★ À maîtriser
📌 La séparation des tâches incompatibles constitue le principe de base du contrôle interne du processus de vente, afin de prévenir les erreurs graves et les fraudes.
📌 L’article 289 du CGI fixe les mentions obligatoires devant figurer sur les factures.
Une facture doit indiquer le nom complet et l’adresse du fournisseur et du client, ainsi que les numéros d’identification à la TVA du vendeur et de l’acquéreur.
Une facture doit porter sa date d’émission et un numéro unique fondé sur une séquence chronologique et continue.
Pour chaque bien livré ou service rendu, la facture indique la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et le code ou le taux de TVA légalement applicable.
Compléments
📌 La décision d’établir un avoir peut nécessiter une autorisation de la direction de l’entreprise.
Dans un logiciel de gestion ou un PGI, les autorisations d’accès et la limitation des pouvoirs permettent d’adapter la séparation des fonctions à la taille et aux moyens de l’entreprise.
Les procédures d’autorisation, de contrôle et de supervision sont présentées comme la phase principale d’une bonne organisation comptable.
L’identification du fournisseur comprend notamment :
La facture indique les rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables, la date de livraison ou d’achèvement de la prestation, ainsi que le montant de la taxe et, par taux, les totaux hors taxes et de taxe présentés distinctement.
📌 En cas d’exonération, la facture doit faire référence à la disposition correspondante du CGI ou de la directive européenne sur la TVA, ou porter toute autre mention indiquant que l’opération bénéficie d’une mesure d’exonération.
★ À maîtriser
📌 Les réductions commerciales comprennent le rabais, la remise et la ristourne, tandis que les réductions financières correspondent aux escomptes accordés en cas de règlement anticipé.
Compléments
Le rabais est accordé en cas de défaut de qualité ou de non-conformité avec la commande.
La remise est accordée en cas de commande importante ou en application d’accords commerciaux particuliers entre le client et le fournisseur.
La ristourne est généralement accordée en fin d’année en considération des multiples opérations réalisées entre le client et le fournisseur.
★ À maîtriser
📌 Le CGI impose l’acceptation formelle du procédé par le client, la garantie de l’authenticité du document, l’établissement d’une liste des mouvements de factures et la conservation des factures dématérialisées pendant au moins 3 ans supplémentaires aux 3 ans légaux, soit 6 ans au total.
Compléments
Le cadre de gestion comprend :
La gestion du processus clients comprend : l’établissement des devis, l’enregistrement des commandes clients, l’établissement des bons de livraison par transformation des bons de commande, l’établissement des factures par transformation des bons de livraison, la gestion des avoirs accordés aux clients
Le suivi des créances comprend :
Les fonctions diverses comprennent l’analyse statistique et graphique des ventes ainsi que l’exportation des données vers le module comptable du PGI pour l’enregistrement comptable des ventes.
📌 La dématérialisation de la facture n’exonère ni le client ni le fournisseur de l’obligation d’archiver les informations commerciales.
La signature électronique vise à authentifier les documents transmis par Internet et peut être mise en place par un FAH ou par le vendeur lui-même.
Le délai de conservation prévu par le Code de commerce est de 10 ans.
★ À maîtriser
📌 Lorsque le fournisseur refacture exactement le coût du transport, le port est récupéré et la TVA s’applique au taux normal ; lorsque le transport est facturé au forfait, la TVA appliquée au transport suit le taux du bien transporté.
📌 Avec la condition « départ », le client devient propriétaire du bien dès son départ du lieu de stockage du fournisseur, tandis qu’avec la condition « arrivée », il le devient seulement à son arrivée chez lui.
Compléments
Lorsque le client organise lui-même le transport, directement ou par un transporteur, il assume séparément son coût, soumis à la TVA au taux normal.
Les frais accessoires engagés par le fournisseur pour son client peuvent comprendre une assurance complémentaire pour l’acheminement ou l’intervention d’un tiers, tel qu’un courtier ou un commissionnaire.
La refacturation des frais accessoires peut être incluse dans le prix de la marchandise en condition franco ou augmenter le montant net à payer.
