Fiche de révision : Gestion administrative du salarié

📋 Plan du Cours

1. Formalités d’embauche
2. DPAE et protection sociale
3. Embauche des travailleurs étrangers
4. Période d’essai
5. Suivi administratif et médical
6. Contrats et mentions obligatoires
7. Accueil et intégration
8. Rupture et fin de contrat
9. Absences et congés payés

📖 1. Formalités d’embauche

🔑 Notions clés & Définitions

• Contrat de travail : Accord légal entre un employeur et un salarié qui détaille les conditions de travail, les droits et les responsabilités de chaque partie.

★ À maîtriser

📌 Le contrat signé et ses éventuels avenants doivent être transmis au salarié dans les 2 jours suivant l’embauche.

Compléments

• Le dossier administratif peut comprendre la copie de la CNI, le RIB au nom du salarié, le permis, l’autorisation de travail, la fiche de poste, les diplômes ou certificats, le CV, un justificatif de domicile, la carte Vitale, l’attestation de sécurité sociale, les justificatifs d’avantages sociaux, les bulletins de paie, les documents de fin de contrat et les documents liés à un véhicule de fonction.

📌 Les documents du personnel sont conservés notamment en cas de litige prud’homal ou de contrôle.

💡 Astuce mémo

Contrat → documents → DPAE → affiliations

📖 2. DPAE et protection sociale

🔑 Notions clés & Définitions

• DPAE : Déclaration préalable à l’embauche adressée à l’URSSAF pour déclarer officiellement l’embauche d’un salarié.

★ À maîtriser

📌 La DPAE doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard 1 minute avant la prise de poste.

📌 La mutuelle, la caisse de retraite et la prévoyance doivent être mises en place dès l’embauche, et la part employeur de la mutuelle représente au minimum 50 % de la cotisation.

📌 La DSN est transmise une fois par mois durant le mois suivant la période d’emploi rémunérée, au plus tard le 5 pour les entreprises de plus de 50 salariés payés le mois même et le 15 pour les autres entreprises.

Compléments

• La DPAE contient notamment:
  • la date d’embauche
  • l’identité du salarié
  • le type de contrat
  • la durée de la période d’essai

💡 Astuce mémo

DPAE déclarée à temps → droits sociaux ouverts

📖 3. Embauche des travailleurs étrangers

★ À maîtriser

📌 Un ressortissant de l’Union européenne ou de Suisse peut être embauché sans demande d’autorisation de travail, tandis qu’un ressortissant d’un pays tiers doit présenter un titre de séjour mentionnant cette autorisation.

📌 Si un salarié étranger ne possède pas de titre l’autorisant à travailler, l’employeur doit demander l’autorisation de travail avant toute embauche sur la plateforme administration-etrangers-en-france.interieur.gouv.fr.

Compléments

📌 Pour certains dossiers, une demande de validation auprès de la préfecture doit être envoyée par courriel 2 jours avant l’embauche et l’absence de réponse vaut accord.

💡 Astuce mémo

UE/Suisse sans autorisation, pays tiers avec titre de travail

📖 4. Période d’essai

🔑 Notions clés & Définitions

• Période d’essai : Période permettant à l’employeur d’évaluer les compétences du salarié et au salarié d’apprécier les fonctions qu’il occupera dans l’entreprise.

★ À maîtriser

📌 La période d’essai n’est pas obligatoire et ne s’applique que si elle est prévue dans le contrat.

• La période d’essai initiale est de 2 mois pour un employé, 3 mois pour un ETAM et 4 mois pour un cadre, avec un renouvellement possible portant respectivement les durées à 4, 6 et 8 mois.

• Lorsque l’employeur rompt la période d’essai, le délai de prévenance est de 24 heures avant 8 jours de présence, 48 heures entre 8 jours et 1 mois, 2 semaines entre 1 et 3 mois et 1 mois après 3 mois.

Compléments

📌 Lorsque le salarié rompt sa période d’essai, le délai de prévenance est de 24 heures si sa présence est inférieure à 8 jours et de 48 heures au-delà.

💡 Astuce mémo

Employeur évalue les compétences, salarié apprécie le poste

📖 5. Suivi administratif et médical

🔑 Notions clés & Définitions

• Registre unique du personnel : Document confidentiel qui recense chronologiquement les informations précises sur chaque collaborateur dès son embauche.

