Fiche de révision : Gestion financière et matérielle des EPLE

📋 Plan du Cours

1. Organisation générale des EPLE
2. Missions du secrétaire général
3. Gestion budgétaire et financière
4. Achats et commande publique
5. Gestion matérielle et logistique
6. Sécurité des locaux et des personnes
7. Compétences territoriales et coordination
8. Organisation et encadrement des équipes
9. Statuts et obligations des personnels
10. Pilotage administratif et conseil
11. Garantir la qualité du service public
12. Compétences du secrétaire général
13. Missions et positionnement professionnel
14. Références juridiques de l’EPLE

📖 1. Organisation générale des EPLE

🔑 Notions clés & Définitions

• Établissement public local d’enseignement : Établissement public chargé d’assurer une mission de service public d’enseignement et disposant d’une autonomie administrative et financière.

★ À maîtriser

• Les principaux EPLE sont : les collèges, qui relèvent du département, les lycées, qui relèvent de la région, certains établissements spécialisés, comme les établissements régionaux d’enseignement adapté

Compléments

• Le fonctionnement d’un EPLE associe l’État, la collectivité territoriale de rattachement et les personnels de l’établissement, dans le cadre défini notamment par les articles L. 421-1 et suivants du Code de l’éducation.

📖 2. Missions du secrétaire général

★ À maîtriser

📌 Le secrétaire général est également désigné dans les textes réglementaires sous le terme d’« adjoint gestionnaire », notamment à l’article R. 421-13 du Code de l’éducation.

• L’article R. 421-13 du Code de l’éducation prévoit que l’adjoint gestionnaire seconde le chef d’établissement dans ses fonctions de gestion matérielle, financière et administrative.

• Le secrétaire général est membre de l’équipe de direction et exerce une fonction transversale qui lui demande une vision globale du fonctionnement de l’établissement.

Compléments

• Le secrétaire général assure notamment : la gestion matérielle, financière et budgétaire, la coordination administrative, l’organisation du travail des personnels administratifs et techniques, les relations avec la collectivité territoriale dans son domaine de compétence

📌 Le secrétaire général prépare, coordonne et conseille dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées, mais ne se substitue pas au chef d’établissement.

• La Charte des pratiques de pilotage en EPLE du 24 août 2021 précise la place de l’adjoint gestionnaire dans l’équipe de direction et son rôle dans le pilotage de l’établissement.

📖 3. Gestion budgétaire et financière

🔑 Notions clés & Définitions

• Budget : Document prévisionnel qui organise les recettes et les dépenses de l’établissement pour une année civile.

★ À maîtriser

• Les recettes d’un EPLE peuvent provenir : des subventions de la collectivité territoriale, des subventions de l’État, des participations des familles, des recettes liées à la restauration et à l’hébergement, d’autres ressources autorisées par la réglementation

• 🔄 Pour préparer le budget, le secrétaire général : recueille les besoins des services et des équipes pédagogiques, analyse les dépenses antérieures, prend en compte les recettes attendues et les contraintes et priorités, prépare des propositions à présenter au chef d’établissement

• 🔄 Après l’adoption du budget, le secrétaire général : suit les crédits disponibles, contrôle les engagements de dépenses dans son périmètre, anticipe les besoins supplémentaires, signale les risques de dépassement, propose des ajustements si nécessaire

📌 Le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012, article 9, pose le principe de séparation des fonctions d’ordonnateur et de comptable public.

• L’article R. 421-9 du Code de l’éducation désigne le chef d’établissement comme ordonnateur des recettes et des dépenses, chargé de décider l’exécution des opérations financières dans le respect des règles applicables.

• L’agent comptable tient la comptabilité générale, effectue les contrôles qui lui incombent, paie les dépenses et recouvre les recettes dans les conditions prévues par la réglementation.

Compléments

• Les articles L. 421-11 à L. 421-16 du Code de l’éducation encadrent l’élaboration, l’adoption et l’exécution du budget d’un EPLE, tandis que les articles R. 421-57 à R. 421-78 précisent son régime financier et comptable.

• Le budget d’un EPLE finance notamment :

  • les fournitures scolaires et administratives
  • les produits d’entretien
  • les dépenses d’énergie
  • les contrats de maintenance
  • les équipements informatiques
  • les dépenses de restauration
  • certaines activités pédagogiques

• Le budget est soumis au conseil d’administration, qui intervient dans son adoption conformément à l’article R. 421-20 du Code de l’éducation.

• La gestion financière d’un EPLE repose sur la séparation des fonctions d’ordonnateur et de comptable public.

• Le secrétaire général prépare les opérations, suit le budget et conseille le chef d’établissement, sans se substituer à l’ordonnateur ni au comptable public.

📌 Dans certains établissements, le secrétaire général peut aussi exercer les fonctions d’agent comptable, tout en respectant la séparation entre ordonnateur et comptable.

💡 Astuce mémo

L’ordonnateur décide ; le comptable contrôle et paie.