Départ : propriété dès le départ ; arrivée : propriété à la réception
★ À maîtriser
📌 À titre de simplification, la consignation est réalisée sans TVA et le montant des emballages consignés est ajouté en bas de facture au montant net à payer.
📌 Si le client ne restitue pas les emballages consignés, le fournisseur comptabilise une vente d’emballages au compte 708800 Cessions d’approvisionnements, imposable à la TVA.
Compléments
La consignation a été mise en place pour récupérer des emballages coûteux que les clients avaient tendance à conserver pour leur propre compte.
La gestion des emballages consignés requiert la même organisation que la gestion des stocks de marchandises.
📌 À titre de simplification, la consignation des emballages est enregistrée sans TVA.
📌 Lorsque le prix de reprise est égal au prix de consignation, la restitution des emballages s’enregistre par contrepassation de l’écriture de consignation.
Emballage restitué : dette remboursée ; emballage conservé : vente taxable.
★ À maîtriser
📌 La facture constitue le document de base de l’enregistrement comptable et doit être enregistrée chez le fournisseur au jour de sa réalisation.
📌 Les rabais, remises et ristournes accordés sur la facture initiale de doit ne s’enregistrent pas ; la vente est comptabilisée pour son montant net commercial.
Lorsque le transporteur facture le transport au fournisseur, celui-ci débite le compte 624200 Transport sur ventes et comptabilise la TVA déductible correspondante ainsi que sa dette envers le transporteur.
Lorsqu’il refacture le transport au client, le fournisseur crédite le compte 708500 Ports et frais accessoires facturés pour le montant hors taxes et comptabilise la TVA collectée correspondante.
📌 Pour refacturer les frais accessoires, le fournisseur peut créditer le compte 708500 ou créditer les comptes de charges par nature concernés, comme 616000 Primes d’assurances et 622200 Commissions sur vente.
Compléments
📌 Les ventes au comptant peuvent être enregistrées en une seule écriture au journal général, tandis que dans un système de journaux auxiliaires elles nécessitent une écriture au journal des ventes et une au journal de trésorerie concerné.
Le montant net financier calculé après les réductions financières n’apparaît pas dans les écritures comptables.
Chez le fournisseur, l’escompte accordé s’enregistre directement au débit du compte 665000 Escomptes accordés.
Dans un PGI, le rattachement des comptes et de la TVA aux codes articles et aux familles d’articles permet à la création d’une facture de vente de générer l’écriture comptable correspondante.
📌 Les frais accessoires refacturés peuvent être intégrés au prix de la marchandise en condition franco ou augmenter le net à payer du client.
★ À maîtriser
📌 Les réductions commerciales supplémentaires non présentes sur la facture initiale se calculent sur le montant net commercial de cette facture, avec récupération de la TVA correspondante.
📌 Lorsqu’une avance ou un acompte est versé à la commande, une facture d’acompte doit être établie avec les mêmes caractéristiques que la facture de doit, en détaillant l’acompte et la TVA correspondante.
Compléments
📌 Lors d’un retour de marchandises, l’avoir tient compte des réductions commerciales de la facture initiale et les conditions de l’aller sont identiques à celles du retour, de sorte que l’écriture est une contrepassation.
Le fournisseur débite le compte 709000 RRR accordés sur ventes pour comptabiliser une réduction commerciale supplémentaire.
Une entreprise peut accorder une réduction commerciale ou financière sans récupérer la TVA si le fournisseur maintient la TVA initialement collectée et fait inscrire la mention « NET DE TAXE » sur la facture d’avoir.
L’escompte de règlement se calcule en principe sur le montant net commercial de la facture initiale, mais le fournisseur peut aussi déduire les réductions déjà accordées dans des avoirs précédents.
L’escompte de règlement entraîne la récupération de la TVA collectée correspondante, sauf si la facture d’avoir porte la mention « NET DE TAXE ».
★ À maîtriser
📌 Pour une vente, la TVA devient exigible à la livraison, la date de facturation étant communément utilisée pour simplifier la comptabilisation, tandis que pour une prestation de services ou des travaux, elle devient exigible lors des encaissements.
