Fiche de révision : Accompagnement du client en notariat

📋 Plan du Cours

1. Notariat et acteurs de l’étude
2. Profils et besoins des clients
3. Enjeux de l’accompagnement notarial
4. Accompagnement juridique et humain
5. Règles déontologiques du notariat
6. Rendez-vous et rôle du notaire
7. Métiers des collaborateurs notariaux
8. Étapes du dossier et qualité
9. Formation du collaborateur juriste
10. Compétences et activités du bloc 1
11. Articulation des blocs de compétences

📖 1. Notariat et acteurs de l’étude

🔑 Notions clés & Définitions

• Notariat : Ensemble des notaires de France et activité notariale, qui assure un service juridique d’intérêt général et un service d’intérêt économique général de rédaction d’actes authentiques, avec un service de proximité.
• Notaire : Code de déontologie des notaires, 2023 - Officier public ministériel délégataire de l’autorité publique, chargé d’une mission de service public, qui reçoit les actes et contrats auxquels les parties veulent ou doivent donner l’authenticité, recueille leur consentement, assure la date, la conservation et le dépôt des actes, et en délivre des copies exécutoires et authentiques.
• Étude notariale : Lieu où le notaire exerce son activité au sein d’une entreprise pouvant prendre plusieurs formes juridiques.

★ À maîtriser

• Le service public notarial contribue à l’effectivité et à l’efficacité du droit objectif et renforce la sécurité juridique des droits subjectifs.

• Le notaire exerce une activité libérale, assure la rédaction d’actes authentiques, collecte l’impôt au profit de l’État, conseille impartialement ses clients dans le respect du secret professionnel et peut concilier les parties en cas de litige.

Compléments

📌 Un notaire peut être créateur unique de son étude, associé avec d’autres notaires ou salarié dans l’étude.

• L’article 1er de l’ordonnance du 2 novembre 1945 présente les notaires comme des officiers publics recevant les actes et contrats auxquels les parties veulent ou doivent donner le caractère d’authenticité attaché aux actes de l’autorité publique.

• Les collaborateurs assistent le notaire dans l’accompagnement des clients, constituent les dossiers, rédigent les actes, assurent le suivi de la relation client, préparent la taxation des actes et réalisent les formalités postérieures d’enregistrement ou de publicité.

• Le panonceau identifie l’emplacement d’une étude notariale et marque la spécificité de la profession de notaire.

📖 2. Profils et besoins des clients

★ À maîtriser

📌 Les clients personnes physiques comprennent notamment les individus, les couples mariés ou pacsés, les célibataires et les veufs, tandis que les personnes morales peuvent relever du droit privé ou du droit public.

• Les clients présentent des aptitudes différentes à comprendre les notions juridiques, alors que la complexification du droit accroît les besoins de conseil et d’accompagnement.

Compléments

• Les clients sollicitent le notaire lors d’étapes telles que :

  • le mariage
  • le divorce
  • l’achat immobilier
  • le décès
  • l’adoption
  • la création d’entreprises
  • l’évolution d’entreprises
  • la transmission d’entreprises
  • les projets immobiliers

• La capacité et la vulnérabilité des clients varient, notamment entre un mineur et une personne majeure sous tutelle.

📖 3. Enjeux de l’accompagnement notarial

🔑 Notions clés & Définitions

• Accompagnement : Maela Paul, 2009 - Relation entre deux personnes de statut inégal qui doivent fonctionner dans une relation conjuguant disparité des places et parité relationnelle.

★ À maîtriser

• Les notaires sont des acteurs-relais par lesquels l’État maintient le lien entre l’intérêt général et l’intérêt des particuliers et crée du lien social et du lien de droit.

• La relation client notariale fait évoluer la place du client, longtemps considéré uniquement comme un requérant, vers une participation active à la gestion de son dossier.

Compléments

• La déjudiciarisation de certaines branches du droit, notamment du droit de la famille, confie aux notaires des missions auparavant dévolues au juge aux affaires familiales et a été qualifiée de « notarisation ».

• L’« ubérisation » conduit les clients à attendre un service rapide et de grande qualité et à mettre les professionnels en concurrence, tandis qu’une lourde responsabilité pèse sur le notaire face au risque de conflits.

• La pratique de l’acte authentique électronique, la digitalisation et la dématérialisation facilitent la participation du client au suivi de son dossier.

• La crise sanitaire de 2020 a accéléré l’accompagnement des clients à distance, qui doit tenir compte de l’illectronisme et de la sécurisation de leurs données.