📖 4. Achats et commande publique

★ À maîtriser

• L’article L. 3 du Code de la commande publique fixe trois principes fondamentaux :
  • la liberté d’accès à la commande publique
  • l’égalité de traitement des candidats
  • la transparence des procédures

Compléments

• Le secrétaire général participe à l’organisation des achats de l’établissement et veille au respect des règles de la commande publique applicables aux achats des personnes publiques.

• Les principes de la commande publique visent à garantir une concurrence équitable et une utilisation efficace des deniers publics.

• 🔄 Pour acheter du mobilier, le secrétaire général : identifie le besoin, évalue le coût, vérifie les crédits disponibles, détermine les modalités d’achat adaptées à la nature et au montant de la commande

📖 5. Gestion matérielle et logistique

★ À maîtriser

• Le département a la charge des collèges, notamment pour (Code de l’éducation) :

  • leur construction
  • leur reconstruction
  • leur extension
  • leurs grosses réparations
  • leur équipement
  • leur fonctionnement

• La région exerce des compétences équivalentes concernant les lycées, conformément à l’article L. 214-6 du Code de l’éducation.

📌 Le secrétaire général distingue les interventions courantes pouvant relever de l’organisation de l’établissement des opérations qui nécessitent l’intervention de la collectivité territoriale.

Compléments

• Le secrétaire général recense les besoins matériels de l’établissement et coordonne les échanges avec les services de la collectivité territoriale.

• 🔄 Pour suivre l’entretien des bâtiments, le secrétaire général : recense les travaux à réaliser, signale les dysfonctionnements, suit les demandes d’intervention, coordonne les échanges avec les services techniques de la collectivité, suit la réalisation des prestations, informe le chef d’établissement des difficultés rencontrées

• 🔄 Pour gérer les équipements et les stocks, le secrétaire général :

  1. recense les besoins
  2. suit les commandes
  3. contrôle les livraisons
  4. gère les stocks
  5. organise le renouvellement des équipements
  6. veille à la bonne utilisation du matériel

• Dans les établissements disposant d’un service de restauration ou d’hébergement, le secrétaire général participe à son organisation matérielle et administrative, notamment en suivant les contrats de fourniture, les équipements, les prestations et les dépenses correspondantes.

📖 6. Sécurité des locaux et des personnes

★ À maîtriser

📌 L’article 2-1 du décret n° 82-453 du 28 mai 1982 rappelle que les chefs de service doivent veiller à la sécurité et à la protection de la santé des agents placés sous leur autorité, dans la limite de leurs attributions et délégations.

📌 L’article L. 4121-1 du Code du travail prévoit des obligations générales de prévention des risques professionnels.

Compléments

• Dans le cadre de ses attributions, le secrétaire général peut : suivre les contrôles réglementaires, signaler les anomalies, suivre les documents de prévention, suivre les interventions techniques, préparer les exercices de sécurité, coordonner les actions nécessaires avec les interlocuteurs compétents

💡 Astuce mémo

La prévention des risques → la protection de la santé et de la sécurité.

📖 7. Compétences territoriales et coordination

★ À maîtriser

• Le secrétaire général assure un rôle de coordination, d’organisation et de suivi en lien avec la collectivité territoriale, les personnels de l’établissement et les prestataires extérieurs.

Compléments

• L’article L. 213-2 du Code de l’éducation définit les compétences du département concernant les collèges.

• L’article L. 214-6 du Code de l’éducation définit les compétences de la région concernant les lycées.

• L’article L. 421-23 du Code de l’éducation concerne les relations entre l’EPLE et la collectivité territoriale, notamment pour les moyens matériels et les personnels.

📖 8. Organisation et encadrement des équipes

★ À maîtriser

• L’article R. 421-13 du Code de l’éducation confie à l’adjoint gestionnaire l’organisation du travail des personnels administratifs et techniques affectés ou mis à disposition de l’établissement.

• Pour coordonner les équipes, le secrétaire général identifie les missions de chacun, définit les priorités, répartit les activités, organise les plannings, suit la réalisation des missions, repère les difficultés et favorise la communication entre les agents.

Compléments

• Le secrétaire général organise le travail des personnels dans le cadre de ses compétences et sous l’autorité du chef d’établissement.

• L’accompagnement des agents peut comprendre les actions suivantes :

  • Accueillir les nouveaux personnels
  • Expliquer les missions attendues
  • Accompagner la prise de poste
  • Identifier les besoins de formation
  • Favoriser la montée en compétences
  • Prévenir les difficultés organisationnelles
  • Participer aux échanges professionnels

📖 9. Statuts et obligations des personnels

★ À maîtriser

📌 Les personnels territoriaux conservent leur statut et leur gestion administrative auprès de leur collectivité employeur, tandis qu’ils sont placés sous l’autorité du chef d’établissement pour l’organisation de leur activité et le fonctionnement du service. - Code de l’éducation

• L’agent public exerce ses fonctions avec (Code général de la fonction publique) :
  • Dignité
  • Impartialité
  • Intégrité
  • Probité

Compléments

• Le secrétaire général doit veiller à la qualité des relations professionnelles et rappeler les obligations applicables dans le cadre de l’organisation du travail.