📌 Une vente hors de l’Union européenne est une exportation, tandis qu’une vente à l’intérieur de l’Union européenne est une livraison intracommunautaire ; les deux sont exonérées de TVA sous réserve, pour la vente intracommunautaire, que le client dispose d’un numéro d’identification intracommunautaire.
Compléments
📌 Même avec l’option pour les débits, la TVA correspondant à un acompte devient exigible au moment de son encaissement.
Pour une prestation de 1 200 € avec un acompte de 240 € le 15/06 et une facturation le 30/06, le régime normal rend exigibles 40 € de TVA sur l’acompte en juin et 160 € sur le solde payé le 31/07, tandis que l’option pour les débits rend exigibles 40 € en juin sur l’acompte et 160 € supplémentaires à la facturation en juin.
Dans l’exemple mensuel de déclaration CA3, l’option pour les débits décale la déclaration de 160,00 € de TVA de juillet à juin et n’est donc pas toujours financièrement avantageuse.
📌 En cas de règlement par effet, la TVA devient exigible à la date d’échéance de l’effet, même si celui-ci est remis auparavant à l’encaissement ou à l’escompte.
📌 Sans présentation du numéro d’identification intracommunautaire, une vente dans l’Union européenne est enregistrée comme une vente soumise à la TVA à un client français, et l’acquéreur étranger doit régler le bien TTC.
Les ventes de marchandises dans l’Union européenne utilisent le compte 707120 et les créances clients correspondantes le compte 411120.
Les ventes de marchandises hors de l’Union européenne utilisent le compte 707130 et les créances clients correspondantes le compte 411130.
À l’encaissement d’une créance en monnaie étrangère, une moins-value de change est enregistrée au compte 656000 « Pertes de change sur créances et dettes commerciales ».
À l’encaissement d’une créance en monnaie étrangère, une plus-value de change est enregistrée au compte 756000 « Gains de change sur créances et dettes commerciales ».
Régime normal : paiement ; option débits : facturation.
★ À maîtriser
📌 Pour une LCR papier, le tireur peut attendre l’échéance et la remettre à l’encaissement, avec une commission bancaire, ou obtenir les fonds avant l’échéance en la remettant à l’escompte, avec intérêts et commissions.
Compléments
Les commissions bancaires sont soumises à la TVA, contrairement aux intérêts d’escompte.
Pour une LCR papier, sa création débite le compte 413000, sa remise à l’encaissement débite le compte 511300 et sa remise à l’escompte débite le compte 511400.
Le bordereau d’escompte débite les comptes 661600 pour les intérêts, 627500 pour les frais d’effets et 445660 pour la TVA déductible sur les commissions.
📌 Le calcul de l’escompte utilise le nombre exact de jours entre la remise à l’escompte et l’échéance, avec une année commerciale de 360 jours, sauf indication d’un calcul en intérêt civil sur 365 jours ou 366 jours en année bissextile.
Encaissement à l’échéance ; escompte avant l’échéance.
★ À maîtriser
📌 La LCR magnétique ne nécessite pas d’acceptation préalable et n’utilise donc pas le compte 413000, contrairement à la LCR papier.
📌 Pour respecter le principe de l’image fidèle, l’article 832-1 du PCG prévoit que les engagements financiers hors bilan, notamment les EENE, figurent dans l’Annexe.
Compléments
📌 Le tireur peut remettre directement la LCR magnétique à l’escompte ou à l’encaissement auprès de sa banque.
La LCR magnétique regroupe généralement plusieurs créances et ne fait circuler entre les banques que des informations codées, ce qui réduit les manipulations administratives.
La LCR magnétique est assimilée au compte 519200, qui n’apparaît qu’au moment de l’escompte ou de l’encaissement.
Lors du bordereau d’escompte d’une LCR magnétique, les frais et la TVA sont enregistrés avec le compte 519200 « LCR magnétique » et la banque reçoit le net perçu.
À l’échéance d’une LCR magnétique, le règlement du client solde le compte 519200 « LCR magnétique » par le compte 411000 « Clients ».