💡 Astuce mémo

Droit complexe et besoins diversifiés → accompagnement renforcé

📖 4. Accompagnement juridique et humain

★ À maîtriser

• L’accompagnement juridique consiste à :
  • conseiller
  • informer
  • anticiper
  • prévenir
  • concilier

📌 Le notaire doit expliquer la matière juridique avec pédagogie, simplifier les règles de droit et se mettre à la portée du client afin qu’il comprenne les actes et fasse un choix éclairé.

• L’accompagnement humain et psychologique repose sur une relation personnalisée visant à susciter la confiance et à inciter à la confidence, dans le respect du secret professionnel et des règles déontologiques.

Compléments

• Les explications juridiques peuvent notamment s’appuyer sur : des dessins, des schémas, des infographies, des explications écrites accompagnées d’extraits de textes légaux

• La relation notariale peut être chargée émotionnellement et requiert de communiquer avec empathie, d’apaiser le client et de maintenir le lien avec lui.

• La présentation de l’acte authentique électronique sur grand écran favorise la pédagogie auprès des clients.

📖 5. Règles déontologiques du notariat

🔑 Notions clés & Définitions

• Déontologie : Ensemble des règles et devoirs inhérents à l’exercice d’une activité professionnelle libérale, le plus souvent définis par un ordre professionnel.

📝 Points essentiels

📌 Le non-respect des règles déontologiques de la profession notariale peut entraîner des poursuites disciplinaires.

• Les règles déontologiques au bénéfice du client comprennent notamment : le secret professionnel, la diligence dans le traitement des dossiers, l’interdiction de la publicité personnelle, l’absence d’intermédiation professionnelle externe pour les notaires

📖 6. Rendez-vous et rôle du notaire

🔑 Notions clés & Définitions

• Notaire : Officier ministériel nommé par le Garde des Sceaux qui engage sa responsabilité quant au contenu, à la forme et à la conservation des actes qu’il reçoit et auxquels il confère l’authenticité.

★ À maîtriser

📌 Le rendez-vous conseil a lieu en amont pour orienter le client vers l’acte adapté à sa situation et à ses objectifs, tandis que le rendez-vous de signature est consacré à la signature de l’acte authentique.

Compléments

• La conduite des rendez-vous clients mobilise la patience, la pédagogie, l’explication, la simplification et la capacité à accompagner les choix.

• Le notaire joue un rôle de pacificateur et d’arbitre impartial entre les clients.

• La pratique des rendez-vous clients évolue notamment avec l’utilisation des visioconférences.

💡 Astuce mémo

Le rendez-vous conseil oriente avant l’acte ; le rendez-vous de signature officialise l’acte.

📖 7. Métiers des collaborateurs notariaux

📝 Points essentiels

• Le gestionnaire de patrimoine est responsable de la gestion et de l’optimisation du patrimoine privé et/ou professionnel des clients de l’étude notariale.

• Le collaborateur de notaire gère les dossiers, participe à leur analyse juridique avec le notaire et rédige des actes complexes à l’aide des logiciels notariaux.

• L’assistant notarial contribue notamment à :

  • mettre en forme les actes
  • constituer et clôturer les dossiers
  • effectuer des recherches
  • rédiger et saisir des actes
  • archiver les documents

• Le chargé d’accueil assure le premier contact avec la clientèle, gère le standard et le secrétariat, organise les rendez-vous, recueille les premiers renseignements pour ouvrir les dossiers et réalise diverses formalités selon la taille de l’étude.

• Le formaliste réalise les formalités administratives liées aux actes, les dépôts et communications aux administrations, les demandes de pièces, ainsi que la publication et l’enregistrement des actes dans les délais.

• Le juriste accompagne le notaire dans le suivi des dossiers et veille à l’exactitude des informations et des démarches juridiques.

• Le comptable-taxateur facture les prestations et les actes, gère la comptabilité et les finances de l’office et mobilise une expertise juridique et fiscale.

📌 Le rédacteur d’actes peut rédiger des actes simples avec un BTS, des actes courants avec une licence professionnelle et/ou des actes complexes avec le diplôme des métiers du notariat.

• Le négociateur immobilier s’occupe de la vente et de la location des biens immobiliers en réalisant des estimations, des visites, des états des lieux et de la publicité.

