Fiche de révision : Système d’information et processus

📋 Plan du Cours

1. Information et qualité des données
2. Composantes et fonctions du SI
3. Processus et catégories organisationnelles
4. Flux et diagramme de flux
5. Analyse et amélioration des flux
6. Schéma événement résultat
7. PGI et évolution du SI

📖 1. Information et qualité des données

🔑 Notions clés & Définitions

• Information : Donnée observée par un acteur, éventuellement sélectionnée pour participer à un processus de prise de décision.
• Qualité de l’information : Dépend de sa fiabilité, de son actualité, de sa pertinence, de sa disponibilité et de l’acceptabilité de son coût.

★ À maîtriser

📌 La valeur d’une information se mesure par sa capacité à réduire l’incertitude, améliorer la décision et éviter les erreurs, comparée au coût engagé pour la rechercher, la traiter, la stocker ou la détruire.

Compléments

📌 Une donnée alphanumérique est une suite de lettres et de chiffres, comme un code client, tandis qu’une donnée numérique est une donnée chiffrée exploitable dans des calculs, comme un prix.

💡 Astuce mémo

Valeur de l’information ≠ coût de l’information

📖 2. Composantes et fonctions du SI

🔑 Notions clés & Définitions

• Système d’information : Ensemble de ressources humaines, matérielles, logicielles, organisationnelles et méthodologiques permettant de créer, collecter, stocker, traiter, modifier et diffuser des informations.

★ À maîtriser

• Les trois composantes du système d’information sont:

  • les moyens humains
  • les moyens matériels et immatériels
  • les procédures et méthodes

• L’objectif du système d’information est de restituer la bonne information à la bonne personne, au bon moment et dans le format approprié.

• Les quatre fonctions essentielles du système d’information sont:

  • l’acquisition
  • la mémorisation
  • l’exploitation
  • la diffusion

Compléments

• La composante humaine regroupe les personnes autorisées à collecter, créer, modifier, archiver ou détruire l’information, y compris certains prestataires externes.

💡 Astuce mémo

AMED : Acquisition, Mémorisation, Exploitation, Diffusion

📖 3. Processus et catégories organisationnelles

🔑 Notions clés & Définitions

• Processus : Ensemble d’actions successives, coordonnées et organisées qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie afin d’atteindre un résultat.

★ À maîtriser

📌 Les processus métier réalisent directement le bien ou le service, les processus support fournissent les ressources nécessaires et les processus de pilotage assurent la cohérence, le contrôle et le suivi.

Compléments

• La gestion des factures est un processus support dans une entreprise industrielle, mais un processus métier dans un cabinet d’expertise comptable lorsqu’elle constitue une prestation pour un client.

💡 Astuce mémo

Métier produit, support aide, pilotage contrôle

📖 4. Flux et diagramme de flux

🔑 Notions clés & Définitions

• Flux : Transfert ou mouvement d’information entre deux acteurs du système d’information, sous forme physique, monétaire ou informationnelle.
• Diagramme de flux : Représente l’ensemble des flux entre les acteurs internes et externes d’un processus, généralement dans l’ordre chronologique.

★ À maîtriser

• 🔄 La construction d’un diagramme de flux consiste à:
  1. définir l’activité et ses limites
  2. lister les acteurs internes et externes
  3. repérer et classer les flux
  4. tracer le diagramme

Compléments

📌 Dans un diagramme de flux, les acteurs sont représentés par des cercles, les acteurs internes sont regroupés dans un cadre, les acteurs externes restent à l’extérieur et les flèches représentent les flux.

💡 Astuce mémo

Définir, lister, repérer, tracer

📖 5. Analyse et amélioration des flux

★ À maîtriser

• L’interprétation d’un diagramme de flux consiste à repérer les incohérences, les redondances, les risques d’erreur et les lourdeurs afin de proposer une évolution du système d’information.

📌 Lorsqu’un acteur central reçoit trop de flux ou bloque le processus pendant ses déplacements, il faut répartir la charge, déléguer certaines responsabilités ou développer des outils de travail à distance.

• Les gains d’une évolution du système d’information peuvent être qualitatifs, comme l’amélioration de la collaboration et de la sécurité, ou quantitatifs, comme la réduction des coûts, des délais et des erreurs.

Compléments

• Si le comptable doit rapprocher le bon de commande et le bon de livraison avant d’émettre une facture, le service livraison doit lui transmettre systématiquement une copie du bon de livraison.

💡 Astuce mémo

Flux mal répartis → retards, erreurs ou blocages

📖 6. Schéma événement résultat

🔑 Notions clés & Définitions

• Schéma événement résultat : Décrit les tâches réalisées par chaque acteur et prend en compte les règles de synchronisation et d’émission.

★ À maîtriser

• Les six objets d’un schéma événement/résultat sont:

  • les acteurs
  • les événements déclencheurs
  • les activités
  • les règles de synchronisation
  • les règles d’émission
  • les résultats

• 🔄 Le processus de vente en ligne suit les étapes suivantes: le client remplit son panier, le paiement est validé et la commande est enregistrée, le service logistique traite la commande, le service comptable réalise la facturation

Compléments

📌 Dans ce processus de vente, la validation du paiement et de la commande constitue une synchronisation « ET », tandis que l’expédition et la facturation produisent systématiquement leurs résultats selon une règle d’émission « TOUJOURS ».

💡 Astuce mémo

Événement → activité → résultat

📖 7. PGI et évolution du SI

🔑 Notions clés & Définitions

• Progiciel de gestion intégré : Logiciel qui gère les fonctions de la PME au moyen de modules indépendants partageant une base de données unique.

★ À maîtriser

• L’organisation traditionnelle utilisant plusieurs logiciels spécialisés peut provoquer des incohérences, des doublons et des transferts manuels de données.

• La base de données unique d’un PGI assure la cohérence et la mise à jour des informations dans tous les modules, tout en permettant l’automatisation des flux de travail.

• Les évolutions législatives, organisationnelles et techniques du système d’information nécessitent généralement un nouveau paramétrage du PGI.

Compléments

• Un PGI peut couvrir:

  • la gestion commerciale
  • les approvisionnements
  • la production
  • la comptabilité et la finance
  • la relation client

• Dans un PGI, la validation d’une commande dans le module commercial peut générer automatiquement la facture et les enregistrements comptables correspondants.

💡 Astuce mémo

Base unique → données cohérentes et flux automatisés

📊 Tableaux de synthèse

Types de processus