Fiche de révision : Arrivée d’un collaborateur en PME

📋 Plan du Cours

1. Formalités générales d’embauche
2. Fiche administrative du salarié
3. Déclaration préalable à l’embauche
4. Champ et sanctions de la DPAE
5. Formalités après la DPAE

📖 1. Formalités générales d’embauche

★ À maîtriser

• Les formalités générales d’embauche comprennent : la collecte des renseignements administratifs, la vérification de l’autorisation de travail du salarié étranger, la DPAE, l’inscription au registre unique du personnel, l’affiliation à la retraite complémentaire, l’établissement du contrat de travail, la visite médicale, la formation à la sécurité

Compléments

• Depuis le 1er janvier 2019, tous les salariés du secteur privé sont affiliés à une caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco, régime unifié qui concerne les cadres comme les non-cadres.

📖 2. Fiche administrative du salarié

★ À maîtriser

• La fiche administrative indique également l’emploi, la classification, le statut, la rémunération, l’horaire de travail, la date d’embauche et le type de contrat.

Compléments

📌 Les champs marqués d’un astérisque sur la fiche sont obligatoires pour établir la déclaration annuelle des salaires DADS-U.

📌 La fiche de paie ne peut être établie qu’après le retour de la fiche de renseignements dûment complétée.

• La fiche administrative recueille notamment l’identité et les coordonnées du salarié, sa situation familiale, ses personnes à charge, sa date et son lieu de naissance, sa nationalité et son numéro de sécurité sociale.

📖 3. Déclaration préalable à l’embauche

🔑 Notions clés & Définitions

• DPAE : Déclaration systématique et nominative à effectuer pour chaque salarié que l’entreprise prévoit d’embaucher.

★ À maîtriser

• La DPAE rassemble six formalités :
  • la déclaration d’une première embauche
  • l’immatriculation du salarié
  • son affiliation à l’assurance chômage
  • l’adhésion à un service de santé au travail
  • la visite médicale obligatoire
  • la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la DADS

📌 La DPAE doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant le début du contrat et au plus tard avant l’heure de démarrage du salarié le jour de son arrivée.

Compléments

• La DPAE peut être effectuée en ligne sur le site de l’URSSAF ou par courrier recommandé avec accusé de réception adressé au service de déclaration d’embauche de l’URSSAF.

• La DPAE est envoyée automatiquement à l’URSSAF lorsqu’elle est effectuée en ligne.

• La DPAE fournit à l’entreprise un moyen de preuve de la date réelle d’embauche auprès des services de contrôle.

📖 4. Champ et sanctions de la DPAE

★ À maîtriser

📌 La DPAE est requise pour toute embauche salariée, quels que soient la forme juridique de l’entreprise, son secteur, son effectif, les conditions d’exercice de la profession et la durée d’engagement.

📌 L’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

Compléments

• Les catégories dispensées de DPAE sont :

  • les stagiaires
  • les bénévoles
  • les volontaires du service civique

• L’absence de DPAE peut entraîner la régularisation par l’URSSAF des cotisations de Sécurité sociale éludées et une pénalité administrative égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, fixé à 4,01 € au 1er janvier 2023 puis à 4,10 € au 1er mai 2023.

• Pour une personne physique, la dissimulation d’emploi salarié peut entraîner 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement.

• Pour une personne morale, la dissimulation d’emploi salarié peut entraîner 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire.

💡 Astuce mémo

Salarié embauché : DPAE ; stagiaire, bénévole ou volontaire du service civique : dispense.

📖 5. Formalités après la DPAE

★ À maîtriser

• L’employeur doit vérifier l’autorisation de travail en cours de validité du salarié étranger, sauf s’il est ressortissant d’un État membre de l’Espace économique européen ou de la Suisse.

• L’employeur doit organiser la visite d’information et de prévention avec un professionnel de santé dans les 3 mois suivant l’embauche.

• L’employeur doit tenir le registre unique du personnel dès la première embauche, pour tous les salariés et stagiaires, et inscrire une nouvelle ligne pour chaque contrat lors d’embauches successives.

Compléments

📌 L’employeur doit affilier les salariés au régime de retraite complémentaire ainsi qu’à la complémentaire collective santé et/ou prévoyance de l’entreprise.

• Le registre unique du personnel peut être tenu sur support papier ou numérique et recense les arrivées dans l’ordre chronologique et de manière indélébile.

• Les informations du registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire.