Fiche de révision : Accompagnement du client notarial

📋 Plan du Cours

1. Notariat et étude notariale
2. Statut et missions du notaire
3. Rôles des collaborateurs notariaux
4. Clients et enjeux de l’accompagnement
5. Formes de l’accompagnement client
6. Déontologie de la relation notariale
7. Rendez-vous et parcours du dossier
8. Compétences et blocs du BTS CJN

📖 1. Notariat et étude notariale

🔑 Notions clés & Définitions

• Notariat : Ensemble des notaires de France et activité notariale, qui assure un service juridique d’intérêt général et un service d’intérêt économique général de rédaction d’actes authentiques.

★ À maîtriser

• Le service public notarial contribue à l’effectivité et à l’efficacité du droit objectif et renforce la sécurité juridique des droits subjectifs.

Compléments

📌 L’étude notariale désigne le lieu où le notaire exerce son activité, tandis que l’office notarial est le terme masculin désignant ce même lieu.

• Une étude notariale est une entreprise qui peut être créée par un notaire seul ou réunir plusieurs notaires associés, et dans laquelle un notaire peut aussi exercer comme salarié.

📖 2. Statut et missions du notaire

🔑 Notions clés & Définitions

• Notaire : Code de déontologie des notaires, décret n°2023-1297 - Officier public ministériel, délégataire de l’autorité publique et chargé d’une mission de service public.

★ À maîtriser

• Le notaire reçoit personnellement les actes et contrats auxquels les parties veulent ou doivent conférer l’authenticité, recueille leur consentement, assure la date, la conservation et le dépôt des actes, puis en délivre des copies exécutoires et authentiques. - Code de déontologie des notaires, décret n°2023-1297

• Le notaire collecte l’impôt au profit de l’État, sécurise et archive les actes, conseille impartialement ses clients et respecte le secret professionnel.

Compléments

• Le notaire exerce sous forme libérale, avec des fonctions attribuées et des fonctions réservées relevant d’un monopole.

• Le notaire peut concilier les parties en cas de litige et ainsi éviter le recours aux tribunaux.

📖 3. Rôles des collaborateurs notariaux

★ À maîtriser

• Les collaborateurs de notaire assistent le notaire dans l’accompagnement des clients, la constitution des dossiers, la rédaction des actes, leur suivi, la préparation de leur taxation et les formalités postérieures.

Compléments

📌 Le chargé d’accueil reçoit les clients, gère les rendez-vous et recueille les premiers renseignements, tandis que le formaliste réalise les formalités administratives, dépôts, publications et enregistrements des actes.

📌 Le collaborateur de notaire gère les dossiers et leur analyse juridique avec le notaire, tandis que l’assistant notarial l’assiste notamment dans la mise en forme des actes, les recherches, la saisie, l’archivage et la clôture des dossiers.

• Le comptable-taxateur facture les prestations et les actes, assure la gestion comptable et financière de l’office et mobilise son expertise juridique et fiscale.

📖 4. Clients et enjeux de l’accompagnement

🔑 Notions clés & Définitions

• Accompagnement : Maela Paul, 2009 - L’accompagnement met en relation deux personnes de statut inégal qui doivent fonctionner dans une relation conjuguant disparité des places et parité relationnelle.

★ À maîtriser

• Les clients d’une étude notariale comprennent des personnes physiques et des personnes morales de droit privé ou de droit public.

• La clientèle notariale se distingue par la diversité de la capacité des personnes, de leur vulnérabilité et de leurs aptitudes à comprendre les notions juridiques.

• L’accompagnement répond notamment aux évolutions suivantes :

  • La complexification du droit et la diversité des besoins des clients
  • La déjudiciarisation de certaines branches du droit
  • La demande de services rapides et de grande qualité associée à l’ubérisation

Compléments

• Le notaire accompagne notamment les clients lors des situations suivantes :

  • Mariage
  • Divorce
  • Achat immobilier
  • Décès
  • Adoption
  • Création d’entreprise
  • Évolution et transmission d’entreprise
  • Projets immobiliers

• L’État s’appuie sur les notaires comme acteurs-relais entre l’intérêt général et les intérêts particuliers, afin de maintenir le lien social et le lien de droit.