📌 Tant que le client n’a pas réglé la LCR à l’échéance, l’entreprise conserve une créance tandis qu’elle a une dette envers la banque qui a avancé les fonds.
★ À maîtriser
📌 En cas de difficulté de trésorerie du tiré à l’échéance, celui-ci peut demander le renouvellement de la LCR par création d’une nouvelle LCR à échéance plus lointaine, ou refuser de la régler, ce qui constitue un impayé.
📌 Si une LCR impayée est toujours dans le portefeuille du tireur, elle doit être annulée et le tireur et le tiré peuvent rechercher un accord amiable par la création d’une nouvelle LCR papier, faute de quoi une poursuite judiciaire peut être envisagée.
📌 Si une LCR impayée a été négociée, le tireur rembourse le nouveau bénéficiaire, généralement par prélèvement bancaire, puis impute au tiré la somme remboursée et les éventuels frais bancaires.
Compléments
📌 Si la LCR papier a été négociée et n’est plus en possession du tireur, celui-ci doit d’abord rembourser sa banque, qui se retourne directement vers lui.
Sauf indication contraire, les frais d’impayés sont imputés directement au compte du client concerné.
Pour une LCR magnétique, l’enregistrement du renouvellement ou de l’impayé est plus simple, car l’annulation du compte 413000 n’est pas requise.
LCR conservée par le tireur : annulation et accord ; LCR négociée : remboursement du bénéficiaire
★ À maîtriser
📌 La mobilisation des créances permet soit d’obtenir une avance de trésorerie garantie par un ensemble de créances avec le CMCC, soit de céder des créances par bordereau Dailly ou à une société d’affacturage.
Pour obtenir un CMCC, le tireur remet à sa banque un document détaillant le chiffre d’affaires et les délais de paiement des clients ; la banque accorde un encours limité, puis le tireur souscrit un billet à son ordre à concurrence du crédit accordé.
À réception du bordereau Dailly, la banque devient bénéficiaire des créances et verse au tireur leur montant total, en déduisant chaque fin de mois une partie des agios ; les clients règlent ensuite directement la banque.
Compléments
Le crédit CMCC est enregistré au crédit du compte 519100 et ce compte est soldé lors du règlement du client à l’échéance.
La banque prélève une commission et des intérêts sur le crédit CMCC, les intérêts étant calculés sur la durée séparant l’obtention du crédit de l’échéance.
Le bordereau Dailly correspond à un bordereau d’escompte portant sur plusieurs créances de même échéance.
La cession Dailly utilise le sous-compte 411600 « Clients, créances cédées », soldé au règlement des clients, et l’avance bancaire est portée au crédit du compte 519000 « Concours bancaires courants ».
★ À maîtriser
📌 En affacturage, le factor peut recouvrer les créances et prendre en charge le risque d’impayés, avancer les fonds sans prendre en charge le recouvrement ni le risque d’impayés, ou réaliser une assurance-crédit en délégation du contrat d’affacturage.
Le lettrage automatique peut être insatisfaisant lorsque les règlements ne désignent pas les factures concernées, que les clients appliquent directement un escompte conditionnel ou qu’ils versent périodiquement des sommes presque identiques sans tenir compte du montant exact de leur dette.
L’analyse d’un écart de lettrage consiste à comparer les pièces justificatives, notamment le bon de commande, le bon de livraison, la facture et le mode de règlement.
Compléments
L’affacturage permet d’obtenir rapidement le paiement des clients, mais entraîne des frais d’affacturage très importants.
En comptabilité, l’affacturage ressemble à une négociation d’effet, mais les commissions d’affacturage sont enregistrées au compte 622500 au lieu des services bancaires.
📌 Dans l’affacturage, les charges financières correspondent au financement de l’avance de trésorerie du factor, tandis que les commissions d’affacturage rémunèrent le recouvrement des créances et la prise en charge des risques d’impayés.
Le lettrage consiste à attribuer une même lettre ou un même chiffre à chaque ligne correspondant à des opérations liées, comme une facturation et son règlement.
Les opérations non lettrées correspondent soit à des montants non encore réglés, soit à des erreurs.
