Fiche de révision : Achats et approvisionnement

📋 Plan du Cours

1. Rôle et objectifs des achats
2. Achats et approvisionnement stratégique
3. Les cinq objectifs des achats
4. Étapes du processus d’achat
5. Documents et abréviations des achats
6. Termes et contrats d’achat
7. Catégories d’achats
8. Sourcing et stratégie fournisseurs
9. Approvisionnement international
10. Coût total de possession
11. Coût rendu et Incoterms
12. Évaluation et sélection fournisseurs
13. Gestion des relations fournisseurs
14. Performance et indicateurs achats
15. Externalisation et décision faire ou acheter

📖 1. Rôle et objectifs des achats

🔑 Notions clés & Définitions

• Achats : Processus d’acquisition des biens et services dont une entreprise a besoin pour fonctionner.

★ À maîtriser

• Les coûts d’achat affectent directement la rentabilité de l’entreprise, ce qui fait des achats une fonction stratégique.

• Un service achats efficace vise à : réduire les coûts, obtenir la qualité requise, garantir les délais, maintenir des sources fiables, améliorer la performance des fournisseurs, réduire les risques de la chaîne d’approvisionnement, soutenir la stratégie de l’entreprise

Compléments

• Les activités d’achat comprennent :
  • l’identification des besoins
  • l’émission des commandes
  • la négociation des prix et conditions
  • la réception et l’inspection des biens
  • la vérification des factures
  • le paiement des fournisseurs
  • la gestion des contrats

📌 Chaque euro économisé grâce à des achats efficaces peut contribuer au bénéfice de l’entreprise si la qualité, le service et les autres coûts sont correctement maîtrisés.

💡 Astuce mémo

Achats maîtrisés → rentabilité améliorée

📖 2. Achats et approvisionnement stratégique

★ À maîtriser

📌 Les achats désignent surtout l’exécution transactionnelle des commandes et le traitement des factures, tandis que l’approvisionnement couvre l’acquisition au sens large, notamment l’identification des besoins, la sélection des fournisseurs et la stratégie.

• Dans les définitions principales du cours, les achats constituent un sous-ensemble de l’approvisionnement.

Compléments

• Les principales activités d’approvisionnement comprennent :

  • l’identification des besoins
  • la recherche de fournisseurs
  • leur évaluation et leur sélection
  • la négociation
  • la commande
  • la réception et l’inspection
  • l’approbation des factures et le paiement
  • le suivi de la performance

• Les termes achats et approvisionnement peuvent varier selon les organisations et les pays, notamment entre l’Europe et les États-Unis ; il faut distinguer les activités stratégiques des activités transactionnelles selon le contexte.

💡 Astuce mémo

Achats : transaction ; approvisionnement : stratégie et cycle élargi

📖 3. Les cinq objectifs des achats

🔑 Notions clés & Définitions

• Délai d’approvisionnement : Temps écoulé entre la passation d’une commande et la réception des biens.

★ À maîtriser

• Les cinq objectifs des achats sont :
  • la bonne qualité
  • la bonne quantité
  • le bon moment
  • le bon lieu
  • le bon prix

📌 Le bon prix correspond au meilleur coût global, qui peut inclure le transport, les droits de douane, l’assurance, les stocks, la qualité et les autres coûts pertinents, et non nécessairement au prix unitaire le plus bas.

Compléments

• De longs délais d’approvisionnement ou des délais imprévisibles peuvent accroître les besoins en stocks et créer des risques pour la production.

• Le bon lieu exige une livraison au bon emplacement et des biens prêts à l’emploi, en tenant compte du transport, des modalités de livraison, du dédouanement et des Incoterms.

📖 4. Étapes du processus d’achat

★ À maîtriser

• Le processus d’achat suit onze étapes : identifier le besoin, définir les spécifications, obtenir l’approbation interne, étudier le marché fournisseurs, demander des informations ou des offres, évaluer les fournisseurs, négocier, sélectionner le fournisseur et passer commande, réceptionner et inspecter les biens, traiter la facture et le paiement, puis suivre la performance du fournisseur.