💡 Astuce mémo

La collectivité gère le statut des agents territoriaux ; l’établissement organise leur activité.

📖 10. Pilotage administratif et conseil

★ À maîtriser

• Membre de l’équipe de direction, le secrétaire général participe au pilotage global de l’établissement en apportant son expertise administrative, financière et matérielle.

• Le secrétaire général peut notamment :

  • Présenter la situation budgétaire
  • Signaler les difficultés matérielles
  • Proposer des solutions d’organisation
  • Alerter sur les risques identifiés
  • Présenter les conséquences financières d’un projet
  • Proposer des priorités d’action

Compléments

• L’article R. 421-13 du Code de l’éducation fonde la fonction de l’adjoint gestionnaire comme collaborateur du chef d’établissement chargé de contribuer à la gestion et au fonctionnement de l’EPLE.

• L’article R. 421-20 du Code de l’éducation définit les compétences du conseil d’administration, qui délibère sur le fonctionnement de l’établissement et intervient notamment dans l’adoption du budget, les conventions et les orientations relevant de ses attributions.

• Les dossiers préparés peuvent notamment porter sur :

  • Le budget
  • Les conventions
  • Les contrats
  • Les questions matérielles
  • Certaines décisions relatives au fonctionnement de l’établissement

• Le secrétaire général participe au suivi des conventions, documents administratifs, contrats, dossiers, échéances, circuits d’information et procédures internes, en veillant à la fiabilité des informations et au respect des délais.

📖 11. Garantir la qualité du service public

★ À maîtriser

• Le secrétaire général contribue à la qualité du service public rendu aux élèves, aux familles et aux personnels en assurant la continuité du fonctionnement, une utilisation adaptée des ressources publiques, une meilleure organisation des services, la prévention des dysfonctionnements et le travail des équipes.

Compléments

📌 Le secrétaire général doit veiller à la confidentialité des informations et à la protection des données personnelles dans le respect des règles applicables.

💡 Astuce mémo

Une organisation fiable → continuité du service et travail facilité pour les équipes

📖 12. Compétences du secrétaire général

★ À maîtriser

• Les compétences techniques couvrent les domaines suivants :

  • Finances : préparer et suivre un budget, analyser les dépenses.
  • Gestion matérielle : organiser les achats, suivre les équipements et les locaux.
  • Ressources humaines : organiser le travail et accompagner les équipes.
  • Administration : suivre les dossiers et respecter les procédures.
  • Réglementation : connaître les règles applicables aux EPLE.
  • Sécurité : participer à la prévention et au suivi des risques.

• Les compétences organisationnelles du secrétaire général comprennent la hiérarchisation des priorités, l’anticipation des difficultés, la gestion simultanée de plusieurs activités, le respect des échéances, la coordination des interlocuteurs et la prise de recul.

📌 Le secrétaire général doit faire preuve de rigueur, de discrétion et de sens des responsabilités, prendre des initiatives dans son domaine de compétence, respecter les responsabilités du chef d’établissement et les règles applicables, rendre compte de son activité et alerter sa hiérarchie lorsqu’une difficulté nécessite une décision.

Compléments

• Les qualités relationnelles attendues comprennent le dialogue, l’écoute, le travail en équipe, l’explication des décisions, une posture professionnelle adaptée et la gestion des situations difficiles.

📖 13. Missions et positionnement professionnel

★ À maîtriser

• Le secrétaire général est un interlocuteur privilégié du chef d’établissement et lui apporte une expertise technique et administrative pour éclairer les décisions et contribuer au bon fonctionnement de l’établissement.

• Le secrétaire général coordonne les moyens humains, financiers et matériels nécessaires à la réalisation des missions de l’établissement.

• Les quatre grandes missions du secrétaire général sont la gestion des ressources financières, la gestion matérielle, la coordination des équipes et la participation au pilotage de l’établissement.

Compléments

• Le secrétaire général est à la fois gestionnaire, organisateur et conseiller ; il relie les besoins du terrain, les moyens disponibles et les décisions du chef d’établissement.

📖 14. Références juridiques de l’EPLE

★ À maîtriser

• L’article R. 421-13 du Code de l’éducation porte sur le rôle de l’adjoint gestionnaire dans l’organisation et le fonctionnement de l’établissement et constitue le principal texte cité pour comprendre le positionnement et les missions du secrétaire général.

Compléments

• L’article R. 421-9 du Code de l’éducation porte sur les attributions du chef d’établissement, notamment sa fonction d’ordonnateur.

• Les articles L. 421-11 à L. 421-16 du Code de l’éducation portent sur l’organisation financière de l’EPLE.

• Les articles R. 421-57 à R. 421-78 du Code de l’éducation portent sur le régime financier et comptable de l’EPLE.

• L’article L. 421-23 du Code de l’éducation porte sur les relations entre l’EPLE et la collectivité territoriale, tandis que l’article L. 121-1 du Code général de la fonction publique porte sur les obligations déontologiques générales des agents publics.

📊 Tableaux de synthèse

Répartition des responsabilités financières