Fiche de révision : Gestion des stocks et entrepôts

📋 Plan du Cours

1. Objectifs et notions de stock
2. Logiques Pull et Push
3. Rotation et classement des stocks
4. Palettes et gerbage
5. Gestion administrative et traçabilité
6. Paramètres de réapprovisionnement
7. Consommation et saisonnalité
8. Inventaires et écarts de stock
9. Choix et dimensionnement du site
10. Organisation physique de l’entrepôt
11. Protection des bâtiments et produits
12. Sécurité et protection du personnel

📖 1. Objectifs et notions de stock

🔑 Notions clés & Définitions

• Stock : Réserve de marchandises constituée pour satisfaire les besoins exprimés par les programmes.
• Gestion des stocks : Action de gérer les flux physiques, documentaires et d’informations.
• Entrepôt : Bâtiment ou structure où sont stockées des marchandises en attente d’être distribuées ou utilisées.

★ À maîtriser

📌 Les consommables ont généralement une valeur basse, sont gérés en quantités importantes et ont une durée d’utilisation limitée au programme, tandis que les équipements ont une valeur élevée, sont gérés à l’unité et nécessitent un suivi après leur sortie du stock.

Compléments

• La gestion des équipements vise notamment à connaître le matériel par mission, programme et bailleur, à l’allouer, à suivre ses coûts et à préparer les commandes et budgets.

📖 2. Logiques Pull et Push

★ À maîtriser

• Un processus Pull est déclenché par une demande client réelle et est réactif, tandis qu’un processus Push est exécuté en prévision de cette demande et est proactif.

• Dans un système de réquisition Pull, le personnel qui reçoit les produits détermine les quantités à livrer.

• Dans un système d’allocation Push, le personnel qui livre les produits détermine les quantités à livrer.

Compléments

• Une commande émanant du terrain est un exemple courant de système Pull.

• L’envoi de kits d’urgence décidé par le siège et les donations sont des exemples de système Push.

📌 Même en système Push, les livraisons doivent être fondées sur des prévisions du terrain, éventuellement antérieures.

💡 Astuce mémo

Pull : le terrain demande ; Push : le siège prévoit et envoie.

📖 3. Rotation et classement des stocks

★ À maîtriser

📌 La méthode FIFO fait sortir les marchandises dans le même ordre que leur entrée dans l’entrepôt.

📌 La méthode FEFO fait sortir en premier les produits dont la date de péremption est la plus proche.

• Le classement ABC répartit les stocks selon l’importance de leurs mouvements ou leur valeur.

• Dans le classement ABC, la classe A représente environ 20 % des articles et 80 % de la valeur ou des mouvements du stock.

Compléments

📌 La méthode LIFO fait sortir en premier les marchandises entrées en dernier et convient aux produits homogènes, non périssables et qui ne perdent pas de valeur avec le temps.

• FEFO est notamment utilisé pour les médicaments, les vaccins et les produits alimentaires ayant une date de péremption.

📌 LEFO fait sortir en premier les lots dont la péremption est la plus lointaine et reste peu utilisé, sauf notamment pour des transferts lointains ou l’approvisionnement d’un stock secondaire à consommation plus faible.

📌 Quand un client exige une durée de vie résiduelle minimale, les lots à péremption lointaine sont expédiés à ce client et les lots plus courts sont réservés aux débouchés moins exigeants.

💡 Astuce mémo

FIFO suit l’entrée ; FEFO suit la péremption.

📖 4. Palettes et gerbage

🔑 Notions clés & Définitions

• Gerbage : Action d’empiler des colis ou des palettes pour gagner de l’espace sans endommager la marchandise.

★ À maîtriser

• Les palettes standard citées sont la palette Europe de 80 × 120 cm et la palette américaine de 100 × 120 cm, auxquelles s’ajoutent les palettes perdues non standardisées ou sur mesure.

Compléments

• Les palettes facilitent la manutention avec des transpalettes ou des engins élévateurs, ainsi que les échanges et les calculs de chargement au sol pour le transport.

• La hauteur maximale de stockage aérien indiquée pour les palettes est de 160 cm, palette incluse.

• Les marchandises sur palettes doivent être isolées des murs d’au moins 40 cm afin de permettre les contrôles latéraux et de réduire les risques d’humidité et de nuisibles.

• Pour les stocks de nourriture, les marchandises doivent être entreposées sur palettes et les piles limitées à 2 m afin d’assurer leur stabilité et d’éviter l’écrasement des produits et emballages.

• La gerbabilité dépend de :

  • du poids
  • de l’emballage
  • du conditionnement
  • des équipements disponibles dans l’entrepôt
  • de la sécurité

📖 5. Gestion administrative et traçabilité

★ À maîtriser

• La gestion administrative enregistre et documente tous les mouvements de stock au moyen de documents papier ou de fichiers numériques afin de les suivre, de les tracer, d’identifier les erreurs et d’anticiper les réapprovisionnements.