Compléments

• Les spécifications peuvent préciser :

  • les exigences de qualité
  • les caractéristiques techniques
  • la quantité
  • les délais de livraison
  • les certifications
  • l’emballage

• L’évaluation compare notamment :

  • le prix
  • la qualité
  • les capacités techniques
  • la performance de livraison
  • la fiabilité
  • les risques

• L’objectif global du processus d’achat est de recevoir les biens ou services requis au coût, à la qualité, à la quantité et au moment appropriés.

💡 Astuce mémo

Besoin → spécifications → approbation → fournisseurs → commande → contrôle → paiement → suivi

📖 5. Documents et abréviations des achats

🔑 Notions clés & Définitions

• Purchase Order : Document formel qui précise les biens ou services commandés.
• Service Level Agreement : Document qui définit le niveau de service attendu et les obligations de performance.
• Key Performance Indicator : Indicateur qui mesure la performance par rapport à des objectifs définis.
• MRO : Articles nécessaires à la maintenance et au fonctionnement d’une entreprise ou d’un établissement.
• Supplier Relationship Management : Gestion des relations et de la collaboration avec les fournisseurs.
• Total Cost of Ownership : Coût total d’acquisition, d’utilisation et de mise au rebut d’un produit ou d’un actif.

★ À maîtriser

• Une RFI (Request for Information) recueille des renseignements généraux sur les fournisseurs potentiels et leurs capacités.

• Une RFP (Request for Proposal) expose un besoin ou un projet défini et invite les fournisseurs à proposer une solution, éventuellement avec des propositions techniques et commerciales.

• Une RFQ (Request for Quotation) demande des prix et des conditions commerciales pour des biens ou services spécifiés, généralement après définition de leurs caractéristiques.

Compléments

• Une PQQ (Pre-Qualification Questionnaire) sélectionne préalablement des fournisseurs potentiels avant leur invitation à soumissionner.

💡 Astuce mémo

RFI informe, RFP demande une solution, RFQ demande un prix

📖 6. Termes et contrats d’achat

🔑 Notions clés & Définitions

• Appel d’offres : Procédure formelle par laquelle des fournisseurs soumettent des offres pour fournir des biens ou services selon des conditions précisées.
• Contrat : Accord juridiquement contraignant entre un acheteur et un fournisseur.
• Fournisseur : Personne ou organisation qui fournit des biens ou des services.
• Acheteur : Personne ou organisation qui acquiert des biens ou des services.
• Offre fournisseur : Proposition qu’un fournisseur soumet en réponse à un appel d’offres ou à une demande.
• Accord-cadre : Accord qui établit des conditions générales pour des achats futurs pendant une période définie.
• Clause pénale : Disposition contractuelle qui précise les conséquences de certains manquements aux obligations contractuelles.
• Lettre de crédit : Instrument financier par lequel une banque s’engage à payer un vendeur lorsque les conditions documentaires spécifiées sont remplies.

📝 Points essentiels

• Un contrat peut préciser : les spécifications des produits, les prix et conditions de paiement, les conditions de livraison, les exigences de qualité, les responsabilités des parties, les recours ou pénalités en cas de non-conformité

📌 Le prix unitaire est le prix d’une unité de produit, tandis qu’une remise réduit le prix facturé et qu’un rabais différé correspond à un remboursement ou ajustement accordé après l’achat, souvent selon le volume ou des conditions convenues.

📖 7. Catégories d’achats

🔑 Notions clés & Définitions

• Achats de détail : Les achats de détail consistent à acheter des produits pour les revendre aux clients finaux.
• Équipement d’investissement : Actif destiné à être utilisé pendant plus d’un an.

★ À maîtriser

📌 Les achats directs concernent les biens, matières et composants incorporés aux produits fabriqués ou vendus par l’entreprise, tandis que les achats indirects concernent les biens et services nécessaires à son fonctionnement sans être incorporés au produit final.