★ À maîtriser

📌 Le registre unique du personnel doit être conservé pendant 5 ans après le départ du salarié.

• La visite d’information et de prévention est réalisée dans les 3 mois suivant la prise de poste, tandis que l’examen médical d’aptitude doit être réalisé avant l’embauche pour les salariés concernés par le suivi individuel renforcé.

Compléments

• Le registre unique du personnel comporte notamment:
  • le matricule
  • le nom et prénom
  • le sexe
  • l’adresse
  • le numéro de sécurité sociale
  • la date de naissance
  • l’emploi
  • la qualification
  • les dates d’entrée et de sortie

📌 L’entretien professionnel est obligatoire tous les 2 ans.

📖 6. Contrats et mentions obligatoires

📝 Points essentiels

📌 Le CDI n’est pas obligatoirement écrit et constitue le contrat par défaut, tandis que le CDD doit obligatoirement être écrit et reposer sur un motif précis.

• Un CDI comporte notamment:
  • l’identité des parties
  • le poste et la qualification
  • le lieu de travail
  • la date d’embauche
  • la période d’essai éventuelle
  • le temps de travail
  • la rémunération
  • la convention collective
  • les clauses particulières

📌 Le non-respect des mentions obligatoires du CDD peut entraîner sa requalification en CDI par le conseil de prud’hommes.

💡 Astuce mémo

CDI par défaut, CDD écrit et motivé

📖 7. Accueil et intégration

★ À maîtriser

• 🔄 L’accueil du salarié comprend: la préparation avant son arrivée, l’accueil et la présentation le jour d’arrivée, la formation et l’intégration, le suivi après quelques jours ou semaines

Compléments

• Avant l’arrivée, l’entreprise prépare le poste, crée les accès, informe l’équipe et prépare les documents administratifs.

• Le jour de l’arrivée, le salarié découvre l’entreprise, le service, l’équipe et les locaux, puis reçoit le livret d’accueil et signe les documents administratifs.

📌 L’intégration comprend la présentation des règles de sécurité et d’hygiène, la formation au poste, le planning de formation et l’attribution éventuelle d’un tuteur ou référent.

💡 Astuce mémo

Avant l’arrivée → jour J → formation → suivi

📖 8. Rupture et fin de contrat

★ À maîtriser

📌 La démission doit être libre, équivoque et généralement formalisée par écrit, même si la loi n’impose pas cet écrit.

• 🔄 Un licenciement pour motif personnel suit: une convocation, un entretien préalable au moins 5 jours après la convocation, une notification au moins 2 jours ouvrables après l’entretien

📌 La rupture conventionnelle repose sur le consentement libre des parties et concerne uniquement les salariés en CDI, avec entretien, signature d’un Cerfa et homologation par la DREETS.

• La fin normale d’un CDD intervient à la date mentionnée dans le contrat et ouvre droit à une indemnité de fin de contrat de 10 % du total brut.

• La portabilité de la mutuelle et de la prévoyance dure au maximum 12 mois et dépend de la durée du dernier contrat, avec 1 mois supplémentaire, comme 9 mois pour 8 mois de contrat.

• En fin de contrat, l’employeur remet notamment le certificat de travail, l’attestation France Travail et le solde de tout compte.

Compléments

• Une rupture anticipée du CDD est possible notamment en cas:
  • d’embauche en CDI dans une autre entreprise
  • d’accord entre les parties
  • de faute grave
  • de force majeure

💡 Astuce mémo

Rupture → documents → portabilité

📖 9. Absences et congés payés

★ À maîtriser

• La période d’acquisition des congés payés s’étend du 1er juin N au 31 mai N+1, sous réserve des dispositions conventionnelles.

📌 La période de prise des congés payés va du 1er mai au 31 octobre et comprend 2 semaines consécutives.

• En cas d’arrêt maladie, le salarié acquiert 2 jours ouvrables de congés payés, tandis qu’une maladie professionnelle ou un accident du travail ouvrent droit à 2,5 jours ouvrables.

Compléments

📌 Depuis 2025, un arrêt maladie peut permettre le report des congés payés selon la jurisprudence mentionnée dans le cours.

📊 Tableaux de synthèse

Délais de prévenance de la période d’essai

Suivi médical à l’embauche