Fiche de révision : Préparer et définir un projet

📋 Plan du Cours

1. Connaître l’organisation et son contexte
2. Qualifier le besoin du projet
3. Explorer le problème et ses causes
4. Contraintes et paramètres du projet
5. Risques et faisabilité du projet
6. Objectif et livrables du projet
7. Plan de management du projet

📖 1. Connaître l’organisation et son contexte

🔑 Notions clés & Définitions

• Diagnostic externe : Détecte les opportunités et les menaces de l’environnement susceptibles d’influencer l’organisation et le projet.
• Diagnostic interne : Inventorie les forces et les faiblesses de l’organisation en matière de ressources et de compétences.

★ À maîtriser

• La collecte d’informations peut s’appuyer sur : les documents de l’organisation, le site internet de l’organisation, une revue de presse sur l’organisation, des recherches ciblées sur internet, des enquêtes auprès des parties prenantes, des entretiens avec la direction, des managers, des salariés, des clients ou des partenaires, des réunions organisées au démarrage du projet

📌 La conduite d’un projet nécessite de caractériser l’organisation qui le porte et de bien la connaître avant d’agir.

Compléments

• Le contexte du projet peut être présenté sous la forme d’un tableau SWOT, appelé FFOM en français, qui croise le diagnostic interne et le diagnostic externe avec les influences positives et négatives sur la réussite du projet.

📌 Le diagnostic doit porter sur les éléments de l’organisation qui influencent le projet, et non sur l’organisation considérée en général.

• L’historique du projet se précise en recherchant l’origine de l’idée et son auteur, les solutions déjà envisagées ou réalisées et leurs éventuels échecs, ainsi que les projets similaires et leurs pilotes.

• Christophe Midler affirme qu’au début d’un projet, on ne sait rien mais tout est possible, tandis qu’à la fin on sait tout mais on ne peut plus rien. - L’Auto qui n’existait pas : Management des projets et transformation de l’entreprise, 1993

💡 Astuce mémo

Le diagnostic interne regarde les forces et faiblesses ; l’externe, les opportunités et menaces.

📖 2. Qualifier le besoin du projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Problème de cause : Un dysfonctionnement à traiter.
• Problème de but : Un besoin à satisfaire.

📝 Points essentiels

• Pour une entreprise de vente à distance confrontée au mécontentement des clients lié à des retards de livraison, le besoin est d’analyser les causes des retards afin de réduire, voire supprimer, ceux-ci.

• Pour une entreprise de vente à distance qui doit actualiser quotidiennement les prix de ses produits en tenant compte de la concurrence et de ses marges, le besoin est de mettre en place un outil de surveillance et d’ajustement des prix qui préserve les marges.

💡 Astuce mémo

Cause : résoudre un dysfonctionnement ; but : satisfaire un besoin.

📖 3. Explorer le problème et ses causes

🔑 Notions clés & Définitions

• Brainstorming : Une technique de créativité qui vise à rechercher en groupe le maximum d’idées sur un sujet donné pendant un temps limité.
• Arbre des causes : Représente sous forme de schéma les causes possibles d’un problème et met notamment en évidence les chaînes de causes, dans lesquelles certaines causes dépendent d’autres causes.
• Diagramme d’Ishikawa : Visualise les relations entre un problème et ses causes regroupées en plusieurs familles.

★ À maîtriser

• L’exploration du problème approfondit la situation qui l’entoure et en identifie les composantes à l’aide de la méthode QQOCQP, afin de cerner et délimiter le sujet du projet.

📌 Pour analyser un problème de cause, il faut repérer les causes du dysfonctionnement ; pour analyser un problème de but, il faut explorer les causes du besoin à satisfaire.

Compléments

• Le brainstorming, l’arbre des causes et le diagramme d’Ishikawa peuvent être utilisés de manière complémentaire ou exclusive selon le problème identifié et les informations disponibles.

📖 4. Contraintes et paramètres du projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Contrainte : Une contrainte de projet est une exigence, une obligation, une condition obligatoire ou une nécessité exprimée par l’organisation ou les acteurs du projet, ou issue de l’analyse du contexte.