Compléments

• Exemples d’achats directs :

  • l’acier d’un constructeur automobile
  • les composants électroniques d’un ordinateur
  • le tissu d’un fabricant de vêtements
  • les ingrédients d’un fabricant alimentaire

• Exemples d’achats indirects :

  • les fournitures de bureau
  • les services de nettoyage
  • le matériel informatique
  • le conseil
  • le travail temporaire

• Les acheteurs de détail tiennent compte de :

  • la demande des clients
  • les prix de vente
  • les marges
  • les stocks
  • la disponibilité des produits

• Les catégories d’achats comprennent :

  • les matières premières
  • les produits semi-finis et composants
  • les produits finis
  • les articles MRO
  • les articles de soutien à la production
  • les équipements d’investissement
  • les services

💡 Astuce mémo

Direct : entre dans le produit ; indirect : fait fonctionner l’entreprise

📖 8. Sourcing et stratégie fournisseurs

🔑 Notions clés & Définitions

• Sourcing : Processus qui consiste à identifier, étudier, évaluer et sélectionner des fournisseurs adaptés aux besoins d’achat d’une entreprise.

★ À maîtriser

• Le sourcing vise à :
  • trouver des fournisseurs compétitifs
  • obtenir de meilleurs prix et conditions
  • améliorer la qualité
  • accéder à l’expertise et à la technologie
  • sécuriser les approvisionnements
  • réduire la dépendance à une source unique
  • accéder à de nouveaux marchés et capacités
  • gérer les risques

📌 La meilleure décision de sourcing équilibre le coût, la qualité, la fiabilité, les risques et les besoins commerciaux à long terme.

Compléments

📌 Le sourcing va au-delà de la passation d’une commande, car il analyse le marché fournisseurs et détermine où et auprès de qui l’entreprise doit acheter.

• 🔄 Le processus de sourcing consiste à :

  1. Définir le besoin et les spécifications.
  2. Analyser le marché fournisseurs.
  3. Identifier des fournisseurs potentiels.
  4. Demander des informations ou des offres.
  5. Comparer et évaluer les fournisseurs.
  6. Négocier les conditions.
  7. Sélectionner les fournisseurs préférés.
  8. Établir les contrats et mettre en œuvre la décision.
  9. Suivre la performance et les relations fournisseurs.

• Une stratégie de sourcing peut intégrer : les spécifications et volumes, les pays d’approvisionnement, les capacités fournisseurs, le prix et le coût rendu, la qualité, les délais et la logistique, les droits de douane et accords commerciaux, le risque de change, les risques géopolitiques et opérationnels, la durabilité, l’éthique et la diversification des fournisseurs

💡 Astuce mémo

Définir → analyser → identifier → évaluer → négocier → sélectionner → suivre

📖 9. Approvisionnement international

🔑 Notions clés & Définitions

• Sourcing international : Obtention de biens ou services auprès de fournisseurs situés dans différents pays.

📝 Points essentiels

• Le sourcing international peut donner accès à :

  • des coûts plus faibles
  • des compétences spécialisées
  • des matières premières
  • des technologies
  • de nouveaux marchés

• Les avantages comprennent : un choix plus large de fournisseurs et de produits, des coûts de production potentiellement plus faibles, l’accès à des savoir-faire spécialisés, l’accès à des ressources indisponibles localement, la diversification des fournisseurs

• Les risques comprennent : les délais plus longs, les frais de transport et d’assurance plus élevés, les droits et taxes, les fluctuations monétaires, l’instabilité politique ou géopolitique, les différences de communication et de culture, les difficultés de contrôle qualité, la dépendance logistique, les risques réglementaires

• Avant de choisir un pays, l’entreprise évalue : l’expertise technique et les fournisseurs qualifiés, la qualité et le coût rendu, le transport, les droits et restrictions, le risque de change, les risques politiques et logistiques, les conditions de travail et normes environnementales, la disponibilité d’une source alternative

• Un fournisseur proposant un prix d’usine inférieur peut ne pas être le meilleur choix si le fret, les droits de douane, les stocks et les risques de livraison sont nettement plus élevés.