• La gestion administrative vise à connaître en temps réel les quantités de chaque article et de chaque bailleur, à enregistrer les entrées et sorties, à comparer les balances théorique et physique et à contrôler l’organisation de l’entrepôt.

• Les documents de suivi comprennent :

  • les bons de réception et d’expédition
  • les fiches de stock
  • les fiches de pile
  • les fiches d’identification d’équipement
  • les rapports d’inventaire
  • les certificats de donation ou de destruction
  • les rapports de perte ou de vol
  • les demandes de sortie de stock

📌 Une fiche de stock correspond à une référence article, à un code bailleur et, si le produit est périssable, à une date d’expiration.

Compléments

• La gestion administrative nécessite des outils de suivi, des inventaires physiques réguliers et une codification pour chaque article stocké.

• Les documents de base enregistrent les entrées, les sorties et les transferts ou déplacements de stock entre magasins.

📌 La fiche de stock doit indiquer l’unité de comptage et conserver la même unité à chaque enregistrement.

• La fiche de stock est mise à jour à chaque entrée ou sortie, mentionne la référence et les nouveaux inventaires, puis est archivée lorsqu’elle est complète.

📖 6. Paramètres de réapprovisionnement

🔑 Notions clés & Définitions

• Stock de sécurité : Stock tampon qui protège contre les aléas, comme un retard fournisseur ou une hausse de la demande.
• Point de commande : Le point de commande est le niveau de stock qui déclenche une commande et se calcule à partir de la consommation pendant le délai fournisseur et du stock de sécurité.
• Stock minimum : Niveau en dessous duquel il ne faut pas descendre et qui sert d’alerte de sécurité.
• Stock maximum : Quantité à ne pas dépasser afin d’éviter le surstock, les coûts, l’encombrement et les péremptions.
• Quantité économique de commande : Quantité optimale à commander pour minimiser les coûts de commande et de stockage.

★ À maîtriser

📐 Formule - Le seuil de commande vérifie $\text{Seuil} = \text{consommation pendant le délai} + \text{stock de sécurité}$.

Compléments

• Le délai de réapprovisionnement, l’unité de gestion, le lot de commande, l’emplacement et la variabilité de la demande font partie des paramètres de gestion des stocks.

📖 7. Consommation et saisonnalité

🔑 Notions clés & Définitions

• Consommation moyenne mensuelle : Calculée à partir des données de consommation des fiches de stock et des inventaires.

★ À maîtriser

📌 La consommation moyenne mensuelle est calculée à partir d’au moins trois mois d’utilisation et, si possible, de six mois.

📐 Formule - La consommation moyenne mensuelle se calcule ainsi : $\text{CMM} = \frac{\text{consommation totale}}{\text{nombre de mois}}$.

Compléments

• Pour un article X, des sorties de 1 250 pièces en décembre, 1 364 pièces en janvier et 1 255 pièces en février donnent un total de 3 869 pièces et une CMM d’environ 1 289,6 pièces par mois.

• La saisonnalité, les épidémies et les afflux de population peuvent modifier la consommation et imposer une révision régulière du programme et de la gestion des stocks.

• Pour le ciment, l’exemple prévoit une consommation mensuelle de 130 sacs, un délai de réapprovisionnement de trois semaines, un stock de sécurité de 130 sacs et un seuil de commande de 200 sacs, soit cinq palettes.

📖 8. Inventaires et écarts de stock

🔑 Notions clés & Définitions

• Inventaire physique : État des marchandises à un moment donné permettant de repérer les écarts entre le stock théorique des fiches et le stock réellement compté.

★ À maîtriser

📌 Un inventaire physique doit être réalisé au minimum une fois par an et après tout changement de responsable de stock.

📌 Chaque inventaire physique doit être suivi d’un rapport comparant les stocks théorique et physique, et les écarts doivent être rectifiés et justifiés par des documents officiels.

Compléments

• 🔄 La préparation d’un inventaire comprend :
  1. arrêter les mouvements
  2. préparer les fiches de stock et d’inventaire
  3. assurer la sécurité de l’entrepôt
  4. recruter des journaliers si nécessaire

💡 Astuce mémo

Suspendre les mouvements, compter, comparer, justifier et rectifier.

