Fiche de révision : Écrits professionnels et documents commerciaux

📋 Plan du Cours

1. Courriels et lettres normalisées
2. Notes de service et d’information
3. Compétences et titre professionnel
4. Écrits professionnels et glossaire technique
5. Devis et bons de commande
6. Bons de livraison et facture
7. Facturation électronique et réductions

📖 1. Courriels et lettres normalisées

★ À maîtriser

• Un courriel peut servir à communiquer une information en interne ou en externe, ainsi qu’à demander une information.

📌 Dans un courriel, le destinataire est le destinataire principal, CC désigne un destinataire secondaire et CCI un destinataire caché.

• La lettre normalisée suit la norme AFNOR NF Z 11-001 et prévoit des marges de 2,5 cm sur chacun des quatre côtés.

• Le corps d’une lettre normalisée présente d’abord un rappel des faits, puis les précisions et détails, et enfin les attentes ou décisions.

Compléments

• Un courriel comprend un objet indiquant le motif du message, une formule d’ouverture, le contenu de la demande et une formule de clôture.

• Un courriel doit être clair, concis et aéré, organisé en paragraphes, avec un ton adapté, une orthographe vérifiée et une police de taille 11 ou 12.

• Une lettre normalisée comporte notamment les coordonnées de l’expéditeur en haut à gauche, le destinataire décalé à droite, le lieu et la date écrite en lettres, un objet, la formule d’appel, une formule de politesse finale et le nom, prénom et fonction du signataire.

💡 Astuce mémo

Dans la lettre : faits → précisions → attentes.

📖 2. Notes de service et d’information

★ À maîtriser

📌 La note de service impose des consignes à respecter, tandis que la note d’information transmet des indications sans obligation.

📌 La diffusion d’une note de service est descendante, tandis qu’une note d’information peut être descendante, ascendante ou latérale.

Compléments

• Une note de service concerne notamment l’organisation du travail, les procédures, les horaires ou un rappel de sécurité, et reste concise et impersonnelle.

• Une note d’information peut porter sur :

  • un événement
  • un projet en cours
  • une nouveauté
  • une action de sensibilisation

💡 Astuce mémo

Service = ordre obligatoire ; information = indication non contraignante.

📖 3. Compétences et titre professionnel

🔑 Notions clés & Définitions

• Savoir-faire organisationnel : Un savoir et un savoir-faire portant sur l’organisation et le contexte nécessaires à la mise en œuvre d’une activité professionnelle pour une ou plusieurs personnes.
• Savoir-faire relationnel : Le savoir-faire relationnel est un savoir comportemental qui identifie les interactions socioprofessionnelles mobilisées dans une compétence professionnelle, notamment à côté de quelqu’un par échange d’informations, en face de quelqu’un par négociation, ou avec quelqu’un en équipe ou en partenariat.
• Savoir-faire technique : Le savoir procéder ou opérer mobilisé au moyen d’une technique dans une compétence professionnelle, ainsi que les processus cognitifs impliqués dans sa mise en œuvre.
• Titre professionnel : Le titre professionnel est une certification délivrée par le ministre chargé de l’emploi attestant que son titulaire maîtrise les compétences, aptitudes et connaissances nécessaires à des activités professionnelles qualifiées.

📖 4. Écrits professionnels et glossaire technique

🔑 Notions clés & Définitions

• CRM : Un CRM, ou Customer Relationship Management, est un outil informatique de gestion de la relation client qui optimise le traitement et l’analyse des données sur les clients et prospects afin de mieux cerner leurs besoins et d’y répondre pendant le cycle de vente.
• ERP : Un ERP, ou PGI (Enterprise Resource Planning ou planification des ressources de l’entreprise), est une solution logicielle qui coordonne les activités de l’entreprise autour d’un même système d’information.
• RGPD : Règlement de l’Union européenne relatif à la protection des données à caractère personnel.
• CECRL : Le Cadre européen commun de référence pour les langues définit les niveaux de maîtrise d’une langue étrangère.
• Diagramme de GANTT : Le diagramme de GANTT représente graphiquement l’avancement d’un projet et facilite la communication entre ses différents acteurs.