💡 Astuce mémo

Coût ou expertise accessibles contre délais, frais et risques internationaux

📖 10. Coût total de possession

🔑 Notions clés & Définitions

• Coût total de possession : Coût complet d’acquisition, d’exploitation, de maintenance et de mise au rebut d’un actif pendant tout son cycle de vie.

★ À maîtriser

• Le coût total de possession comprend les coûts d’acquisition, d’exploitation, de maintenance et de fin de vie, dont une éventuelle valeur résiduelle récupérable est déduite.

📐 Formule - Le coût total de possession se calcule ainsi : $\mathrm{TCO}=\mathrm{coûts\ d’acquisition}+\mathrm{coûts\ d’exploitation}+\mathrm{coûts\ de\ maintenance}+\mathrm{autres\ coûts\ du\ cycle\ de\ vie}-\mathrm{valeur\ résiduelle}$.

📌 Le prix d’achat porte sur le prix annoncé du produit, tandis que le TCO prend en compte les coûts pertinents sur l’ensemble de son cycle de vie.

Compléments

• Les coûts d’acquisition peuvent comprendre :

  • le prix d’achat
  • le transport
  • l’assurance
  • les droits et taxes d’importation
  • le dédouanement et la manutention
  • l’inspection et la certification

• Les coûts d’exploitation peuvent comprendre :

  • l’énergie et le carburant
  • la main-d’œuvre
  • la formation
  • les stocks et le stockage
  • le financement

• Ces coûts peuvent comprendre :

  • les réparations
  • les pièces détachées
  • les services de maintenance
  • les arrêts et pertes de production
  • la mise au rebut
  • le recyclage
  • le démantèlement

• Pour le véhicule B, le TCO est de 28 000 € + 5 000 € de carburant + 2 000 € de maintenance et réparations + 3 000 € d’assurance − 6 000 € de valeur de revente, soit 32 000 € ; malgré son prix d’achat supérieur, son coût total est inférieur à celui du véhicule A.

• Pour un produit importé, le TCO peut inclure :

  • le prix fournisseur
  • le fret international et l’assurance
  • la valeur en douane et les droits applicables
  • les taxes d’importation et le dédouanement
  • le transport intérieur
  • les stocks et le financement
  • l’inspection qualité
  • les risques de retard

💡 Astuce mémo

Prix d’achat ≠ coût du cycle de vie

📖 11. Coût rendu et Incoterms

🔑 Notions clés & Définitions

• Coût rendu : Coût total nécessaire pour acheminer un produit acheté jusqu’à la destination convenue, en tenant compte des coûts pertinents d’achat, de transport, d’assurance, de douane et de manutention.
• Incoterms : Termes commerciaux internationaux publiés par la Chambre de commerce internationale qui définissent des responsabilités de livraison, la répartition des coûts et le point de transfert des risques entre vendeur et acheteur.

★ À maîtriser

📐 Formule - Une formule simplifiée du coût rendu est : $\mathrm{Coût\ rendu}=\mathrm{coût\ du\ produit}+\mathrm{transport}+\mathrm{assurance}+\mathrm{droits\ de\ douane}+\mathrm{taxes\ applicables}+\mathrm{manutention\ et\ dédouanement}$.

📌 FOB signifie Free On Board et s’utilise pour le transport maritime ou fluvial ; le vendeur livre les biens à bord du navire au port d’expédition nommé et le risque est transféré à ce moment.

📌 DDP signifie Delivered Duty Paid et impose au vendeur des responsabilités étendues jusqu’à la destination nommée, y compris le dédouanement à l’importation et les droits et taxes applicables selon les conditions convenues.

Compléments

• Les Incoterms ne déterminent pas, à eux seuls, tous les aspects d’un contrat de vente.