Le lettrage manuel peut être nécessaire pour améliorer la précision du rapprochement des comptes clients.
Pour contrôler un écart, l’entreprise peut demander au client un double de son compte fournisseur.
Lorsque le solde du compte client correspond à plusieurs factures impayées, l’entreprise peut envoyer un relevé récapitulant les montants, les références et les échéances des factures à payer.
★ À maîtriser
📐 Formule - La durée du crédit client en jours se calcule ainsi : .
L’en-cours client se calcule ainsi : .
Le suivi des impayés prévoit une pré-relance téléphonique ou par e-mail quelques jours après la facturation, une relance téléphonique amicale à E + 3, une relance écrite à E + 7, une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception à E + 30, puis la transmission au service juridique si aucune réponse n’est reçue dans les 15 jours suivant la mise en demeure.
Le processus d’achat comprend l’établissement et l’envoi du bon de commande, la réception du bon de livraison, de la facture et de la marchandise, le contrôle de concordance, l’enregistrement de la facture, le traitement éventuel d’un avoir, puis le règlement et son enregistrement.
Compléments
Dans l’exemple, le stockage dure 60 jours, le crédit fournisseur 30 jours et le crédit client 40 jours, ce qui crée un décalage de 70 jours entre le décaissement et l’encaissement.
Le délai de recouvrement des créances doit être minimisé afin de réduire le décalage entre le décaissement lié à l’achat et l’encaissement lié à la vente.
Un tableur grapheur peut représenter l’évolution du chiffre d’affaires, sa ventilation par famille d’articles ou type de clients, ainsi que l’évolution des ratios dans le temps ou par rapport à la branche d’activité, afin de visualiser les tendances et d’aider à la décision.
📌 L’entreprise doit veiller à ce que l’en-cours client n’excède pas la ligne de crédit accordée.
Retard de paiement → relance graduée → contentieux
★ À maîtriser
📌 Le contrôle interne du processus d’achat exige une séparation des tâches afin d’éviter les dysfonctionnements et les risques pour l’entreprise.
Compléments
Les séparations de fonctions portent sur :
Les PGI permettent de paramétrer les autorisations d’accès pour prévenir la redondance des tâches et les incompatibilités.
Les factures d’achat sont soumises aux obligations applicables aux factures de vente, conformément à l’article 289 du CGI; les règles relatives aux réductions et aux majorations sont également identiques.
Le paramétrage du module de facturation du PGI n’est pas obligatoire pour les achats, car la saisie des factures fournisseurs dans le journal des achats peut suffire.
La dématérialisation des factures, notamment par EDI ou par numérisation, permet leur intégration dans le module de gestion commerciale du PGI.
📌 La saisie des factures fournisseurs doit être sécurisée par des contrôles de cohérence et de concordance entre la facture dématérialisée et la facture saisie afin d’éviter des dysfonctionnements dans le suivi des dettes.
Réductions sur facture
| Réduction | Condition d’attribution |
|---|---|
| Rabais | Défaut de qualité ou non-conformité |
| Remise | Commande importante ou accord commercial particulier |
| Ristourne | Multiples opérations, généralement en fin d’année |
| Escompte | Règlement anticipé |
Teste tes connaissances sur Tenue et suivi des dossiers clients avec 10 questions à choix multiples et corrections détaillées.
1. Quel texte fixe les mentions obligatoires devant figurer sur une facture ?
2. Une entreprise vérifie une facture avant son envoi au client. Quel ensemble d’informations doit-elle contrôler pour identifier les deux parties et leur situation au regard de la TVA ?
Mémorisez les concepts clés de Tenue et suivi des dossiers clients avec 96 flashcards interactives.
Quelles sont les étapes générales du processus de vente, de la commande au règlement ?
Le processus va du traitement de la commande à l’enregistrement du règlement, avec livraison et facturation entre les deux.
Quel principe fonde le contrôle interne du processus de vente ?
La séparation des tâches incompatibles.
Quel article fixe les mentions obligatoires des factures ?
L’article 289 du CGI.
Importe ton cours et l'IA génère fiches, QCM et flashcards en 30 secondes.
Générateur de fiches