📖 9. Choix et dimensionnement du site

★ À maîtriser

• Le choix d’un entrepôt prend en compte :
  • sa localisation
  • son accès
  • son enceinte
  • son type de structure
  • sa capacité
  • son état
  • ses services
  • ses conditions d’acquisition et sa sécurité

Compléments

• Les types d’entrepôts sont : l’entrepôt principal, qui approvisionne les bases, l’entrepôt de transit, où les marchandises sont réparties rapidement, l’entrepôt terrain, situé sur une base, l’entrepôt programme, placé sur une activité

• Les coûts directs de stockage comprennent : les ressources humaines, les assurances et la location, les rénovations et l’électricité, les équipements de manutention et le matériel informatique, les racks, palettes, étagères et bureaux, la climatisation, les ventilateurs et les réfrigérateurs, les dispositifs de sûreté et de sécurité, la dératisation, la désinsectisation et les équipements de protection

• Les alternatives au stockage comprennent : l’optimisation de l’approvisionnement et la communication avec les programmes, les accords-cadres fournisseurs, le stockage chez le fournisseur, le stockage inter-agences ou mutualisé entre ONG, la mise à disposition d’un entrepôt par une communauté

• Le dimensionnement d’un entrepôt dépend de :

  • du nombre de références
  • du stock maximal
  • de la rotation des produits
  • du rapport poids-volume
  • des modes d’entrée et de sortie
  • des manutentions particulières
  • des variations saisonnières
  • des besoins en bureaux

📖 10. Organisation physique de l’entrepôt

★ À maîtriser

• Les zones principales d’un entrepôt sont : la zone de réception, la zone de stockage, la zone de préparation et d’emballage des commandes, la zone de livraison

Compléments

• La zone de réception comprend un espace de déchargement et un espace de manutention.

• La zone de préparation des commandes sert à assembler les commandes, à préparer des kits et à maintenir les marchandises prêtes à être chargées.

📌 Les palettes ne doivent pas être collées entre elles afin de permettre leur gerbage sans risque pour les palettes voisines.

• Les équipements de manutention cités comprennent :
  • le transpalette manuel
  • le diable
  • le gerbeur
  • le chariot élévateur

📖 11. Protection des bâtiments et produits

★ À maîtriser

📌 Les produits dangereux tels que le chlore, les insecticides et le fuel doivent être stockés à l’extérieur, sous abri.

Compléments

• Les produits périssables peuvent nécessiter une gestion par date de péremption, par numéro de lot et à température contrôlée, notamment entre 18 et 25 °C et à moins de 65 % d’humidité pour certains produits.

• Les vaccins et certains aliments nécessitant une chaîne du froid doivent être conservés entre +2 °C et +8 °C, dans des réfrigérateurs séparés pour chacun des produits.

• Les catégories de dangers chimiques présentées sont : les produits corrosifs, les produits explosifs, les produits inflammables, les produits comburants, les produits sous pression, les produits toxiques, les produits dangereux pour la santé, les produits cancérigènes ou mutagènes, les produits polluants pour le milieu aquatique

📌 Les produits chimiques utilisés pour lutter contre les nuisibles sont hautement toxiques et leur manipulation doit être réservée à du personnel spécialement formé.

📌 La salubrité de l’entrepôt repose notamment sur le balayage quotidien, le nettoyage complet mensuel, la lutte contre les nuisibles et l’élimination des déchets et des eaux stagnantes à l’extérieur.

📖 12. Sécurité et protection du personnel

🔑 Notions clés & Définitions

• Équipement de protection collective : Dispositif technique qui isole un danger des personnes potentiellement exposées et protège toute personne à proximité.
• Équipement de protection individuelle : Dispositif ou moyen porté ou tenu par une personne afin de la protéger contre un ou plusieurs risques menaçant sa sécurité ou sa santé au travail.

★ À maîtriser

• 🔄 La prévention des risques consiste à : identifier et évaluer les risques, agir sur le risque à la source, adapter l’ergonomie et les protections, établir des règles de sécurité et former le personnel, effectuer des contrôles réguliers

📌 L’employeur doit fournir gratuitement des EPI adaptés, s’assurer de leur bonne utilisation, les faire vérifier et entretenir périodiquement et les remplacer après leur péremption ou leur détérioration.

Compléments

• Les fonctions de l’entrepôt peuvent être réparties entre un responsable d’entrepôt, un magasinier, du personnel de manutention, du personnel d’entretien et des gardiens, même si une personne peut occuper plusieurs postes.

• Un rapport d’incident doit présenter les faits, analyser les causes et déterminer les actions permettant de réduire les risques.

• Les quatre principes de protection collective sont :

  • la protection par éloignement
  • la protection par obstacle
  • la protection par atténuation d’une nuisance
  • la protection par consignation d’une fonction dangereuse

📌 Le salarié doit utiliser les EPI selon les consignes, respecter les instructions d’utilisation, de stockage et d’entretien et signaler les équipements défectueux ou périmés.

💡 Astuce mémo

EPC protège collectivement ; EPI protège la personne qui le porte.

📊 Tableaux de synthèse

Consommables et équipements