📌 Une offre ou un contrat doit préciser le lieu ou port nommé ainsi que la version applicable des Incoterms.

• Les Incoterms aident à déterminer : qui organise le transport, qui paie les coûts concernés, qui assume les formalités d’exportation et d’importation, où a lieu la livraison, quand le risque de perte ou dommage est transféré

💡 Astuce mémo

FOB : risque transféré à l’embarquement ; DDP : vendeur chargé jusqu’à destination

📖 12. Évaluation et sélection fournisseurs

🔑 Notions clés & Définitions

• Évaluation fournisseur : Processus qui consiste à déterminer la capacité d’un fournisseur à satisfaire les exigences de l’entreprise.
• Tableau de bord fournisseur : Outil qui compare des fournisseurs selon des critères définis.

★ À maîtriser

• Les critères d’évaluation comprennent :
  • le prix et le coût total
  • la qualité
  • la livraison
  • les capacités techniques
  • la stabilité financière
  • les risques
  • l’éthique et la durabilité

📐 Formule - Les points pondérés se calculent ainsi : $\mathrm{points\ pondérés}=\left(\frac{\mathrm{note\ sur\ 5}}{5}\right)\times\mathrm{poids\ du\ critère}$.

📌 Un score pondéré aide à la décision mais ne remplace pas les exigences minimales : un fournisseur qui échoue à une exigence obligatoire de sécurité, de qualité ou de légalité peut être rejeté quel que soit son score total.

Compléments

• Dans l’exemple pondéré, le coût total pèse 30 %, la qualité 25 %, la livraison 20 %, les capacités techniques 15 % et les risques et la conformité 10 %, pour un total de 100 %.

• Dans l’exemple pondéré, le fournisseur A obtient 4,25/5 et le fournisseur B 3,75/5, ce qui donne le score global supérieur au fournisseur A.

📖 13. Gestion des relations fournisseurs

🔑 Notions clés & Définitions

• Gestion des relations fournisseurs : Gestion structurée des relations entre une entreprise et ses fournisseurs afin d’améliorer la collaboration, la performance et la valeur à long terme.
• Développement fournisseur : Démarche qui consiste à aider un fournisseur à améliorer sa performance.

📝 Points essentiels

• La gestion des relations fournisseurs améliore la communication, accélère la résolution des problèmes, encourage l’innovation, améliore la qualité et les livraisons, réduit les risques, soutient la réduction des coûts, développe les partenariats à long terme et aide les fournisseurs à comprendre les besoins de l’entreprise.

• Une relation transactionnelle porte surtout sur les achats individuels, convient souvent aux produits standard et peu risqués et met l’accent sur le prix et l’efficacité du traitement.

• Une relation collaborative repose sur une coopération plus étroite, le partage d’informations et l’amélioration continue, et peut convenir aux fournisseurs importants ou complexes.

• Un partenariat stratégique vise une coopération à long terme et peut inclure l’innovation conjointe, la planification et la gestion des risques, notamment lorsque le fournisseur est essentiel à la réussite de l’entreprise.

• Les actions de développement fournisseur peuvent comprendre :

  • le soutien technique
  • les plans d’amélioration qualité
  • l’optimisation des processus
  • la formation
  • les projets conjoints de réduction des coûts
  • les plans d’amélioration des livraisons

📌 Améliorer un fournisseur existant peut parfois être plus efficace que le remplacer immédiatement.

💡 Astuce mémo

Transaction → collaboration → partenariat stratégique

📖 14. Performance et indicateurs achats

🔑 Notions clés & Définitions

• Indicateur clé de performance : Indicateur qui mesure une performance par rapport à un objectif défini.

★ À maîtriser

• Les KPI d’achats peuvent mesurer :
  • les coûts
  • la qualité
  • les livraisons
  • le service fournisseur

📐 Formule - Le taux de livraison à temps se calcule ainsi : $\mathrm{taux}=\frac{\mathrm{commandes\ livrées\ à\ temps}}{\mathrm{commandes\ totales}}\times100$.