★ À maîtriser

• Le triangle d’or repose sur trois paramètres :

  • la qualité technique et technologique (performance)
  • les coûts
  • les délais

• Les principales contraintes du projet concernent :

  • le temps
  • le budget
  • la qualité attendue des livrables

Compléments

• Les contraintes peuvent être fixées par l’organisation, le client ou les parties prenantes, et figurer dans un cahier des charges élaboré en amont du projet.

📖 5. Risques et faisabilité du projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Risque : Un risque de projet est la possibilité qu’un événement survienne et que ses conséquences affectent le projet et sa réussite.

★ À maîtriser

• 🔄 La gestion des risques consiste à : identifier les risques, évaluer leur importance, mettre en place des actions de prévention ou de réparation

• Les risques peuvent être liés :

  • à l’objectif et au triangle d’or
  • aux ressources humaines
  • aux ressources matérielles et immatérielles
  • aux contraintes juridiques et réglementaires
  • aux ressources financières
  • à un pilotage inadéquat

Compléments

📌 La prévention vise à empêcher la survenue d’un risque, tandis que la réparation intervient après l’événement indésirable pour limiter ses dégâts.

• Les risques liés à l’objectif et au triangle d’or comprennent un objectif irréaliste, des délais ou un budget insuffisants, des exigences trop ambitieuses et une sous-estimation de la complexité ou des moyens nécessaires.

• Les risques humains comprennent le manque de compétences ou de maîtrise technologique et l’indisponibilité du chef de projet ou d’un expert, notamment en cas de maladie, de décès ou de départ de l’organisation.

• Les risques matériels et immatériels comprennent les logiciels inadaptés ou obsolètes, les pannes et accidents, les atteintes à la sécurité ou à la confidentialité des données, le matériel obsolète, une image dégradée et des systèmes ou logiciels trop complexes.

• Les risques juridiques et réglementaires comprennent des lois ou réglementations non anticipées, les retards de sous-traitants ou de fournisseurs et la faillite d’un fournisseur lié contractuellement.

• Les risques financiers comprennent l’impossibilité pour l’organisation de mobiliser les moyens prévus à la suite de changements politiques ou économiques, ainsi que les décalages de trésorerie.

• Les risques de pilotage comprennent une répartition floue des rôles, le manque d’implication ou de temps de l’équipe, des conflits non résolus, des commandes fournisseurs mal définies, de mauvais choix, une maîtrise insuffisante de la qualité et l’absence de communication.

💡 Astuce mémo

Une contrainte non respectée peut faire survenir un risque et compromettre la réussite du projet.

📖 6. Objectif et livrables du projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Objectif : Un objectif est l’un des résultats du projet ; il aide à mobiliser les acteurs et à définir les critères de performance attendus.
• Livrable : Un livrable est un résultat, un document mesurable, tangible ou vérifiable, issu de l’achèvement d’une partie du projet ou du projet entier.

★ À maîtriser

📌 Face à un dysfonctionnement, l’objectif consiste à diminuer ou éliminer le problème, tandis que face à un besoin, il consiste à satisfaire le manque éprouvé.

• Un objectif SMART est simple, mesurable, réaliste, temporel et ambitieux ; il doit être compréhensible, précis, concret, associé à un indicateur contrôlable, réalisable, stimulant et assorti d’une échéance et d’une durée limitée.

Compléments

• Un objectif SMART peut être d’augmenter la satisfaction du personnel de 55 % en 2018 à 80 % en 2020.

• Un objectif SMART peut être de réduire les coûts de 30 % dans la fabrication de la machine X en un an.

• Un livrable doit être vérifiable, respecter les normes définies par le donneur d’ordre et correspondre aux attentes de qualité.

💡 Astuce mémo

Un dysfonctionnement se réduit ou s’élimine ; un besoin se satisfait.

📖 7. Plan de management du projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Plan de Management du Projet : Le Plan de Management du Projet est la synthèse des actions menées pour approfondir l’idée de départ, analyser le contexte, valider la faisabilité et fixer l’objectif du projet.

★ À maîtriser

• Le Plan de Management du Projet transforme une idée du commanditaire en projet et constitue une référence partagée entre les acteurs du début à la fin du projet.

Compléments

• Le Plan de Management du Projet permet aux acteurs de s’accorder sur le contexte, le besoin, l’objectif commun et les résultats attendus.

📊 Tableaux de synthèse

Diagnostic du contexte du projet