💡 Astuce mémo

Droit plus complexe → besoins accrus de conseil et d’accompagnement

📖 5. Formes de l’accompagnement client

★ À maîtriser

• L’accompagnement juridique mobilise les actions suivantes :

  • Conseiller
  • Informer
  • Anticiper
  • Prévenir
  • Concilier

• Le notaire doit expliquer la matière juridique avec pédagogie, simplifier les règles et veiller à la compréhension et au choix éclairé du client.

Compléments

• L’accompagnement humain et psychologique vise à susciter la confiance et la confidence grâce à une relation personnalisée, à l’empathie et à la capacité d’apaiser le client.

• La digitalisation et la dématérialisation facilitent la participation du client au suivi de son dossier, tandis que l’accompagnement à distance doit tenir compte de l’illectronisme et de la sécurité des données.

📖 6. Déontologie de la relation notariale

🔑 Notions clés & Définitions

• Déontologie : Ensemble des règles et devoirs inhérents à l’exercice d’une activité professionnelle libérale, le plus souvent définis par un ordre professionnel.

★ À maîtriser

📌 Le non-respect des règles déontologiques peut entraîner des poursuites disciplinaires.

• Les règles déontologiques comprennent notamment :
  • Le secret professionnel
  • La diligence dans le traitement des dossiers
  • L’interdiction de la publicité personnelle
  • L’absence d’intermédiation professionnelle externe pour les notaires

Compléments

• Les règles déontologiques protègent aussi le client et contribuent à la qualité du service public notarial.

📖 7. Rendez-vous et parcours du dossier

★ À maîtriser

📌 Le rendez-vous conseil aide le client à choisir en amont l’acte adapté à sa situation et à ses objectifs, tandis que le rendez-vous de signature est consacré à la signature de l’acte authentique.

• Le traitement simplifié d’un dossier comprend l’accueil et le recueil des informations, l’ouverture et la constitution du dossier, la rédaction de l’acte, sa signature, sa taxation, les formalités postérieures, la clôture et l’archivage.

Compléments

• La conduite des rendez-vous client mobilise la patience, la pédagogie, l’explication, la simplification et des aptitudes relationnelles.

• Lors des rendez-vous, le notaire peut agir comme pacificateur et arbitre impartial entre les clients, et les échanges peuvent se dérouler en visioconférence.

• Les collaborateurs restent en relation avec le client pendant le traitement du dossier, notamment par des échanges sur son état d’avancement.

💡 Astuce mémo

Accueil → dossier → acte → signature → formalités → archivage

📖 8. Compétences et blocs du BTS CJN

★ À maîtriser

• Le bloc 1 du BTS CJN forme à l’accompagnement du client selon les règles déontologiques et développe des compétences transversales aux blocs 2, 3, 7 et 8.

• Les compétences techniques du collaborateur juriste notarial comprennent la maîtrise des règles juridiques à jour, la rédaction d’actes, la constitution et le suivi des dossiers, la collaboration avec des partenaires, l’information des clients et l’usage des outils numériques.

• L’activité 1 du bloc 1 porte sur l’explication du statut d’officier public et ministériel, de la délégation de puissance publique, de l’authentification, de la publication et de la taxation des actes.

Compléments

• Les compétences socio-comportementales comprennent :

  • Diplomatie et bon relationnel
  • Communication, écoute et empathie
  • Médiation pour résoudre les conflits
  • Rigueur, polyvalence et adaptabilité
  • Gestion de la pression, de l’urgence et du stress
  • Curiosité

• Les activités 2 et 3 du bloc 1 portent respectivement sur l’accueil et l’accompagnement déontologique du client, puis sur la gestion des dossiers dans le respect de la déontologie et de la sécurité des données.

• Le bloc 2 approfondit la conduite des dossiers en droit des personnes, de la famille et du patrimoine familial, tandis que le bloc 3 porte sur le droit des biens dans les domaines immobilier et de l’entreprise.

• Le bloc 7 approfondit des savoirs et compétences fondamentaux du droit mobilisés dans le bloc 1, tandis que le bloc 8 porte sur l’environnement de l’activité notariale.