📝 Points essentiels

• Parmi les écrits professionnels figurent :

  • les lettres et courriels
  • les notes de service et d’information
  • les conventions, contrats et avenants
  • les livrets, guides et procédures
  • les comptes rendus et notes de synthèse

• Au niveau B2 du CECRL, un utilisateur indépendant peut comprendre des sujets concrets ou abstraits dans un texte complexe, y compris une discussion technique dans sa spécialité, et s’exprimer avec aisance et de façon claire et détaillée.

📖 5. Devis et bons de commande

🔑 Notions clés & Définitions

• Devis : Document écrit par lequel un professionnel propose un prix et détaille les conditions d’une prestation de service ou d’une vente.
• Bon de commande : Document commercial écrit qui formalise un accord de vente entre un acheteur et un vendeur.

★ À maîtriser

📌 Non signé, le devis constitue une offre valable pendant la durée indiquée ; signé avec la mention « bon pour accord », il devient un contrat engageant le professionnel et le client.

Compléments

• En France, le devis est obligatoire dans certains secteurs, notamment le bâtiment et le dépannage, et sur demande du client dans d’autres secteurs.

• L’absence d’une mention obligatoire sur un devis peut entraîner une amende administrative allant jusqu’à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale.

• Un devis comporte notamment sa date de rédaction, la durée de validité de l’offre, le caractère gratuit ou payant, le lieu d’exécution, la description détaillée et les prix HT et TTC avec les taux de TVA applicables.

• Les mentions légales de l’entreprise sur un bon de commande comprennent son numéro SIREN à 9 chiffres, la mention RCS suivie de la ville du greffe, le lieu du siège social et, le cas échéant, son état de liquidation ou sa qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire.

💡 Astuce mémo

Le devis signé engage les deux parties ; le bon de commande formalise l’accord de vente.

📖 6. Bons de livraison et facture

🔑 Notions clés & Définitions

• Bon de livraison : Document commercial émis par le fournisseur qui atteste de la réalité d’une livraison de biens ou de services.
• Facture : La facture est un document commercial, comptable et juridique établi par un vendeur pour constater la vente d’un bien ou d’un service et en demander le paiement ; elle a une valeur fiscale.

★ À maîtriser

• Signé et daté par le client ou le réceptionnaire, le bon de livraison matérialise l’exécution de l’obligation de délivrance et peut servir de preuve en cas de contestation ou d’impayé.

• Une facture comporte notamment une date d’émission, un numéro unique, l’identité complète du vendeur et de l’acheteur, la désignation et le prix unitaire HT des produits ou services, les montants HT et TTC, le taux de TVA, les conditions de règlement et les pénalités de retard.

Compléments

• Le bon de livraison sert aussi au contrôle interne, à la traçabilité et au suivi des transactions et des stocks.

• Un bon de livraison mentionne notamment les identités du vendeur et de l’acheteur, les dates d’émission et de livraison, la référence de commande, les articles et quantités livrés, ainsi qu’un emplacement pour la signature et les réserves éventuelles.

📌 Le prix unitaire et le montant total ne sont pas obligatoires sur un bon de livraison, car le réceptionnaire n’est pas toujours le payeur.

• La facture atteste l’existence d’une dette de l’acheteur envers le vendeur, justifie l’enregistrement comptable et la déclaration de TVA, et permet de suivre les flux financiers et le chiffre d’affaires.

• Un avoir est une facture négative, mais reste une facture.

💡 Astuce mémo

Commande → livraison → facture : l’accord, la remise, puis le paiement.

📖 7. Facturation électronique et réductions

🔑 Notions clés & Définitions

• Rabais, remise et ristourne : Le rabais, la remise et la ristourne sont des formes de réduction de prix.

★ À maîtriser

• La réforme de la facturation électronique concerne les entreprises assujetties à la TVA en France et établies sur le territoire.

📌 Depuis le 1er septembre, les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, tandis que l’obligation d’émission concerne les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.

Compléments

• La facturation électronique accélère les échanges de factures et permet un suivi plus précis de leur traitement, notamment grâce aux notifications reçues sur une plateforme.

• L’entreprise doit renseigner un numéro d’adressage unique pour l’émission et la réception des factures électroniques.

📊 Tableaux de synthèse

Note de service et note d’information