📖 8. Étapes du dossier et qualité

★ À maîtriser

• 🔄 Le traitement d’un dossier client suit un processus simplifié : accueil du client et recueil des premières informations, orientation vers le notaire et ouverture du dossier numérique et papier, constitution administrative du dossier et suivi du retour des pièces, rédaction de l’acte et préparation de la signature, signature de l’acte, remise des sous-produits et taxation, formalités postérieures, envoi de la copie authentique et du questionnaire de satisfaction, remise du solde

Compléments

• Les collaborateurs restent en relation avec le client tout au long du dossier, notamment par des échanges téléphoniques sur son état d’avancement.

• La qualité de la prise en charge par les collaborateurs contribue à attirer et à conserver la clientèle.

• L’envoi d’un questionnaire de satisfaction à la clôture d’un dossier traduit une volonté d’amélioration continue de l’accompagnement du client.

• Certaines études structurent leur démarche d’amélioration de la qualité afin d’obtenir un label de certification, tandis que des sites spécialisés recueillent les avis en ligne sur les services des notaires.

💡 Astuce mémo

Accueil, dossier, acte, signature, formalités, archivage.

📖 9. Formation du collaborateur juriste

★ À maîtriser

• Le collaborateur juriste notarial doit être formé à la gestion de la relation client dans le respect du cadre juridique et des règles déontologiques notariales.

Compléments

• La formation du collaborateur juriste notarial comprend la maîtrise de la communication professionnelle orale et écrite ainsi que de la gestion numérique des dossiers.

📖 10. Compétences et activités du bloc 1

★ À maîtriser

• Les compétences techniques du collaborateur comprennent la maîtrise des règles juridiques à jour, la connaissance de l’environnement juridique et économique notarial, la rédaction d’actes conformes à la législation, la constitution et le suivi de dossiers, la collaboration avec des partenaires, l’information des clients et l’usage des outils numériques professionnels.

• Les compétences socio-comportementales comprennent : la diplomatie, le bon relationnel, la communication, l’écoute, l’empathie et la médiation, la rigueur, la polyvalence et l’adaptabilité, la capacité à gérer la pression, l’urgence et le stress, la curiosité

Compléments

• Le BTS CJN comprend huit blocs de compétences, dont le bloc 1 consacré à l’accompagnement du client selon les règles déontologiques.

• L’activité 1 porte notamment sur : le principe de délégation de la puissance publique, l’intérêt de l’authentification, la finalité de la publication des actes, les composantes de la taxation des actes

• L’activité 2 du bloc 1 porte sur la conduite des échanges, l’identification des besoins, l’instauration d’une relation de confiance et la participation à la résolution des conflits.

• L’activité 3 du bloc 1 porte sur la constitution du dossier selon la situation du client, l’actualisation de la base de données de l’office, la sécurité juridique des données, la veille juridique et la collaboration au sein d’un collectif de travail.

📖 11. Articulation des blocs de compétences

★ À maîtriser

• Le bloc 1 est transversal aux blocs 2 et 3 : il complète les compétences mobilisées dans les dossiers de droit des personnes, de la famille et du patrimoine familial, ainsi que dans ceux de droit des biens immobiliers ou de l’entreprise.

• Selon l’article 2 du Code de déontologie des notaires, issu du décret n°2023-1297 du 23 décembre 2023, le notaire reçoit en personne les actes et contrats auxquels les parties veulent ou doivent donner l’authenticité, recueille leur consentement, assure la date, la conservation et le dépôt des actes et délivre des copies exécutoires et authentiques.

📌 Le collaborateur peut rédiger un acte sous le contrôle du notaire, mais seul le notaire est habilité à le signer pour lui conférer le caractère authentique.

Compléments

• Des notions abordées de manière générale dans le bloc 1, comme les formalités, la taxation et les clauses, sont approfondies dans les thèmes spécifiques des blocs 2 et 3.

• Le bloc 7 approfondit des savoirs juridiques exploités dans le bloc 1, comme les éléments de droit international privé, les personnes et les biens, ainsi que des compétences générales et juridiques mises en œuvre en situation dans le bloc 1.

• Le bloc 8 porte sur l’environnement de l’activité notariale et mobilise notamment comme prérequis des savoirs du bloc 1 sur le notaire en tant qu’officier public et sur les situations observées en office notarial.

• Sous la responsabilité du notaire, les collaborateurs réalisent les formalités préalables et postérieures, informent le client de l’avancement du dossier, peuvent recevoir la clientèle par délégation, rédigent des actes sous le contrôle du notaire, vérifient leur conformité, préparent la taxation et peuvent réaliser la négociation immobilière préalable dans les études disposant d’un service dédié.