📐 Formule - Le taux de défauts se calcule ainsi : $\mathrm{taux\ de\ défauts}=\frac{\mathrm{unités\ défectueuses}}{\mathrm{unités\ reçues}}\times100$.

Compléments

• Les KPI de coûts comprennent :

  • l’écart de prix d’achat
  • les économies
  • le TCO
  • le coût d’achat par transaction

• Les KPI de qualité comprennent :

  • le taux de défauts
  • le taux de rejet
  • le nombre de non-conformités
  • l’achèvement des actions correctives

• Les KPI de livraison comprennent :

  • le taux de livraison à temps
  • le délai moyen
  • la variabilité du délai
  • le nombre de livraisons tardives

• Pour 95 commandes livrées à temps sur 100, le taux de livraison à temps est de 95 %.

• Pour 40 unités défectueuses sur 2 000 unités reçues, le taux de défauts est de 2 %.

📌 Les KPI doivent être clairement définis, mesurés de façon cohérente et interprétés dans leur contexte.

📖 15. Externalisation et décision faire ou acheter

🔑 Notions clés & Définitions

• Externalisation : Transfert à un prestataire externe d’une activité auparavant réalisée en interne.
• Sous-traitance : Engagement d’une entreprise externe pour réaliser une partie précise d’un projet, d’un service ou d’une obligation contractuelle.
• Internalisation : Réalisation d’une activité en interne avec les salariés et les ressources propres de l’entreprise.
• Décision faire ou acheter : Analyse qui compare les avantages d’une production interne à ceux d’un achat auprès d’un fournisseur externe.
• Juste-à-temps : Organisation des livraisons pour que les matériaux arrivent près du moment où ils sont requis pour la production ou l’utilisation.
• Achats centralisés : Achats gérés par un service central ou par le siège de l’entreprise.
• Achats décentralisés : Achats décidés par des sites, des départements ou des unités opérationnelles locales.

★ À maîtriser

• Les stratégies d’achat présentées comprennent :
  • l’optimisation des fournisseurs
  • les méthodes de qualité totale
  • le sourcing mondial
  • le développement des fournisseurs
  • les achats écologiques
  • les achats centralisés
  • la diversification des fournisseurs
  • le juste-à-temps

Compléments

• L’externalisation peut concerner :

  • la paie
  • le support informatique
  • la logistique
  • certaines activités d’achat

• Les avantages de l’externalisation comprennent : des économies potentielles, l’accès à une expertise externe, une plus grande concentration sur les activités principales, l’accès à des technologies, des gains d’efficacité, un accès flexible à des compétences spécialisées

• Les inconvénients de l’externalisation comprennent : la baisse du contrôle direct, la dépendance envers des prestataires, les risques de confidentialité et de cybersécurité, les difficultés de communication, les problèmes de qualité, les coûts cachés et de gestion contractuelle, les difficultés de transition et d’intégration

📌 L’externalisation transfère une activité à un prestataire externe et concerne souvent des fonctions ou activités continues, tandis que la sous-traitance confie à un prestataire une partie précise d’un travail ou d’un contrat, souvent liée à une tâche ou un projet.

• Une décision faire ou acheter examine :
  • le coût total
  • l’expertise nécessaire
  • le caractère central de l’activité
  • la qualité
  • la dépendance externe
  • la capacité disponible
  • les conséquences stratégiques à long terme

📌 Le prix immédiat le plus bas n’est pas nécessairement la meilleure option à long terme.

• Les choix écologiques peuvent privilégier :
  • les matériaux recyclés
  • les produits durables
  • la réduction des emballages
  • l’approvisionnement responsable

📌 Le juste-à-temps peut réduire les stocks et les coûts de stockage, mais les perturbations peuvent rapidement provoquer des pénuries lorsque les stocks de sécurité sont très faibles.

💡 Astuce mémo

Externaliser : fournisseur externe ; internaliser : ressources internes

📊 Tableaux de synthèse

Achats centralisés et décentralisés