreuves, la limitation du nombre d’engagés, les dotations, le président et le chef de piste.

📌 Quinze jours avant l’événement, une autorisation de buvette doit être demandée à la mairie, avec une limite de cinq buvettes temporaires avec alcool par an ou de dix buvettes sportives de 48 heures maximum pour un club agréé.

• Les besoins matériels comprennent:
  • Un parc d’obstacles, une cabine de jury, des taquets de sécurité, des fanions et des numéros
  • Une sono, des box démontables et des tentes
  • Du matériel de buvette
  • Des boissons et de l’alimentation

Compléments

• La date est répartie lors d’une réunion annuelle du CRE par discipline, tandis que les concours internationaux sont planifiés à Paris sous la gestion de la FEI.

💡 Astuce mémo

Date → besoins → programme → officiels → autorisations

📖 3. Installation et déroulement

📝 Points essentiels

• Avant le concours, l’organisateur installe les carrières et la piste, pose les banderoles, installe la tribune du jury et la sono, signale les accès, prépare la buvette et installe les box.

📌 Le jour du concours, la buvette et le parking doivent fonctionner au minimum une heure avant le début, les bénévoles doivent être répartis selon un planning et le rangement doit être effectué avant leur départ.

💡 Astuce mémo

J-2/J-1 → Jour J → rangement

📖 4. Bilan et obligations postérieures

★ À maîtriser

📌 Les résultats doivent être transmis sur le site de la FFE dans les sept jours suivant le concours.

📌 La saisie tardive des résultats entraîne une pénalité de 10 % de la part organisateur par semaine de retard et peut conduire à une interdiction de concours pendant un an.

Compléments

• La réunion porte sur:
  • Le résultat financier
  • L’organisation
  • Les points à améliorer

💡 Astuce mémo

Résultats transmis en retard → pénalités

📖 5. Budget et financement

🔑 Notions clés & Définitions

• Budget prévisionnel : Permet d’évaluer les besoins, de connaître le seuil de rentabilité et de vérifier si le projet est réalisable.

★ À maîtriser

• Les principales recettes comprennent:

  • Les subventions
  • Les partenaires publics et privés
  • Les engagements
  • Les boxes
  • Les entrées du public
  • Les programmes et la boutique
  • La buvette

• Les dépenses comprennent les droits réglementaires, les prix, les officiels et les pistes, la promotion, la logistique, ainsi qu’une provision pour imprévus de 10 %.

Compléments

• 🔄 La recherche de financement consiste à:
  1. Créer un dossier sponsor
  2. Cibler les entreprises intéressées
  3. Évaluer les contreparties
  4. Proposer un partenariat

💡 Astuce mémo

Recettes du concours contre dépenses réglementaires, sportives et logistiques

📖 6. Communication et attractivité

★ À maîtriser

• Les deux premières sources de rentrée d’argent d’un concours sont les engagements des concurrents et la consommation à la buvette.

• Pour attirer le public, l’organisateur peut créer:

  • Une affiche
  • Des panneaux publicitaires
  • Des animations

Compléments

• Pour fidéliser les cavaliers, l’organisateur peut proposer un programme qui les accueille et les renseigne ainsi que des invitations.

💡 Astuce mémo

Publicité et animations → davantage de public, d’engagements et de consommation

📖 7. Sponsoring et partenariat

🔑 Notions clés & Définitions

• Sponsoring : Consiste à apporter une aide financière à une entreprise en échange d’espaces publicitaires lors d’un événement.

★ À maîtriser

• Le sponsoring vise à accroître les recettes du concours pour l’entreprise sponsorisée et à accroître la notoriété, l’image de marque et la communication du sponsor.

• Le dossier sponsor présente:

  • L’entreprise
  • Le nom, le lieu et la date du concours
  • Le logo et la nature de l’événement
  • Les participants et les spectateurs
  • Les médias présents et le dossier de presse
  • Les retombées économiques

Compléments

• Les contreparties possibles comprennent:
  • Le nom d’une épreuve
  • Des panneaux ou calicots
  • Une publicité dans le programme
  • Un obstacle personnalisé
  • Une publicité au micro
  • Des invitations
  • Des places d’écuries personnalisées
  • Un logo sur l’affiche

💡 Astuce mémo

Cibler → argumenter → présenter le dossier → proposer des contreparties

📖 8. Gestion financière FFE

★ À maîtriser

• La part fixe FFE par engagement est de 3,05 € en Club ou Pony et de 4,65 € en Amateur ou Pro.

• Pour un engagement effectué sur le terrain après la clôture du concours, la part fixe FFE est triplée et prélevée lors de la saisie des résultats.

• En cas d’annulation ou de décalage d’épreuve par l’organisateur, les engageurs sont intégralement remboursés, tandis que les frais de gestion restent à la charge de l’organisateur sauf force majeure.

Compléments

📌 Les dotations en cadeaux sont libres, tandis que les dotations en argent doivent figurer sur la DUC et être versées directement sur le compte engageur des propriétaires des chevaux concernés.

• L’adhésion à la FFE coûte 175 € pour une ORAF ou ORAG et 785 € pour une CLAF ou CLAG, références comprises.

📊 Tableaux de synthèse

Principales recettes et dépenses